Zurück ins Büro – Strategien für Arbeitgeber

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Am 2. April endet die Home-Office Pflicht, stand heute, in allen Bundesländern. Viele Arbeitnehmer*innen hatten sich die letzten Jahre an die neuen Privilegien gewöhnt und möchten diese jetzt auch nicht mehr hergeben.

In den letzten zwei Jahren der Pandemie hatte sich so manche(r) Angestellte in den eigenen vier Wänden auf Home-Office, oder besser das mobile Arbeiten, eingerichtet. Der Küchentisch mit Laptop wich dem Schreibtisch mit zwei großen Monitoren und Docking Station. Morgens konnte man länger ausschlafen und dann entspannt die Kinder in den Kindergarten oder die Schule bringen, bevor es ins Büro – pardon – ins Home-Office ging.

Wie können Unternehmen das jetzt wieder umstellen? Und noch wichtiger, will man das Rad wirklich zurückdrehen?

Direktionsrecht

Eine wichtige Nachricht vorweg: Als Arbeitgeber*in haben Sie das Direktionsrecht. Das heißt, Sie allein dürfen bestimmen, wo Ihre angestellten Mitarbeiter*innen arbeiten. Auf der anderen Seite steht es aber auch jedem Mitarbeitenden frei, sich eine andere Anstellung zu suchen. Daher ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Am besten überzeugen Sie Ihre Angestellten mit guten Argumenten, denn die gibt es wirklich.

Pluspunkt Büro, Innovationskraft

Ein Punkt, den jeder sofort nachvollziehen kann, ist das Fehlen der sozialen Kontakte. Dabei geht es gar nicht darum, die Meetings jetzt in Teams zu verlegen, sondern es geht um das soziale Miteinander im persönlichen Kontakt. Beim Kaffeetrinken mit den Kollegen nach einer Stunde konzentrierter Arbeit. Die gemeinsame Mittagspause, oder auch nur die 5 Minuten vor der Bürotür an der frischen Luft. All das fördert das Miteinander und stärkt das Wir Gefühl, wie es ein virtuelles Meeting niemals kann. Und das wichtigste. Aus den Gesprächen ergeben sich kreative Ideen und aus kreativen Ideen werden gute Lösungen für ihre Kunden und Innovationen für ihr Unternehmen.

Pluspunkt Büro, Produktivität

Wenn Angestellte nach der Produktivität im Home-Office gefragt werden, dann sagt die Mehrheit, dass sie im Home-Office produktiver seien als im Büro. Das Hauptargument ist dabei die Arbeitszeit, die sich durch den Wegfall der Fahrtzeit ins Büro, verlängert. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Eine großangelegte Studie der Deutschen Bank im Jahr 2021 hat herausgefunden, dass die Produktivität im Home-Office auch sinken kann. Schwierigkeiten bereiten vor allem der höhere Kommunikations- und Abstimmungsaufwand bei Team-Arbeit, längere und komplexere Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter*innen und kleine Ablenkungen im persönlichen Umfeld, sei es durch Kinder, Hausarbeit oder Haustiere, die zwischendrin miterledigt werden – oft innerhalb der Arbeitszeit.

Der goldene Mittelweg

Die eingangsgenannten Punkte, die für das Büro zu Hause sprechen, sind natürlich nicht von der Hand zu weisen. Die Zufriedenheit der Angestellten wird in jedem Fall erhöht. Trotzdem darf das Unternehmen dabei nicht zu kurz kommen. Schließlich soll es auch in Zukunft noch die Gehälter zahlen können.

Eine Win-Win Situation für Unternehmen und Angestellte kann es aber dann werden, wenn man folgende Punkte beachtet:

Nicht alle auf einmal ins Büro

Kommunikation fördert die Innovation – aber wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig wieder im Büro sind, und sich ein paar Tage nicht mehr persönlich gesehen haben, dann wird die eigentliche Arbeit an diesem Tag lieben bleiben. Besser ist es daher eine Mindestbesatzung festzulegen. Beispielsweise kann man vereinbaren, dass das Büro immer von mindestens 2, 4 oder 6 Mitarbeitenden besetzt ist – je nach Größe des Teams und des Büros. Hauptsache es sind immer ein paar Mitarbeitende da – aber nicht alle auf einmal. So bleibt es im Rahmen.  

Durchwechseln ist angesagt

Feste Bürotage für Angestellte sollten vermieden werden. Wenn sich immer nur die gleichen Mitarbeiter*innen im Büro sehen, wird das Wir-Gefühl nicht gestärkt. Im Gegenteil, es fördert die Cliquenbildung und Abgrenzung. Besser ist es zu vereinbaren, dass jeder Mitarbeitende z.B. zwei oder drei Tage im Büro ist – aber niemals die gleichen Tage wie die Woche zuvor. So wird das Wir-Gefühl gestärkt. Dabei können digitale Tools helfen, den Überblick zu behalten.

Meetings persönlich – konzentrierte Arbeit zu Hause

Das Büro lädt zur Kommunikation ein. Warum also nicht Team-Meetings wieder ins Büro verlagern? Das ist einfacher, produktiver und kommunikativer als virtuelle Meetings. Wenn es danach an die Umsetzung geht, und jedem klar ist was zu tun ist, kann dieser Part auch gerne im Home-Office erledigt werden. Da gibt es dann einen wirklichen Produktivitätsschub, wenn man hinter sich die Tür auch mal zu machen kann.

