Zurück ins Büro! Tech-Konzerne machen eine Rolle rückwärts
Posted on 17. November 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
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Apple, Google und Facebook wollen ihre Belegschaft wieder vor Ort im Büro haben. Letzte Woche gab Elon Musk, der neue Eigentümer von Twitter, ebenfalls bekannt, dass auch hier alle Mitarbeitenden wieder Vollzeit im Büro sein müssen.

Erst, seit der in der Corona Pandemie verordneten Home-Office Pflicht setzte sich das Thema Home-Office auch in Deutschland durch, nachdem es in der restlichen Welt schon lange erfolgreich praktiziert wurde. Unternehmen stellten überrascht fest, dass sich die Räder weiterdrehen, auch wenn alle Mitarbeitende von zu Hause arbeiteten. Und jetzt soll alles wieder vorbei sein, bevor es richtig angefangen hat?

Die großen Tech-Konzerne rufen ihre Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro. Sind sie damit schon wieder Vorreiter für eine Rolle rückwärts, die bei uns in Deutschland nur noch nicht angekommen ist?

Elon Musk nennt für den Rückruf folgenden Grund. Er erhofft sich von der Präsenzpflicht eine höhere Leistungsbereitschaft, bzw. einen höheren Arbeitseinsatz seiner Mitarbeitenden. Ist diese Hoffnung gerechtfertigt? Eine Studie der kalifornischen Standfort Universität vom September 2022 (OP-QJEC140033 165..218 (edubirdie.com)) behauptet das Gegenteil. Dort wurde festgestellt, dass Mitarbeitende im Home-Office sogar 13% produktiver sind als Mitarbeitende, die ins Büro kommen müssen. Der Produktivitätsschub setzte sich in der Studie aus einer 9% längeren Arbeitszeit und einer 4% höheren Arbeitsleistung, aufgrund einer besseren Motivation, zusammen. Elon Musks Hoffnung wird daher nicht bestätigt.

Auch Tim Cook, Firmenchef von Apple, sagt: „Ich bin weiter davon überzeugt, dass es keinen Ersatz für Treffen von Angesicht zu Angesicht gibt“. Tim Cook weiter: Innovation entstehe über den Tag hinweg, durch die Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Allein geschehe das seiner Meinung nach selten. Aber was sagt die Wissenschaft? Microsoft führte dazu im September 2021 eine interessante Untersuchung durch. Diese wurde im Fachblatt „Nature Human Behaviour“ veröffentlicht (The effects of remote work on collaboration among information workers | Nature Human Behaviour).  Wie in der erstgenannten Studie, wurde eine erhöhte Arbeitsleistung festgestellt, aber die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden sank. Die Studie bestätigt die Vermutung von Tim Cook und geht daher auf lange Sicht gesehen, von einer sinkenden Innovationskraft aus.

Wieder zurück bei Twitter. Durch die hohen Verluste bei Twitter, hatte Elon Musk eine Kündigungswelle angestoßen. Sein ursprünglicher Plan war, dass 75% der Mitarbeitenden gehen sollten. Gegangen wurden schlussendlich 50%. Gut möglich, dass die Ankündigung alle Mitarbeitende zurück ins Büro zu ordern, die letzten 25% dazu ermutigen sollten ihren Job freiwillig zu kündigen. Wenn das sein Ziel war, dann liegt er damit richtig. Eine Umfrage des IFO Instituts vom September 2022 (Homeoffice etabliert sich in Deutschland mit 1,4 Tagen pro Woche | Pressemitteilung | ifo Institut) stellt fest, dass rund ein Viertel der Mitarbeitenden von sich aus kündigen würden, wenn ihr Unternehmen eine vollständige Rückkehr ins Büro verlangen würde. Das sind 25% der Mitarbeitenden. Also genau der Teil, den Elon Musk gerne noch gehen sehen würde.

Satya Nadella, Chef von Microsoft, sieht es hingegen eher pragmatisch. „Ich kam von 100 Prozent Büro auf 0 runter“, sagt Nadella über seinen Alltag. „Und nun bin ich nur noch zu 40, vielleicht 50 Prozent der Zeit auf dem Campus.“ Mehr zeigt sich der Microsoft-Chef überzeugt, brauche es nicht. Vielleicht ist diese Sicht auf das Konflikt-Thema Home-Office vs. Büro, der Königsweg, um die verschiedenen Anforderungen und Wünsche der Beschäftigten und Führungskräfte unter einen Hut zu bekommen. Klar ist aber, so wie vor der Pandemie wird es nicht mehr sein.

Genau aus diesem Grund bietet sich eine Zeiterfassung wie TimePunch an. Diese ermöglicht nicht nur die Erfassung der Arbeitszeit im Büro, sondern auch mobil via Smartphone oder direkt am PC im Home-Office beim An- und Abmelden an Windows. Am einfachsten ist die Zeiterfassung TimePunch über die Cloud nutzbar. In diesem Fall benötigen die Mitarbeitenden nur einen Internet-Zugang, um die Arbeitszeiten zu erfassen. So ausgestattet können Sie, wie Satya Nadella, entspannt in die Zukunft blicken und erhalten sich beim Thema Home-Office vs. Büro alle Freiräume.

