Zeiterfassung – dürfen, müssen oder No-Go?

Um das Thema Zeiterfassung ranken sich viele Mythen und Halbwahrheiten. Dürfen Arbeitgeber*innen die Zeiten der Mitarbeiter erfassen, oder müssen sie es sogar? Oder ist es am Ende gar nicht erlaubt?

Bei der systemischen Zeiterfassung, also der Zeiterfassung am PC oder mit RFID Chips, werden personenbezogene Daten erhoben. Das ist z.B. die Uhrzeit, wann sich Mitarbeiter*innen an -bzw. abmelden, es sind aber auch Ortsinformationen über den Standort des Terminals oder die GPS-Daten, die erhoben werden. Eventuell auch biometrische Daten, wie der Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung. Das alles ruft die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf den Plan.

Ist Zeiterfassung rechtsgültig?

Um diese Frage zu klären, bedarf es einen Blick in das Gesetz. In der DSGVO sind klare Regeln für die Aufzeichnung von personenbezogenen Daten verankert. Im Artikel 6 Abs 1 f steht als Voraussetzung, dass die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (also des Arbeitgebers) oder eines Dritten (z.B. Steuerberater / Lohnbüro) erforderlich ist. Berechtigte Interessen des Arbeitgebers zur Einführung der Zeiterfassung sind beispielsweise:

  • Die Arbeitszeit des Mitarbeitenden soll dem Lohnbüro zur Berechnung des Gehalts übermittelt werden.
  • Überstunden sollen dokumentiert werden, damit diese ausgezahlt oder mit Freizeit abgegolten werden können.
  • Pausen von Mitarbeitenden sollen zum Nachweis des Arbeitsschutzgesetzes aufgezeichnet werden.

Die Zeiterfassung bildet also die Grundlage, damit die berechtigten Interessen durchgesetzt werden können. Eine Erfassung ist somit rechtsgültig.

Spannend wird die Frage aber bei biometrischen Daten, wie dem Fingerabdruck oder der Gesichtserkennung. Hier greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und der Datensparsamkeit. D.h. Arbeitgeber*innen müssen sich die Frage gefallen lassen, ob das berechtigte Interesse nicht auch mit weniger Daten durchsetzbar ist. Die Antwort ist hier ein meist ein klares ja. Ein RFID Schlüsselanhänger erfüllt die Anforderung in den meisten Fällen ganz genauso wie ein Fingerscanner. Daher sollten sich Arbeitgeber*innen die Einwilligung zur Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten vorab von der Belegschaft schriftlich einholen, oder auf eine Alternative via RFID Schlüsselanhänger für Verweigerer umsteigen. Gute Zeiterfassungssysteme wie TimePunch erlauben zumeist beide Möglichkeiten zur Zeiterfassung (Schlüsselanhänger und/oder Biometrisch).

Ist eine Zeiterfassung zwingend erforderlich?

Viele Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen versuchen Interessenten zu verunsichern, indem sie aufführen, dass eine systematische Zeiterfassung bereits vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil vom Mai 2019 gefordert wurde. Damit endet die Erzählung aber zumeist unvollständig.

Richtig ist, dass am 24. Februar 2020 das Arbeitsgericht in Emden in einer ersten Entscheidung das Urteil vom EuGH bestätigte und auch am 24. September 2020 in einer zweiten Entscheidung bekräftigte. Allerdings widerrief das Landes Arbeitsgerichts von Niedersachen (LAG) – also eine höhere Instanz – die Entscheidung des Arbeitsgerichts in Emden in der Berufung.

Der Grund: Nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts hatte der EuGH aufgrund von Art. 153 AEUV keine Kompetenz über Vergütungsfragen zu entscheiden.  Hier steht also Meinung gegen Meinung. Eine klare Aussage, ob Zeiterfassung im Allgemeinen zwingend erforderlich ist, steht also noch aus.

Wann ist eine Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert?

Nichtsdestotrotz existieren mehrere Fälle, in denen eine Zeiterfassung vom Gesetz gefordert wird.