Was noch?

Selbstverständlich sollten Sie, als Arbeitgeber*in, immer den Überblick behalten. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, mit dem die Arbeitszeit im Büro genauso aufgezeichnet werden kann, wie die Arbeitszeit im Home-Office oder unterwegs. Somit wissen Sie immer, wer wo und wann arbeitet.

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Zeiterfassung – dürfen, müssen oder No-Go?

Um das Thema Zeiterfassung ranken sich viele Mythen und Halbwahrheiten. Dürfen Arbeitgeber*innen die Zeiten der Mitarbeiter erfassen, oder müssen sie es sogar? Oder ist es am Ende gar nicht erlaubt?

Bei der systemischen Zeiterfassung, also der Zeiterfassung am PC oder mit RFID Chips, werden personenbezogene Daten erhoben. Das ist z.B. die Uhrzeit, wann sich Mitarbeiter*innen an -bzw. abmelden, es sind aber auch Ortsinformationen über den Standort des Terminals oder die GPS-Daten, die erhoben werden. Eventuell auch biometrische Daten, wie der Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung. Das alles ruft die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf den Plan.

Ist Zeiterfassung rechtsgültig?

Um diese Frage zu klären, bedarf es einen Blick in das Gesetz. In der DSGVO sind klare Regeln für die Aufzeichnung von personenbezogenen Daten verankert. Im Artikel 6 Abs 1 f steht als Voraussetzung, dass die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (also des Arbeitgebers) oder eines Dritten (z.B. Steuerberater / Lohnbüro) erforderlich ist. Berechtigte Interessen des Arbeitgebers zur Einführung der Zeiterfassung sind beispielsweise:

  • Die Arbeitszeit des Mitarbeitenden soll dem Lohnbüro zur Berechnung des Gehalts übermittelt werden.
  • Überstunden sollen dokumentiert werden, damit diese ausgezahlt oder mit Freizeit abgegolten werden können.
  • Pausen von Mitarbeitenden sollen zum Nachweis des Arbeitsschutzgesetzes aufgezeichnet werden.

Die Zeiterfassung bildet also die Grundlage, damit die berechtigten Interessen durchgesetzt werden können. Eine Erfassung ist somit rechtsgültig.

Spannend wird die Frage aber bei biometrischen Daten, wie dem Fingerabdruck oder der Gesichtserkennung. Hier greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und der Datensparsamkeit. D.h. Arbeitgeber*innen müssen sich die Frage gefallen lassen, ob das berechtigte Interesse nicht auch mit weniger Daten durchsetzbar ist. Die Antwort ist hier ein meist ein klares ja. Ein RFID Schlüsselanhänger erfüllt die Anforderung in den meisten Fällen ganz genauso wie ein Fingerscanner. Daher sollten sich Arbeitgeber*innen die Einwilligung zur Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten vorab von der Belegschaft schriftlich einholen, oder auf eine Alternative via RFID Schlüsselanhänger für Verweigerer umsteigen. Gute Zeiterfassungssysteme wie TimePunch erlauben zumeist beide Möglichkeiten zur Zeiterfassung (Schlüsselanhänger und/oder Biometrisch).

Ist eine Zeiterfassung zwingend erforderlich?

Viele Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen versuchen Interessenten zu verunsichern, indem sie aufführen, dass eine systematische Zeiterfassung bereits vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil vom Mai 2019 gefordert wurde. Damit endet die Erzählung aber zumeist unvollständig.

Richtig ist, dass am 24. Februar 2020 das Arbeitsgericht in Emden in einer ersten Entscheidung das Urteil vom EuGH bestätigte und auch am 24. September 2020 in einer zweiten Entscheidung bekräftigte. Allerdings widerrief das Landes Arbeitsgerichts von Niedersachen (LAG) – also eine höhere Instanz – die Entscheidung des Arbeitsgerichts in Emden in der Berufung.

Der Grund: Nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts hatte der EuGH aufgrund von Art. 153 AEUV keine Kompetenz über Vergütungsfragen zu entscheiden.  Hier steht also Meinung gegen Meinung. Eine klare Aussage, ob Zeiterfassung im Allgemeinen zwingend erforderlich ist, steht also noch aus.

Wann ist eine Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert?

Nichtsdestotrotz existieren mehrere Fälle, in denen eine Zeiterfassung vom Gesetz gefordert wird.

Bei Einführung der Kurzarbeit:

Will ein Unternehmen die Kurzarbeit einführen, dann muss die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden in Kurzarbeit korrekt und vollständig dokumentiert werden. Dies ist notwendig, damit nach Abschluss des Monats das Kurzarbeitergeld korrekt berechnet werden kann. Die Agentur für Arbeit kann jederzeit den Stundennachweis für Mitarbeiter*innen vom Unternehmen einfordern.

Bei Beschäftigten im Mindestlohn bzw. Niedriglohn:

Sind Arbeitnehmer*innen bei den Betrieben im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn beschäftigt, dann ist hier die Zollverwaltung zuständig. Diese prüft sehr genau, ob der Mindestlohn eingehalten wird. Damit der Zoll die Lohnzahlung und damit Einhaltung des Mindestlohns prüfen kann, ist eine genaue Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert.

