Was passiert, wenn Stundenaufzeichnungen fehlen?

Eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung existiert in Deutschland aktuell noch nicht. Allerdings sieht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Verpflichtung zur Stundenaufzeichnung in folgenden Fällen vor.

Zeiterfassung ist Pflicht bei:

  • Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn
  • Einführung von Kurzarbeit im Betrieb
  • Flexibler Arbeitszeit, zum Nachweis der Überstunden

Mit welchen Konsequenzen müssen Arbeitgebende rechnen, wenn sie in diesen Fällen der Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen?

Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn

Je nachdem, um welche Beschäftigung es sich handelt, ist der Zoll die erste Prüfinstanz in Sachen Stundenaufzeichnung und Zeiterfassung. Gerade bei dem ersten Punkt, der Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohnsektor, führt der Zoll regelmäßige Betriebsprüfungen durch.

Im Niedriglohn sind Mitarbeitende, die weniger als zwei drittel des Medianbruttoverdienstes verdienen. Im April 2018 lag die Niedriglohngrenze bei einem Bruttoverdienst von 11,05 EUR pro Stunde.

Es müssen Beginn und Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden. Diese Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung, erfolgten Kalendertag erfolgt sein.

Sofern bei einer Prüfung durch den Zoll die Stundenaufzeichnungen fehlen, können Geldbußen bis zu 30.000 € verhängt werden. Betriebe, die wegen eines Verstoßes gegen das MiLoG oder das AEntG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt wurden, können zeitweise von der Teilnahme am Wettbewerb um öffentliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge ausgeschlossen werden.

Bezug von Kurzarbeitsgeld

Während des Bezuges von Kurzarbeitergeld müssen Stundennachweise mit Angaben der Arbeits- und Ausfallstunden geführt werden. Die Führung von Zeitnachweisen ist für die Berechnung des KuG-Erstattung Voraussetzung.

Fehlt die Stundenaufzeichnung dann müssen eventuell erhaltene Beträge und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge vollständig zurückgezahlt werden. Die Bundesagentur für Arbeit prüft spätestens bei der Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld, ob entsprechende Nachweise vorliegen.

Geprüft werden Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto, Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung), Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge sowie Urlaubspläne oder Urlaubslisten.

Streitigkeiten bei Überstundenvergütung

Wenn Mitarbeitende regelmäßig Überstunden leisten, dann steht ihnen eine Überstundenvergütung oder ein Freizeitausgleich zu. In vielen Unternehmen werden Überstunden auf Zuruf notiert und ebenso abgefeiert.

Kommt es zum Streit, fehlen aber oft Stundennachweise, meist zum Nachteil der Betriebe. Sofern dann eine allgemeine Zeiterfassung im Unternehmen fehlt, kann die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden nicht nachgewiesen werden. Angestellte können dann sogar mit handschriftlichen Notizen den Nachweis über die geleisteten Überstunden erbringen.

Sind Überstunden in den Arbeitsverträgen nicht ausgeschlossen, werden die Überstunden gebilligt, bzw. geduldet reklamiert und müssen daher ausgeglichen, bzw. vergütet werden.

Stundennachweise müssen in Deutschland mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. §16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Wie sollte aufgezeichnet werden?

Natürlich hilft ein elektronisches Zeiterfassungs-System, wie TimePunch, die Stunden einfach und übersichtlich zu erfassen, es ist aber nicht zwingend notwendig. Auch eine manuelle Zeiterfassung z.B. via Excel-Datei ist zulässig.  Zu diesem Zweck haben wir eine Excel-Vorlage entwickelt, mit dem die Stunden einfach aufgeschrieben werden können.

Download: https://www.timepunch.de/resources/Zeiterfassung_Vorlage_2022_v1.xlsx

Ein späterer Wechsel auf ein professionelles Zeiterfassung-System ist selbstverständlich immer möglich.

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Mehrarbeit, Überstunden und Zeiterfassung

Quelle: https://unsplash.com/photos/NSFG5sJYZgQ

Laut einer Studie von Gehalt.de arbeitete 2021 jede(r) Beschäftigte rund 3 Stunden mehr pro Woche, als er laut Arbeitsvertrag müsste. Von diesen drei Stunden wurden aber nur ca. eine Stunde pro Woche als Überstunden mit Gehalt oder Freizeit ausgeglichen. Da stellt sich die Frage, wie kann das sein?

Keine Pflicht zur Vergütung von Mehrarbeit

Der Grund hierfür liegt im Arbeitszeitgesetz. Eine gesetzliche Pflicht Mehrarbeit zu vergüten, gibt es in Deutschland nicht. Wenn Beschäftigte also ohne explizite Anordnung oder Anweisung länger arbeiten, dann müssen Arbeitgeber*innen diese Zeit nicht zwingend ausgleichen.