Bei Einführung der Kurzarbeit:

Will ein Unternehmen die Kurzarbeit einführen, dann muss die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden in Kurzarbeit korrekt und vollständig dokumentiert werden. Dies ist notwendig, damit nach Abschluss des Monats das Kurzarbeitergeld korrekt berechnet werden kann. Die Agentur für Arbeit kann jederzeit den Stundennachweis für Mitarbeiter*innen vom Unternehmen einfordern.

Bei Beschäftigten im Mindestlohn bzw. Niedriglohn:

Sind Arbeitnehmer*innen bei den Betrieben im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn beschäftigt, dann ist hier die Zollverwaltung zuständig. Diese prüft sehr genau, ob der Mindestlohn eingehalten wird. Damit der Zoll die Lohnzahlung und damit Einhaltung des Mindestlohns prüfen kann, ist eine genaue Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert.

Bei Überstunden:

Werden im Betrieb regelmäßig Überstunden fällig, dann besteht nach § 16 Absatz 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Verpflichtung des Arbeitgebers die über 8 Stunden pro Tag hinaus gehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Selbstverständlich schreibt der Gesetzgeber hier nicht vor, dass ein elektronisches Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommt, aber gerade ein System wie TimePunch macht dabei vieles einfacher.

Fazit

Stand März 2022 ist in Deutschland nicht klar geregelt, ob eine elektronische Zeiterfassung für alle Betriebe zur Pflicht wird. Allerdings existieren heute schon Fälle, in denen eine Zeiterfassung erforderlich ist. Dabei liegen die Vorteile einer Zeiterfassung klar auf der Hand: Gleichbehandlung von Mitarbeitenden, einfachere Lohnzahlung und Rechtssicherheit bei Arbeitsrechtsklagen aufgrund von Kündigung oder ähnlichem. Wie so oft gilt auch hier: Haben ist besser als Brauchen.

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Urlaubsanspruch für Angestellte

Wieviel Urlaub sieht das Bundesurlaubsgesetz vor? Wieviel Urlaub steht dem Angestellten zu, wenn er Mitten im Monat oder Jahr anfängt? Was passiert mit dem Urlaub bei einer Kündigung?

Fragen über Fragen, auf die man als Arbeitgeber eine Antwort haben sollte. Da das nicht immer so einfach ist, möchten wir Licht ins Dunkel bringen.

Mindesturlaub laut Bundesurlaubsgesetz

Unser Bundesurlaubsgesetz stammt in der aktuell gültigen Fassung aus dem Jahr 1963 – also noch aus dem letzten Jahrhundert. Damals war es noch üblich 6 Tage in der Woche zu arbeiten und nur einen Tag frei zu haben.

Daher stehen im Bundesurlaubsgesetz noch 24 Werktage Urlaub als Mindesturlaub festgeschrieben. Bei einer 6 Tage Woche sind das damit 4 Wochen Urlaub im Jahr. Als Werktag gilt demnach auch der Samstag.

Da die meisten Mitarbeitenden heute eine 5 Tage Woche haben, reduziert sich dementsprechend auch der Mindesturlaub. Er beträgt bei einer 5 Tage Woche nur noch 20 Tage Urlaub pro Jahr. Das ist zulässig, da 1963, als das Gesetz beschlossen wurde, die 6 Tage Woche Standard war.

Berechnung des Urlaubs bei Neueinstellungen

Im Unternehmen sollte zuerst einmal eine Regelung getroffen sein, wieviel Urlaubstage einem Mitarbeitenden zustehen. Dies muss mindestens der Mindesturlaub von 24, bzw. 20 Tagen bei einer 5-Tage Woche sein, ist aber nach oben hin offen. Ein Großteil der Betriebe rechnet hier sogar mit 30 Tagen Urlaub bei einer 5 Tage Woche. Dies entspricht 2,5 Tage pro Monat (30 Tage Urlaub geteilt durch 12 Monate). Selbstverständlich gibt es aber auch hier Abweichungen nach unten, sowie auch nach oben.

Fängt der/die Mitarbeiter*in im März im Betrieb an zu arbeiten, dann verbleiben noch bis Jahresende 10 volle Monate. Damit stehen ihm/ihr 2,5 Tage * 10 Monate = 25 Tage Urlaub im ersten Jahr zu. Bei einem Start Mitte März, sind es nur noch 9,5 Monate also 23,75 Tage oder gerundet 24 Tage Urlaub.