Bei Überstunden:

Werden im Betrieb regelmäßig Überstunden fällig, dann besteht nach § 16 Absatz 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Verpflichtung des Arbeitgebers die über 8 Stunden pro Tag hinaus gehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Selbstverständlich schreibt der Gesetzgeber hier nicht vor, dass ein elektronisches Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommt, aber gerade ein System wie TimePunch macht dabei vieles einfacher.

Fazit

Stand März 2022 ist in Deutschland nicht klar geregelt, ob eine elektronische Zeiterfassung für alle Betriebe zur Pflicht wird. Allerdings existieren heute schon Fälle, in denen eine Zeiterfassung erforderlich ist. Dabei liegen die Vorteile einer Zeiterfassung klar auf der Hand: Gleichbehandlung von Mitarbeitenden, einfachere Lohnzahlung und Rechtssicherheit bei Arbeitsrechtsklagen aufgrund von Kündigung oder ähnlichem. Wie so oft gilt auch hier: Haben ist besser als Brauchen.

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Kurzarbeit in der Pandemie und danach – was ändert sich ab Juli?

In der ersten Corona Welle im Dezember 2020 wurde durch das vom Bund Beschäftigungssicherungsgesetz (BeschSiG) der Grundstein für einen einfachen Zugang zur Kurzarbeit gelegt. Jetzt, wo Corona immer mehr zurückgeht, sollen auch die damals ergriffenen Maßnahmen zurückgefahren werden.

Für was steht das Beschäftigungssicherungsgesetz?

Unter dem wirtschaftlichen Druck der Corona Pandemie, war es Hubertus Heil, Bundesminister für Arbeit und Soziales der damaligen CDU geführten Bundesregierung, der sich federführend für Einführung des Beschäftigungssicherungsgesetzes zeigte.

Das Gesetz sollte in Not geratenen Betrieben helfen, schneller als vorher möglich, Kurzarbeit im Unternehmen einzuführen zu können. Das Credo dabei lautete: Besser Kurzarbeit als Kündigung.

Zu diesem Zweck wurden etliche Maßnahmen erlassen:

  • Um Kurzarbeit zu beantragen, mussten nur noch 10% der Beschäftigten wegen Arbeitsausfall ein um 10% vermindertes Entgelt beziehen. Zuvor waren es noch mind. 30% der Beschäftigten.
  • Die positive Gleitzeitkonten der Mitarbeitenden mussten nicht mehr aufgebraucht und negative Gleitzeitkonten nicht mehr aufgefüllt werden. Auch das war vor Corona noch üblich.
  • Die Bezugsdauer des Kurzarbeitergelds wurde von 12 auf 24 Monate und ab dem 1. März 2022, sogar auf 28 Monate verlängert.

Kurzarbeit während Corona

Wie notwendig das Gesetz und die damit verbundenen Anpassungen war, zeigt ein Blick in die Statistik der Arbeitsagentur.

Nie gab es mehr Betriebe in Kurzarbeit als in den letzten beiden Jahren. Selbst in der Eurokrise 2010 waren es im Schnitt nur 30.000 Betriebe die Kurzarbeit angemeldet hatten. Also 10-mal weniger, wie es aktuell der Fall ist.

Das Geld wird knapp

Insgesamt wurde das Beschäftigungssicherungsgesetz, das Dezember 2020 eingeführt wurde, mehrmals verlängert. Das sechste und letzte Mal am 11.03.2022, um nochmals drei Monate bis Ende Juni 2022. Allerdings mit der Ausnahme, dass die Sozialbeiträge für die Kurzarbeit nach dem ersten Quartal dieses Jahres nicht mehr erstattet werden.

Geht es nach der Bundesregierung, dann ist ab Juli Schluss mit der Freizügigkeit beim Kurzarbeitergeld. Ein Grund dafür dürften die immensen Kosten sein, die das Kurzarbeitergeld bisher den Steuerzahler gekostet hat.

Christina Schönefeld, Finanzvorstand der Bundesagentur für Arbeit sagte am 26.02.2021 dazu: „Die BA hat im letzten Jahr eine Rekordsumme eingesetzt, um die Folgen der Pandemie für den Arbeitsmarkt abzufedern. Die Ausgaben für das Kurzarbeitergeld waren historisch hoch. In der Spitze haben wir an einem Tag mehr Kurzarbeitergeld ausgezahlt als im gesamten Jahr 2019.“

Hatte die Bundesagentur für Arbeit Anfang der Pandemie noch eine Rücklage von 26 Milliarden Euro, waren diese bereits Ende 2020 durch Ausgaben in Höhe von 61 Milliarden Euro mehr als aufgebraucht. 2021 kamen dann nochmal 58 Milliarden Euro zur Finanzierung der Kurzarbeit hinzu. Allein das ergab bis Ende 2021 ein Minus von 93 Milliarden Euro.

Für das laufende Jahr rechnet Frau Schönefeld mit Ausgaben von 38 Milliarden Euro. Christiane Schönefeld sagte dazu Anfang Januar der Deutschen Presse Agentur: „Es wird Jahre dauern, bis wir wieder ein sicheres und krisenfestes Finanzpolster haben“.