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Zeiterfassung im Home-Office? So geht’s!
Posted on 25. September 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Nachdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) zweifelsfrei festgestellt hat, dass Zeiterfassung auch in Deutschland verpflichtend ist, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie das in Zeiten von New Work und Home-Office funktionieren soll.

Früher war alles einfacher könnte man meinen. Angestellte kamen freiwillig ins Büro, stachen zum Arbeitsbeginn an, zur Pause ab und am Arbeitsende aus. Wenn es nicht vergessen wurde, hatte man am Monatsende eine gute Übersicht über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, inkl. Pausen und Überstunden. Das war einmal.

Die neue Arbeitswelt sieht eher so aus: Angestellte überlegen, ob es sich lohnt ins Büro zu kommen oder ob es nicht mehr Sinn macht, einen Tag Home-Office einzulegen. Das spart Fahrtzeit, ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit zwischen privaten Verpflichtungen und der Arbeit und erhöht, was man als Arbeitgeber*in nicht unterschätzen sollte, auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Wie können Unternehmen trotzdem sicherstellen, dass Mitarbeitende dieses Entgegenkommen, nicht auf Kosten der Betriebe ausnutzen? Sicher wollen keine Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeitenden nachspionieren und prüfen, ob wirklich gearbeitet wird. Aber ganz ohne Kontrolle besteht eindeutig auch die Gefahr des Missbrauchs. Also was tun?

Hier bieten sich moderne Formen der Arbeitszeiterfassung an. Beispielsweise über das Smartphone und entsprechenden Apps. Wichtig für Arbeitgeber*innen: Mitarbeitende können nicht verpflichtet werden, ihr eigenes Smartphone zur Zeiterfassung zu verwenden. Daher sollten sich Unternehmen, vor der Zeiterfassung über das Smartphone, die Einwilligung der Angestellten einholen, dass diese mit der Erfassung über das private Smartphone einverstanden sind.

Der Vorteil bei der Erfassung über das Smartphone liegt bei der zusätzlichen Erfassung der GPS-Daten. So können Arbeitgeber*innen sehen, wo Mitarbeitende sich angemeldet haben. Wichtig, um die Richtigkeit der Zeiterfassung prüfen zu können. Ein Nachteil hat die Sache aber doch. Mitarbeitende müssen daran denken, sich über das Smartphone vor Arbeitsbeginn anzumelden und beim Beenden der Arbeit abzumelden. Auch wenn das sehr einfach scheint, viele Mitarbeitende denken gerade an das Abmelden nach der Arbeit nicht. So entsteht im Zweifel Datenmüll.

Eine andere Option ist es, den Mitarbeitenden einen Firmenlaptop zur Verfügung zu stellen. Das ist in vielen Unternehmen sowieso schon Praxis, da es aufgrund des Datenschutzes nicht sinnvoll ist, wenn Angestellte auf dem persönlichen Laptop oder PC arbeiten. Programme, wie der „TimePunch Watcher“ der gleichnamigen Firma TimePunch, können so installiert werden, dass die Arbeitszeit am Laptop vollautomatisiert überwacht wird. Ein aktives Stempeln ist dann nicht mehr notwendig und kann daher auch nicht vergessen werden. Das erhöht die Datenqualität.

Aber auch die Datenhaltung spielt eine Rolle. Gerade beim Thema New-Work kann eine Cloud-Lösung ihr volles Potential zeigen. Unabhängig vom Arbeitsort, muss nur sichergestellt sein, dass eine Verbindung zum Internet existiert. Unternehmen sparen damit nicht nur die Investitionskosten für Software-Lizenzen und Hardware, sondern vor allem auch die Kosten zur Pflege und Einrichtung eines geschützten Zugangs zum Firmennetzwerk.

Und was ist, wenn Mitarbeitende sich weigern eine mobile Zeiterfassung zu nutzen? Dann haben Arbeitgeber*innen immer die Möglichkeit diese Verweigernden von der Home-Office Nutzung auszuschließen. Schließlich ist das mobile Arbeiten eine freiwillige Leistung, die wenn nicht im Arbeitsvertrag zugesichert, auch nach der Corona Pandemie freiwillig bleibt.

New-Work und Zeiterfassung schließen sich somit nicht aus.

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Zurück ins Büro – Strategien für Arbeitgeber
Posted on 31. March 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
Bildquelle: Unsplash

Am 2. April endet die Home-Office Pflicht, stand heute, in allen Bundesländern. Viele Arbeitnehmer*innen hatten sich die letzten Jahre an die neuen Privilegien gewöhnt und möchten diese jetzt auch nicht mehr hergeben.

In den letzten zwei Jahren der Pandemie hatte sich so manche(r) Angestellte in den eigenen vier Wänden auf Home-Office, oder besser das mobile Arbeiten, eingerichtet. Der Küchentisch mit Laptop wich dem Schreibtisch mit zwei großen Monitoren und Docking Station. Morgens konnte man länger ausschlafen und dann entspannt die Kinder in den Kindergarten oder die Schule bringen, bevor es ins Büro – pardon – ins Home-Office ging.

