Timeboxing – hier zahlt sich Zeiterfassung aus!

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Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.

Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und plötzlich fällt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto prüfen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen müsste. Und so geht das Eine ins Andere über und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.

Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist „Cyril Northcote Parkinson“ entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Und wenn für die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.

Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen möchte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hört sich erst einmal logisch an. Aber was ist dafür die beste Zeit und wie lange sollte man für ein Thema einplanen?

Die beste Zeit?

Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten für das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu wählen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gewählt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann für Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterstützt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie leistungsfähig sind.

(URL: https://myanalytics.microsoft.com/?v=focus)

Die beste Dauer?

Die Dauer hängt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen möchten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzuschätzen. Wählen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unnötig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gewählt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auffüllen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, können innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unnötige Ablenkungen vermeidet.

Das beste Vorgehen?

Als Vorbereitung für eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, können Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Dafür sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu gehören E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken könnte, die Sie erledigen möchten.  Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit zählt oder die Restzeit herunterzählt.  Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit für eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen können, wenn ihre Zeit begrenzt ist.

Der Flow

Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen können. Alles fällt Ihnen leicht und der Körper schüttet Glückshormone aus.

Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.

Weiche oder harte Timeboxen

Bei harten Timeboxen hören Sie auf, wenn es am schönsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und gönnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gefühl etwas erreicht zu haben, wird Sie erfüllen.

Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Glücks reiten können, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufhören sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachlässt, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.

Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.

Fazit

Wenn Sie das Gefühl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschließen, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen für eine Timeboxing Session sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen können. Erledigte Aufgaben stärken das Selbstvertrauen und geben Kraft für die nächsten Timeboxing Sessions.  

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Zeiterfassung TimePunch erscheint in Version 4.8

Am 17.07.2022 ist es endlich soweit – TimePunch 4.8 wird offiziell als Update allen Kunden angeboten. Und wieder wurden etliche Kundenwünsche umgesetzt.

Gruppenzugehörigkeit

Ein wichtiges neues Feature ist die Vereinheitlichung der fachlichen Gruppen, wie Teams, Abteilungen und Niederlassungen mit den eher technischen Projekten. So war es bisher nicht möglich in zwei unterschiedlichen Teams oder Abteilungen gleichzeitig als Mitglied gelistet zu sein. Mit dieser Einschränkung waren jedoch nicht alle Unternehmensstrukturen direkt abbildbar, denn oft sind Angestellte mehreren Teams zugeordnet – man denke hier an Mitarbeitende im Support, die auch gleichzeitig an internen Projekten arbeiten und daher auch dem Entwicklungs-Team zugehören. Ab der neuen Version können solche Organisationsstrukturen 1 zu 1 umgesetzt werden.

Jetzt lassen sich auch Fälle abbilden, bei denen z.B. die Assistenz der Geschäftsleitung die Urlaubsfreigabe für alle Mitarbeitende übernimmt. Die Assistenz ist in diesem Fall jedem Team oder Abteilung zugeordnet und übernimmt dort anstelle der eigentlichen Führungsposition die Urlaubsfreigabe der Mitarbeitenden.

Projektassistenz

In technischen Projekten, in denen die Arbeitszeit auf Projekte/Aufträge gebucht wird, war dies schon vorher möglich. Keine Option gab es in den Projekten bisher, eine Assistenz für die Projektleitung zu etablieren – ein Feature, das es bei den Gruppen schon lange gab. Das ist jetzt möglich.

Die Projektassistenz hat dabei die gleichen Rechte wie auch die Projektleitung und kann ebenfalls Projektberichte und Auswertungen über die geleistete Projektarbeit und Stundenkontingente abrufen. Damit hat TimePunch jetzt Feature-Parität bei fachlichen Gruppen (Team, Abteilung, Niederlassung) und technischen Projekten auf die Mitarbeitende ihre abrechenbare Projektzeit buchen können.

Gruppen (Teams, Abteilungen, Niederlassungen) und Projekte

Das folgende Schaubild zeigt die Schwerpunkte der einzelnen Konzepte in TimePunch.

Fachliche Gruppen und Projekte können selbstverständlich auch in einem gemeinsamen Konzept nebeneinander existieren. Unser Team hilft interessierten Kunden in Workshops die Unternehmensstruktur in TimePunch abzubilden.

Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes

Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt in v4.8 die Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes von Mitarbeitenden. Dabei können Karenzzeiten ausgewählt werden, die entscheiden, ab wann auf -oder abgerundet wird.

Bei einer Rundung in 15 Minuten Schritten und einer Karenzzeit von 5 Minuten, wird unterhalb der 5 Minuten abgerundet und ab den 5 Minuten aufgerundet. Die Karenzzeit und die Rundungsschritte sind frei wählbar.

Neue Lohnart für Quarantäne und Statistiklohnarten

TimePunch unterstützt ab Version v4.8 jetzt auch den Export der Quarantäne Zeit nach DATEV und andere Lohnbuchhaltungssysteme. Damit können jetzt auch Corona bedingte Arbeitsausfälle direkt abgerechnet werden.

Zusätzlich werden jetzt auch Statistiklohnarten unterstützt. Dies sind Lohnarten die nur zu statistischen Zwecken an DATEV übermittelt werden; also den Lohn oder das Gehalt nicht beeinflussen. Dazu gehören die Urlaubstage, Krankheitstage, der Resturlaub sowie das Arbeitszeitkonto. Alle Informationen können wahlweise übermittelt und als Information für die Mitarbeitenden auf den Lohn -und Gehaltsnachweis gedruckt werden.

Weitere Features

Die oben genannten Punkte sind nur die wichtigsten Features der neuen Version 4.8. Es wurden noch einige andere Punkte umgesetzt, die den Rahmen sprengen würden. Es empfiehlt sich daher ein Blick in die Release-Notes (https://dev.timepunch.de/2022/07/11/timepunch-v4-8/) der aktuellen Version.

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