Besser jetzt handeln

Arbeitgeber*innen die bisher noch zögerlich waren, aber durchaus Unterstützung gebraucht hätten, sollten daher jetzt handeln. Ab Juli sind die Hürden für den Bezug von Kurzarbeitergeld wieder hoch. Das dürfte viele Betriebe abschrecken.

Um Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen, sollten Arbeitgeber*innen wie folgt vorgehen.

  • Der Arbeitsausfall muss schnellstmöglich der Agentur für Arbeit mitgeteilt werden. Am besten geht das über den Steuerberater.
  • Arbeitgeber*innen berechnen das Kurzarbeitergeld und zahlen es an die Beschäftigten aus.
  • Danach stellen sie einen Erstattungsantrag bei der Arbeitsagentur und erhalten das zuvor ausgezahlte Kurzarbeitergeld wieder zurück.

Berechnen des Kurzarbeitergelds

Wie viel Kurzarbeitergeld in der jeweiligen Situation dem Mitarbeiter zusteht, ist nicht immer trivial zu berechnen. Zudem ist ein Stundennachweis zwingend erforderlich, der im Zweifelsfall auch von der Arbeitsagentur für Arbeit stichprobenartig kontrolliert werden kann.

Bei dieser Aufgabe helfen jedoch moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, welches nicht nur die Stundenaufzeichnung übernimmt, sondern auch direkt das auszuzahlende Kurzarbeitergeld anhand der Arbeitszeiten des Mitarbeiters berechnet.

Herr Stephan, Geschäftsführer der TimePunch KG, sagt dazu: „Bereits Anfang 2020 war uns klar, dass die Berechnung der Kurzarbeit eine Kernkompetenz von TimePunch sein muss. Die Nachfrage war gewaltig. Daher hatten wir dieses Feature schon frühzeitig unseren Kunden bereitgestellt.“

Bleibt nur zu hoffen, dass der erwartete Aufschwung nach Corona nicht zu lange auf sich warten lässt.

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Der Gelbe Zettel fällt bald weg

Zumindest zwei davon, werden Angestellte bei einer Krankschreibung ab dem nächsten Jahr nicht mehr erhalten.

Ursprünglich war bereits für Juli 2022 vorgesehen, dass Ärzte, bei einer Krankschreibung den Patienten nur noch ein Exemplar der Krankschreibung ausgedruckt auf Papier mitgeben. Das Exemplar sollte nicht für Arbeitgeber*innen oder die Krankenkasse sein, sondern nur zum Nachweis für den Patienten selbst. Doch daraus wird jetzt erst einmal nichts.

Ärzte starteten erst im Januar 2022

Bei einer Krankschreibung geben Ärzte erst seit Januar 2022 die Daten direkt an die Krankenkassen weiter. Zuvor gab es lediglich eine 3monatige Pilotphase, bei der sich nicht alle Ärzte beteiligten. Aber auch jetzt läuft noch nicht alles optimal. Die Daten werden teilweise noch nicht komplett elektronisch übermittelt und müssen noch von Hand bei den Krankenkassen übernommen werden.

Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen

Auf der Seite der Unternehmen sieht es nicht besser aus. Wäre bereits, wie ursprünglich geplant, im Juli die papierhafte Krankschreibung weggefallen, hätten Arbeitgeber*innen vor der Herausforderung gestanden, manuell bei den Krankenkassen nachfragen zu müssen, ob Mitarbeitende wirklich krank sind oder nur vorgeben, krank zu sein. Durch den fehlenden Ausdruck des Arztes, ist eine alleinige Prüfung durch Arbeitgeber*innen dann nicht mehr möglich.

77 Millionen Krankschreibungen pro Jahr

Der Grund für die Digitalisierung liegt dabei auf der Hand. Nach Schätzung des GKV (Spitzenverband Bund der Krankenkassen) werden pro Jahr über 308 Millionen Gelbe Zettel gedruckt! Eine unfassbare Menge an Papier, Druckertinte und nicht zuletzt Arbeitszeit die man durch digitale Prozesse reduzieren kann.

Mit im Boot, Zeiterfassungssysteme wie TimePunch

An dieser Stelle sieht der Bund Zeiterfassungssysteme wie TimePunch, in der Pflicht, die Schnittstelle für Unternehmen abzubilden. Nutzt ein Betrieb bereits eine Zeiterfassungslösung, dann sind in dieser zumeist alle relevanten Daten der Mitarbeitenden gespeichert. Was liegt also näher, als ein solches System dazu zu verwenden, um Krankmeldungen von Arbeitnehmer*innen zu prüfen. Betriebe sollen so wieder in die Lage versetzt werden, Krankmeldungen von Mitarbeitenden selbstständig und einfach überprüfen zu können. Wie vorher, aber alles digital und damit zukunftsfähig!

Mitarbeiter*innen melden sich krank

Zukünftig soll der Ablauf dabei so sein, dass sich Mitarbeitende nach einer Krankschreibung bei Ihrem Betrieb melden und mitteilen, wie lange sie krankgeschrieben sind. Arbeitgeber*innen erhalten dabei aber keine papierhafte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das Personalbüro muss dann, über das verwendete Zeiterfassungssystem, die Krankmeldung übernehmen und eine Überprüfung bei den Krankenkassen, mit Hilfe des Zeiterfassungssystems, beantragen. Die für den Mitarbeitenden zuständige Krankenkasse bestätigt die Krankmeldung digital. Anschließend erhält der Betrieb die Bestätigung der Krankmeldung, vollständig automatisiert, über das genutzte Zeiterfassungssystem angezeigt.