Dürfen Mitarbeitende alle Urlaubstage sofort nehmen?

Ein neuer Kollege möchte direkt nach seinem ersten Monat, drei Wochen Urlaub am Stück nehmen. Ist das zulässig? Nein, das ist es nicht. Neue Angestellte haben nach Arbeitsantritt im Unternehmen eine Wartezeit von 6 Monaten, bis ihnen der volle Urlaub zusteht.

In den ersten 6 Monaten, baut sich ihr Urlaubsanspruch auf. Im ersten Monat 2,5 Tage, im zweiten Monat 5 Tage usw. Erst nach 6 Monaten Wartezeit, haben Mitarbeitende Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub.

Wie lang darf der Urlaub am Stück genommen werden?

Nicht selten kommt von Mitarbeitenden der Wunsch nach drei Wochen Urlaub. Menschlich ist dieser Wunsch absolut nachvollziehbar, den Betrieb stellt er aber teilweise vor große Herausforderungen.

Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber im Bundesurlaubsgesetz den Urlaubsanspruch für Angestellte auf 2-Wochen Urlaub am Stück begrenzt. Längere Urlaube sind nur bei gutem Willen der Geschäftsführung – also von Ihnen – möglich. Angestellte haben darauf aber keinen Anspruch.

Dürfen Sie einen Urlaubsantrag ablehnen?

Absolut, ja. Sie, als Arbeitgeber, können aus Sachgründen den Urlaubsantrag von Mitarbeitenden ablehnen.

Sie können beispielsweise den Urlaub ablehnen, wenn Ihnen in diesem Zeitraum zu viele Mitarbeiter*innen, durch gleichzeitigen Urlaub, ausfallen würden und Sie damit den Betrieb damit nicht mehr am Laufen halten könnten. Oder Ihr Unternehmen z.B. den Hauptumsatz an Weihnachten oder in der Feriensaison macht. In diesem Fall können Sie für diesen Zeitraum Urlaubssperren verhängen, damit genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Ein/e Mitarbeiter*in wird im Urlaub krank. Wie ist die Regelung?

Wenn Mitarbeitende im Urlaub erkranken und dies glaubhaft, durch den Nachweis einer Krankschreibung, belegen können, gelten diese Tage nicht als Urlaub, sondern als Krankheit. Der Urlaubsanspruch verfällt damit nicht und Mitarbeitende können die so verlorenen Urlaubstage durch einen anderen Urlaub nachholen. Das eigenmächtige Anhängen der verlorenen Urlaubstage an den beantragen Urlaub ist dabei aber nicht zulässig.

Frei an Heiligabend oder Silvester?

Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage in Deutschland. Arbeitgeber können also von Ihren Angestellten verlangen, an diesen Tagen voll zu arbeiten, oder sich einen Tag Urlaub dafür einzuplanen.

Die meisten Arbeitgeber in Deutschland geben Ihren Angestellten aber auf freiwilliger Basis einen halben Tag frei. Mitarbeitende müssen daher meistens nur 1 Tag Urlaub für beide Festtage einplanen. Gute Zeiterfassungssysteme wie TimePunch unterstützen dies, indem die Software es ermöglicht, halbe Feiertage frei zu definieren.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Mitarbeitende die kündigen, oder gekündigt werden, haben Anspruch auf Erholungsurlaub. Dabei ist es aber entscheidend, ob die Kündigung in der ersten Jahreshälfte, also bis zum 30.06. erfolgt, oder danach. Bei einer Kündigung in der ersten Jahreshälfte, haben Mitarbeitende wiederum nur anteiligen Anspruch auf ihren Urlaub. Anteilig heißt auch hier, pro Monat 1/12 des vertraglich festgelegten Urlaubs. Erst ab dem 01.07. steht dem Mitarbeitenden der volle Jahresurlaub zu.