Wie können Unternehmen das jetzt wieder umstellen? Und noch wichtiger, will man das Rad wirklich zurückdrehen?

Direktionsrecht

Eine wichtige Nachricht vorweg: Als Arbeitgeber*in haben Sie das Direktionsrecht. Das heißt, Sie allein dürfen bestimmen, wo Ihre angestellten Mitarbeiter*innen arbeiten. Auf der anderen Seite steht es aber auch jedem Mitarbeitenden frei, sich eine andere Anstellung zu suchen. Daher ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Am besten überzeugen Sie Ihre Angestellten mit guten Argumenten, denn die gibt es wirklich.

Pluspunkt Büro, Innovationskraft

Ein Punkt, den jeder sofort nachvollziehen kann, ist das Fehlen der sozialen Kontakte. Dabei geht es gar nicht darum, die Meetings jetzt in Teams zu verlegen, sondern es geht um das soziale Miteinander im persönlichen Kontakt. Beim Kaffeetrinken mit den Kollegen nach einer Stunde konzentrierter Arbeit. Die gemeinsame Mittagspause, oder auch nur die 5 Minuten vor der Bürotür an der frischen Luft. All das fördert das Miteinander und stärkt das Wir Gefühl, wie es ein virtuelles Meeting niemals kann. Und das wichtigste. Aus den Gesprächen ergeben sich kreative Ideen und aus kreativen Ideen werden gute Lösungen für ihre Kunden und Innovationen für ihr Unternehmen.

Pluspunkt Büro, Produktivität

Wenn Angestellte nach der Produktivität im Home-Office gefragt werden, dann sagt die Mehrheit, dass sie im Home-Office produktiver seien als im Büro. Das Hauptargument ist dabei die Arbeitszeit, die sich durch den Wegfall der Fahrtzeit ins Büro, verlängert. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Eine großangelegte Studie der Deutschen Bank im Jahr 2021 hat herausgefunden, dass die Produktivität im Home-Office auch sinken kann. Schwierigkeiten bereiten vor allem der höhere Kommunikations- und Abstimmungsaufwand bei Team-Arbeit, längere und komplexere Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter*innen und kleine Ablenkungen im persönlichen Umfeld, sei es durch Kinder, Hausarbeit oder Haustiere, die zwischendrin miterledigt werden – oft innerhalb der Arbeitszeit.

Der goldene Mittelweg

Die eingangsgenannten Punkte, die für das Büro zu Hause sprechen, sind natürlich nicht von der Hand zu weisen. Die Zufriedenheit der Angestellten wird in jedem Fall erhöht. Trotzdem darf das Unternehmen dabei nicht zu kurz kommen. Schließlich soll es auch in Zukunft noch die Gehälter zahlen können.

Eine Win-Win Situation für Unternehmen und Angestellte kann es aber dann werden, wenn man folgende Punkte beachtet:

Nicht alle auf einmal ins Büro

Kommunikation fördert die Innovation – aber wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig wieder im Büro sind, und sich ein paar Tage nicht mehr persönlich gesehen haben, dann wird die eigentliche Arbeit an diesem Tag lieben bleiben. Besser ist es daher eine Mindestbesatzung festzulegen. Beispielsweise kann man vereinbaren, dass das Büro immer von mindestens 2, 4 oder 6 Mitarbeitenden besetzt ist – je nach Größe des Teams und des Büros. Hauptsache es sind immer ein paar Mitarbeitende da – aber nicht alle auf einmal. So bleibt es im Rahmen.  

Durchwechseln ist angesagt

Feste Bürotage für Angestellte sollten vermieden werden. Wenn sich immer nur die gleichen Mitarbeiter*innen im Büro sehen, wird das Wir-Gefühl nicht gestärkt. Im Gegenteil, es fördert die Cliquenbildung und Abgrenzung. Besser ist es zu vereinbaren, dass jeder Mitarbeitende z.B. zwei oder drei Tage im Büro ist – aber niemals die gleichen Tage wie die Woche zuvor. So wird das Wir-Gefühl gestärkt. Dabei können digitale Tools helfen, den Überblick zu behalten.

Meetings persönlich – konzentrierte Arbeit zu Hause

Das Büro lädt zur Kommunikation ein. Warum also nicht Team-Meetings wieder ins Büro verlagern? Das ist einfacher, produktiver und kommunikativer als virtuelle Meetings. Wenn es danach an die Umsetzung geht, und jedem klar ist was zu tun ist, kann dieser Part auch gerne im Home-Office erledigt werden. Da gibt es dann einen wirklichen Produktivitätsschub, wenn man hinter sich die Tür auch mal zu machen kann.

Was noch?

Selbstverständlich sollten Sie, als Arbeitgeber*in, immer den Überblick behalten. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, mit dem die Arbeitszeit im Büro genauso aufgezeichnet werden kann, wie die Arbeitszeit im Home-Office oder unterwegs. Somit wissen Sie immer, wer wo und wann arbeitet.

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