Prozess stellt große Herausforderungen an Zeiterfassungssysteme

Aber anders als z.B. Abrechnungssysteme für Lohn -und Gehalt, übertragen Zeiterfassungssysteme aktuell noch keine Daten der Mitarbeiter*innen an Krankenkassen. Bisher waren solche Systeme nur Zulieferer, welche die Arbeitszeiten an die verwendeten Lohn -und Gehaltsabrechnungsprogramme wie DATEV und Lexware exportierten. Ab Januar 2023 sollen Zeiterfassungssysteme selbst, als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Krankenkassen in Aktion treten. Auf Seiten der Zeiterfassungshersteller, wie der TimePunch KG, müssen daher diese Schnittstellen zuerst implementiert und getestet werden. Durch die Brisanz der Daten, werden von der GKV, sehr große Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit der Systeme gestellt.

Zusammenarbeit mit dem Spitzenverwand der Krankenkassen

Die TimePunch KG, arbeitet daher sehr eng mit der GKV zusammen, um die Qualität und Sicherheit der Schnittstelle zu gewährleisten. Dazu wird das Zeiterfassungssystem TimePunch in einem Qualifizierungsprozess, in Abstimmung mit der GKV, erweitert und anschließend einer Zertifizierung unterzogen. Nach Abschluss der Zertifizierung muss jedes Zeiterfassungssystem dann nochmals eine drei-monatigen Pilotphase durchlaufen. Erst nach dem erfolgreichen Abschluss dieser Pilotphase dürfen dann alle Kunden, die durch die Software bereitgestellte Schnittstelle zum Abruf der eAU (elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) nutzen.

2023 soll die elektronische Krankschreibung flächendeckend verpflichtend werden

Bei der Sitzung am 18. Februar 2022 hat der Deutsche Bundestag in der 2./3. Lesung die Verlängerung der Pilotphase und damit den Start am 1. Januar 2023 beschlossen. Bis dahin gibt es noch viel zu tun. Durch den hohen Implementierungs- und Zertifizierungsaufwand ist es sehr wahrscheinlich, dass vor allem Billiganbieter von Zeiterfassungssystemen den Aufwand der Umsetzung scheuen.

Fazit

Arbeitgeber*innen sollten sich daher schon frühzeitig nach einem Zeiterfassungssystem, wie TimePunch umsehen, das den Prozess der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung implementiert.

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Urlaubsanspruch für Angestellte

Wieviel Urlaub sieht das Bundesurlaubsgesetz vor? Wieviel Urlaub steht dem Angestellten zu, wenn er Mitten im Monat oder Jahr anfängt? Was passiert mit dem Urlaub bei einer Kündigung?

Fragen über Fragen, auf die man als Arbeitgeber eine Antwort haben sollte. Da das nicht immer so einfach ist, möchten wir Licht ins Dunkel bringen.

Mindesturlaub laut Bundesurlaubsgesetz

Unser Bundesurlaubsgesetz stammt in der aktuell gültigen Fassung aus dem Jahr 1963 – also noch aus dem letzten Jahrhundert. Damals war es noch üblich 6 Tage in der Woche zu arbeiten und nur einen Tag frei zu haben.

Daher stehen im Bundesurlaubsgesetz noch 24 Werktage Urlaub als Mindesturlaub festgeschrieben. Bei einer 6 Tage Woche sind das damit 4 Wochen Urlaub im Jahr. Als Werktag gilt demnach auch der Samstag.

Da die meisten Mitarbeitenden heute eine 5 Tage Woche haben, reduziert sich dementsprechend auch der Mindesturlaub. Er beträgt bei einer 5 Tage Woche nur noch 20 Tage Urlaub pro Jahr. Das ist zulässig, da 1963, als das Gesetz beschlossen wurde, die 6 Tage Woche Standard war.

Berechnung des Urlaubs bei Neueinstellungen

Im Unternehmen sollte zuerst einmal eine Regelung getroffen sein, wieviel Urlaubstage einem Mitarbeitenden zustehen. Dies muss mindestens der Mindesturlaub von 24, bzw. 20 Tagen bei einer 5-Tage Woche sein, ist aber nach oben hin offen. Ein Großteil der Betriebe rechnet hier sogar mit 30 Tagen Urlaub bei einer 5 Tage Woche. Dies entspricht 2,5 Tage pro Monat (30 Tage Urlaub geteilt durch 12 Monate). Selbstverständlich gibt es aber auch hier Abweichungen nach unten, sowie auch nach oben.

Fängt der/die Mitarbeiter*in im März im Betrieb an zu arbeiten, dann verbleiben noch bis Jahresende 10 volle Monate. Damit stehen ihm/ihr 2,5 Tage * 10 Monate = 25 Tage Urlaub im ersten Jahr zu. Bei einem Start Mitte März, sind es nur noch 9,5 Monate also 23,75 Tage oder gerundet 24 Tage Urlaub.

Dürfen Mitarbeitende alle Urlaubstage sofort nehmen?

Ein neuer Kollege möchte direkt nach seinem ersten Monat, drei Wochen Urlaub am Stück nehmen. Ist das zulässig? Nein, das ist es nicht. Neue Angestellte haben nach Arbeitsantritt im Unternehmen eine Wartezeit von 6 Monaten, bis ihnen der volle Urlaub zusteht.