Aber aufgepasst, für Betriebe lohnt es sich eine „pro rata temporis“ Klausel in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Die Vertragsklausel könnte wie folgt lauten:

„Bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte wird der Urlaubsanspruch gezwölftelt, wobei die Kürzung allerdings nur insoweit erfolgt, als dadurch nicht der gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub unterschritten wird.“

Sofern diese Klausel im Arbeitsvertrag enthalten ist, können Sie den Urlaubsanspruch auch bei Kündigung nach dem 01.07. anteilig berechnen, solange nicht der vorgeschriebene Mindesturlaub von 20 Tage, bzw. 24 Tagen bei einer 6 Tage Woche unterschritten wird.

Fazit

Urlaubsanspruch und Berechnung sind nicht immer einfach. Daher ist es gut, ein Zeiterfassungs-System wie TimePunch zu nutzen, damit Sie als Arbeitgeber immer den Überblick behalten.

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Mitarbeiterstatus: Gekündigt

Der Status „Gekündigt“ ist eine Vorstufe zum Löschen der mitarbeitenden Person. Im Gegensatz zum Status „Gelöscht“ können die Zeiten der Arbeitskraft weiterhin ausgewertet werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich die Mitarbeiterübersicht über das Menü „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle das Profil von „Georg Hartmann“ aus.

Jetzt muss die Schaltfläche „Kündigen“ gewählt werden.

Die Arbeitskraft soll zum 31.12.2021 gekündigt werden. Da das Datum in der Vergangenheit liegt, wird Herr Hartmann direkt im Anschluss nach dem Bestätigen des Dialogs mit OK in den Status „gekündigt“ versetzt.

Zu sehen ist, dass die Arbeitskraft jetzt durchgestrichen erscheint. Wird das Arbeitszeitmodell geöffnet, ist zu sehen, dass ab dem 01.01.2022 ein neues Arbeitszeitmodell mit 0 Stunden Sollzeit angelegt wurde. Außerdem wurden alle Lizenzen der mitarbeitenden Person automatisch entfernt.

Trotzdem bleibt die Team-Zuordnung bestehen und die Zeiten der Arbeitskraft sind weiterhin noch auswertbar. Somit können letzte Gehaltsabrechnungen gedruckt und Kernzeitverletzungen zum Beispiel auch nach der Kündigung ausgewertet werden.

In dem Status „gekündigt“ hat die gekündigte Person keinen Zugriff mehr auf das Zeiterfassungs-System.

Erst nach dem „Löschen“ des Mitarbeiters ist der Mitarbeiter auch nicht mehr in der Übersicht enthalten.

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Zeitgesteuertes kündigen

In TimePunch 4.6 wurde das zeitgesteuerte kündigen und wieder einstellen von Arbeitskräften implementiert.

Zeitgesteuert meint, dass eine mitarbeitende Person bereits im Voraus zu einem bestimmten Datum gekündigt oder auch wieder eingestellt werden kann.

Im vorherigen Video hatten wir Herrn Hartmann zum 31.12.2021 gekündigt. Dies war scheinbar ein Fehler, denn Herr Hartmann soll Anfang April wieder eingestellt werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich den Dialog „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle den gekündigten Mitarbeiter Herr Hartmann aus.

Über die Schaltfläche „Wieder einstellen“ kann das neue Wiedereinstellungsdatum ausgewählt werden. Dies soll der 01. April sein. Nach dem Bestätigen mit OK ist zu sehen, dass sich am aktuellen Status „Gekündigt“ erst einmal nichts geändert hat.

Beim Öffnen des Mitarbeiterprofils ist jedoch zu erkennen, dass das in den Details das neue Eintrittsdatum auf dem 01.04. steht. Sobald der 01.04. erreicht ist, führt TimePunch automatisch die Wieder-Einstellung der mitarbeitenden Person durch.

Die wieder eingestellte Arbeitskraft erhält nach der Wieder-Einstellung die Berechtigung „Mitarbeiter“. Außerdem werden verfügbare Lizenzen direkt zugeordnet, damit diese direkt wieder am System die Arbeitszeit buchen kann.

Selbstverständlich funktioniert die Zeitsteuerung ebenso gut bei einer Kündigung.

In den Optionen von TimePunch, die über das Menü „Extras / Optionen / Automatisierte Mails“ zu erreichen sind, kann eingestellt werden, ob eine Zusammenfassung an die vorgesetzte Führungskraft oder eine anderweitige E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

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