Dies gilt vor allem dann, wenn Beschäftigten nachgewiesen werden kann, dass sie nur länger am Arbeitsplatz bleiben, um durch die Mehrarbeit eine höhere Vergütung zu erlangen. Beispielsweise, weil sie unangemessen lang nach der Arbeit duschen und sich erst danach an der Zeiterfassung abmelden. Oder nach dem Einstempeln erst noch eine halbe Stunde frühstücken, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Dies ist Mehrarbeit die nicht ausgezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss.

Mehrarbeit stillschweigend akzeptieren

Ein anderer Fall liegt vor, wenn Mitarbeitende regelmäßig länger, als vertraglich vereinbart, für das Unternehmen arbeiten und diese Arbeit vom Arbeitgeber akzeptiert wird. In diesem Fall greift §616 BGB, der davon ausgeht, dass eine stillschweigende Vereinbarung vorliegt, wenn das Ergebnis der Arbeit den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.

Arbeitgeber müssen diese Mehrarbeit noch nicht einmal explizit einfordern. Das Akzeptieren der Arbeitsergebnisse genügt für diesen Fall.

Klare Regeln definieren

Dem können Arbeitgeber*innen vorbeugen, indem sie die Umstände, die zur Vergütung der Überstunden führen, klar im Arbeitsvertrag regeln.

Möglich und zulässig ist es z.B. zu definieren, dass eine gewisse Zahl an Mehrarbeitsstunden mit dem Gehalt abgegolten ist.  Die Rechtsprechung definiert hier keine klaren Grenzen. Die Praxis zeigt jedoch, dass 10% bis 15% monatliche Arbeitszeit durchaus üblich sind. Im Schnitt also ungefähr 20 Stunden im Monat.  

Aber Vorsicht: Sofern die bestehenden Arbeitsverträge eine unbezahlte Mehrarbeit nicht bereits enthalten, kann eine Einführung von 20 Stunden unbezahlter Mehrarbeit, den Betriebsfrieden erheblich stören.

Daher unser Pro Tipp: Eine weniger drastische Möglichkeit ist es eine Übergangszeit von einer halben Stunde vor Arbeitsbeginn und einer halben Stunde nach Arbeitsende festzulegen. Diese Übergangszeit wird vom Arbeitgeber, vertraglich geregelt, nicht bezahlt. Erst wenn Beschäftigte länger als diese halbe Stunde davor oder danach arbeiten, ist davon auszugehen, dass es sich tatsächlich um eine akzeptierte Mehrarbeit handelt, die vom Arbeitgeber auch bezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss. In der Summe ergibt diese Stunde pro Tag, ebenfalls eine unbezahlte Mehrarbeit von 22 Std. im Monat.

Wie hoch ist die Überstundenvergütung?

Überstunden werden in der Regel mit dem normalen Stundenlohn vergütet. Sofern es sich um einen Gehaltsempfänger handelt, kann der Stundenlohn durch eine einfache Formel aus dem Bruttogehalt berechnet werden: Der Stundenlohn entspricht dann dem Bruttolohn geteilt durch 4,333 geteilt durch die wöchentliche Arbeitszeit.

Eine Zuschlagspflicht für Überstunden existiert in Deutschland nicht. Ausnahme ist, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag anderweitig geregelt ist.

Alternative Freizeitausgleich, Vorteile für Arbeitgeber*innen

Eine Alternative zur Überstundenvergütung ist der Freizeitausgleich. Der Vorteil für Arbeitgeber*innen liegt auf der Hand. Die Auslastung wird durch den flexiblen Einsatz der Mitarbeitenden optimiert.

Liegt viel Arbeit an, wird die Arbeitszeit flexibel durch das Anordnen von Überstunden erhöht. Ebbt die Auslastung ab, können Beschäftigte das zuvor aufgebaute Überstundenkonto durch das nehmen von Gleitzeit wieder abbauen.

Wichtig ist, das Anordnen von Überstunden muss für Arbeitnehmer*innen auch zumutbar sein. Arbeitgeber dürfen dabei nicht nur die betrieblichen Erfordernisse, sondern auch das persönliche Umfeld der Beschäftigten im Blick behalten. Und vor allem gilt, die maximale Arbeitszeit von 10 Std. pro Tag darf auch bei angeordneten Überstunden nicht überschritten werden. Das im Blick, profitieren Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen davon. Unternehmen durch die bessere Auslastung, Beschäftigte durch mehr freie Tage.

Fazit

Die genannten Anregungen und Vorteile ergeben sich für Betriebe und Angestellte nur, wenn die Arbeitszeit effektiv erfasst wird. Inkludierte Mehrarbeit, Übergangszeiten vor und nach der Arbeit, Gleitzeitkonten und vieles mehr, lassen sich nur mit einem modernen Zeiterfassungssystem, wie das der TimePunch KG, effektiv abbilden. Systematische Zeiterfassung sollten daher nicht als Problem, sondern als Lösung des Problems gesehen werden.

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