In den ersten 6 Monaten, baut sich ihr Urlaubsanspruch auf. Im ersten Monat 2,5 Tage, im zweiten Monat 5 Tage usw. Erst nach 6 Monaten Wartezeit, haben Mitarbeitende Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub.

Wie lang darf der Urlaub am Stück genommen werden?

Nicht selten kommt von Mitarbeitenden der Wunsch nach drei Wochen Urlaub. Menschlich ist dieser Wunsch absolut nachvollziehbar, den Betrieb stellt er aber teilweise vor große Herausforderungen.

Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber im Bundesurlaubsgesetz den Urlaubsanspruch für Angestellte auf 2-Wochen Urlaub am Stück begrenzt. Längere Urlaube sind nur bei gutem Willen der Geschäftsführung – also von Ihnen – möglich. Angestellte haben darauf aber keinen Anspruch.

Dürfen Sie einen Urlaubsantrag ablehnen?

Absolut, ja. Sie, als Arbeitgeber, können aus Sachgründen den Urlaubsantrag von Mitarbeitenden ablehnen.

Sie können beispielsweise den Urlaub ablehnen, wenn Ihnen in diesem Zeitraum zu viele Mitarbeiter*innen, durch gleichzeitigen Urlaub, ausfallen würden und Sie damit den Betrieb damit nicht mehr am Laufen halten könnten. Oder Ihr Unternehmen z.B. den Hauptumsatz an Weihnachten oder in der Feriensaison macht. In diesem Fall können Sie für diesen Zeitraum Urlaubssperren verhängen, damit genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Ein/e Mitarbeiter*in wird im Urlaub krank. Wie ist die Regelung?

Wenn Mitarbeitende im Urlaub erkranken und dies glaubhaft, durch den Nachweis einer Krankschreibung, belegen können, gelten diese Tage nicht als Urlaub, sondern als Krankheit. Der Urlaubsanspruch verfällt damit nicht und Mitarbeitende können die so verlorenen Urlaubstage durch einen anderen Urlaub nachholen. Das eigenmächtige Anhängen der verlorenen Urlaubstage an den beantragen Urlaub ist dabei aber nicht zulässig.

Frei an Heiligabend oder Silvester?

Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage in Deutschland. Arbeitgeber können also von Ihren Angestellten verlangen, an diesen Tagen voll zu arbeiten, oder sich einen Tag Urlaub dafür einzuplanen.

Die meisten Arbeitgeber in Deutschland geben Ihren Angestellten aber auf freiwilliger Basis einen halben Tag frei. Mitarbeitende müssen daher meistens nur 1 Tag Urlaub für beide Festtage einplanen. Gute Zeiterfassungssysteme wie TimePunch unterstützen dies, indem die Software es ermöglicht, halbe Feiertage frei zu definieren.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Mitarbeitende die kündigen, oder gekündigt werden, haben Anspruch auf Erholungsurlaub. Dabei ist es aber entscheidend, ob die Kündigung in der ersten Jahreshälfte, also bis zum 30.06. erfolgt, oder danach. Bei einer Kündigung in der ersten Jahreshälfte, haben Mitarbeitende wiederum nur anteiligen Anspruch auf ihren Urlaub. Anteilig heißt auch hier, pro Monat 1/12 des vertraglich festgelegten Urlaubs. Erst ab dem 01.07. steht dem Mitarbeitenden der volle Jahresurlaub zu.

Aber aufgepasst, für Betriebe lohnt es sich eine „pro rata temporis“ Klausel in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Die Vertragsklausel könnte wie folgt lauten:

“Bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte wird der Urlaubsanspruch gezwölftelt, wobei die Kürzung allerdings nur insoweit erfolgt, als dadurch nicht der gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub unterschritten wird.”

Sofern diese Klausel im Arbeitsvertrag enthalten ist, können Sie den Urlaubsanspruch auch bei Kündigung nach dem 01.07. anteilig berechnen, solange nicht der vorgeschriebene Mindesturlaub von 20 Tage, bzw. 24 Tagen bei einer 6 Tage Woche unterschritten wird.

Fazit

Urlaubsanspruch und Berechnung sind nicht immer einfach. Daher ist es gut, ein Zeiterfassungs-System wie TimePunch zu nutzen, damit Sie als Arbeitgeber immer den Überblick behalten.

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Immer Kummer mit der Rundung

Sie erinnern sich noch an den Artikel „Echtminuten vs Industrieminuten“? Da sah doch alles so einfach aus. Aber jetzt soll die Arbeitszeit den Kunden in Rechnung gestellt werden. Natürlich in Industrieminuten für die bessere Nachvollziehbarkeit – und plötzlich stimmt die Mathematik nicht mehr, oder doch?

Alles könnte so einfach sein

Im letzten Artikel „Echtminuten vs Industrieminuten“ wurde erklärt, wie einfach es ist, die Zeit in Industrieminuten umzurechnen. Mit dem Hintergrund, dass es damit einfach ist, Rechnungen, wie z.B. der Betrag für eine Leistung nachvollziehbar darstellen zu können.

Also schauen wir uns folgende Kundenrechnung an:

Auf den ersten Blick sieht alles stimmig aus.

Rechnet der Kunde aber nach, wird er feststellen, dass die einzelnen Zeiten mit dem Taschenrechner aufaddiert, andere Werte ergeben, als vermutet. So hatte er das sich sicher nicht vorgestellt.

Dauer und Preis stimmen nicht, wie kann das sein?

Hier macht uns die Mathematik einen Strich durch die Rechnung. Das Umrechnen von Echtminuten in Industrieminuten ist leider nicht ganz ohne Seiteneffekt. Teilweise entstehen dadurch Dezimalbrüche, die über die zwei angezeigten Stellen auf der Rechnung hinausgehen.

Solche „krummen“ Werte möchte kein Kunde auf der Rechnung sehen. Sie wären aber notwendig, um eine mathematisch genaue Nachberechnung auf der Rechnung zu erhalten.

Welche Lösungen gib es dafür?

Die Mathematik kann man nicht überlisten, aber man kann ihr ein Schnippchen schlagen. Hauptgrund für die Rundungsproblematik sind die krummen Dezimalwerte nach der Umrechnung.

Um diese zu vermeiden, dürfen nur Zeiten umgerechnet werden, die durch 3 Minuten (oder ein Vielfaches davon) teilbar sind. Hier ergeben sich nur max. 2 Nachkommastellen.

Für unsere Kundenrechnung bedeutet dies, dass wir die in Rechnung gestellte Zeit auf einen solchen  Wert runden müssen. Wir entscheiden uns für die Rundung von 6 Minuten.

Damit passt dann auch die Nachkalkulation, wenn Zeit und Betrag per Taschenrechner addiert werden.

Die Mathematik dahinter

Mathematisch ist es so, dass sich bei der Multiplikation von Dezimalbrüchen, die Anzahl der Nachkommastellen addieren.

Will man also mathematisch nicht über 2 Nachkommastellen kommen, was eine theoretische Rundungsungenauigkeit bedeuten würde, dann dürfen die Nachkommastellen der in Industrieminuten umgerechnet Zeit plus die Nachkommastellen im Stundensatz nicht größer sein als zwei.

Der Autohaus Trick

Wenn Sie das nächste Mal ein Auto zur Reparatur in die Werkstatt bringen, dann schauen Sie sich die Rechnung einmal genauer an: Autohäuser rechnen meistens in Zeiteinheiten von 6 Minuten ab.

Warum? Das wissen sie jetzt. Durch die Rundung auf 6 Minuten Zeiteinheiten, kann der Stundensatz ebenfalls eine Dezimalzahl mit einem Nachkomma aufweisen. Z.B. 79,90 €

Trotzdem passt auf der Rechnung dann alles, sodass der Kunde die Rechnung einfach nachvollziehen kann.

Und glauben Sie wirklich, die Werkstatt würde abrunden?

Unser Pro Tipp

In unserer Zeiterfassung TimePunch lassen sich die Rundungseinheiten, wie oben beschrieben, für auftragsbezogene Arbeiten einstellen.

So können ihre Mitarbeiter die Zeit minutengenau verbuchen. Aber auf der Rechnung, da stehen die gerundeten Werte ohne Rundungsfehler – so wie es sein muss.

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Echtminuten vs Industrieminuten

Wer im Büro arbeitet und die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter vom Steuerberater erhält, dem ist sicher schon aufgefallen, dass dort manchmal Stunden angegeben werden, die normalerweise gar nicht existieren.

Dort stehen dann beispielsweise 172,85 Std Arbeitszeit. Aber wo gibt es bitte schön denn 85 Minuten?

Unser Zahlensystem, die 10er Potenz

Wenn wir Zahlen addieren, dann rechnen wir seit jeher, so wie wir es in der Schule gelernt haben, mit der 10er Potenz. Das ist schön praktisch. Schließlich kennt das jeder und so ist es auch ganz einfach 50 und 30 zu addieren. Das Ergebnis 80 erkennt man schon beim ersten Hinsehen.

Wie sieht es aber aus, wenn wir 50 Minuten und 30 Minuten addieren? Genau, das sind dann nämlich 1Stunde und 20 Minuten. Warum? Weil eine Stunde nur 60 Minuten hat! Hier wird das Rechnen dann schon komplizierter. Ein Übertrag bei 60 rechnet sich eben nicht so leicht, wie ein Übertrag bei 100.

Wir tricksen die Zeit aus

Auch unsere besten Helfer, die PCs rechnen intern mit der 10er Potenz. Auch für sie wird es daher umständlich, wenn mit Echtminuten gerechnet werden soll. Einfacher wird es aber, wenn die Echtminuten, also 60 Minuten pro Stunde, mit einem Dreisatz in Industrieminuten umgerechnet werden.

Formel: Industrieminuten = Echtminuten:60*100

Das mag für den Menschen kompliziert sein, für den PC macht es die ganze Sache aber erheblich einfacher.

50 Echtminuten = 50/60*100 = 83 Industrieminuten (gerundet)
30 Echtminuten = 30/60*100 = 50 Industrieminuten

Wird das ganze addiert, erhält man 83 + 50 = 133 Industrieminuten oder 1,33 Industriestunden.

Stellt man die Formel um, dann erhält man wieder die Echtminuten

Formel: Echtminuten = Industrieminuten:100*60

In unserem Fall: 133 Industrieminuten = 133/100*60 = 80 Echtminuten (gerundet) oder 1 Std. 20 Min.

Somit überlistet der PC den lästigen Übertrag bei 60 Minuten zu einer Stunde. Mission accomplished.

Aber warum auf der Lohnabrechnung?

Klar, ein PC kann mit Industrieminuten besser und schneller rechnen, aber warum stehen dann auch Industrieminuten auf der Lohnabrechnung? Auch hier ist die Erklärung sehr simpel und hängt wiederum nur mit unserem Zahlensystem zusammen.

Die Lohnempfänger sollen schließlich auch kontrollieren können, wie der Arbeitslohn in Summe zustande kommt. Eine einfache manuelle Multiplikation zur Kontrolle ist hier aber auch nur mit Industrieminuten möglich.

Oder hätten sie gewusst, dass 172 Std. 51 Minuten * 20€ Std. Lohn gleich 3.457 € sind?

Bei 172,85 Std * 20,00 € Std. Lohn lässt sich das mit jedem Taschenrechner prüfen.

Wie unterscheidet man Echtminuten und Industrieminuten?

Eine Frage bleibt natürlich. Wie kann man erkennen, ob auf einem Stundennachweis oder der Lohnabrechnung mit Echtminuten oder Industrieminuten gearbeitet wird?

Hier kommt es auf das Trennzeichen an. Echtminuten haben als Trennzeichen zwischen Stunde und Minute immer den Doppelpunkt, also z.B. 4:25 Std. Industrieminuten hingegen haben als Trennzeichen dagegen immer das Komma, also z.B. 4,25 Std.

Noch einfacher geht’s mit unserer Umrechnungstabelle

Damit man aber auch hier nicht immer mit dem Taschenrechner nachrechnen muss, haben wir uns etwas einfallen lassen. Mit unserer Umrechnungstabelle könnt Ihr im Handumdrehen Echtminuten nach Industrieminuten umrechnen, und selbstverständlich auch umgekehrt.

So gerüstet wird es für Sie in Zukunft einfach werden, mit Echtminuten und Industrieminuten zu arbeiten!

Wussten Sie bereits? In modernen Zeiterfassungs-Systemen wie TimePunch, lässt sich zwischen der Anzeige in Echtminuten und Industrieminuten ganz einfach umschalten.
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Smarte Urlaubsplanung in 2022

Das neue Jahr hat gerade angefangen, und schon stellt sich die Frage, wie kann man den verfügbaren Urlaub, sinnvoll auf das neue Jahr aufteilen.

Erholungsurlaub

Was den Urlaub angeht, hat natürlich jeder eigene Präferenzen. Der eine mag es eher warm und bevorzugt die südlichen Gefilde, der andere sucht die Kälte und den Schnee, um beim Skifahren den Kopf freizubekommen.

Brückentage

Abseits dieser großen Urlaubsplanung gibt es aber auch immer ein paar Nebenschauplätze, um die sich alle Mitarbeitenden gleichermaßen streiten – die Brückentage.

Laut Wikipedia bezeichnet ein Brückentage einen Arbeitstag, der zwischen einem Feiertag und einem zumeist ohnehin arbeitsfreien Tag wie Samstag oder Sonntag liegt. Diese Brückentage sind leider rar, aber auch nicht die einzigen Tage, auf die es sich zu achten lohnt.

Verlängerte Wochenenden

Über das geschickte Kombinieren von Feiertagen vor einem Samstag oder nach einem Wochenende, lassen sich ebenso gute Ergebnisse erzielen und mit einem einzigen Urlaubstag 4 freie Tage für ein verlängertes Wochenende herausholen.

1 Tag Urlaub – 4 Tage frei

Der Anspruch dabei ist, sie nehmen ein Tag Urlaub und erhalten dafür vier freie Tage zur Erholung. Wie und wo sie das je nach Bundesland am besten angehen, zeigt die folgende Übersicht.

So ausgerüstet kann man mit 7 Urlaubstagen in Bayern z.B. maximale 28 Tage Freizeit herausholen – mehr als mancher Angestellte insgesamt an Urlaub zur Verfügung hat.

Bundesweite Urlaubshighlights:

Diese Tage kann jeder ausnutzen.

  • Urlaub am Freitag 27.05. und 4 Tage frei über Christi Himmelfahrt vom 26.05. bis 29.05.
  • Urlaub am Freitag 03.06. und 4 Tage frei vom 03.06. bis 06.06. Pfingstmontag
  • Urlaub am Freitag 30.09. und 4 Tage frei vom 30.09. bis 03.10. Tag der deutschen Einheit

Unsere Tipps für Euer Bundesland:

Baden-Württemberg:

  • Urlaub am Freitag 07.01. und 4 Tage frei über Heilige drei Könige vom 06.01. bis 09.01.
  • Urlaub am Freitag 17.06. und 4 Tage frei über Fronleichnam vom 16.06. bis 19.06.
  • Urlaub am Montag 30.10. und 4 Tage frei vom 29.10. bis 01.11. Allerheiligen

Bayern:

  • Urlaub am Freitag 07.01. und 4 Tage frei über Heilige drei Könige vom 06.01. bis 09.01.
  • Urlaub am Freitag 17.06. und 4 Tage frei über Fronleichnam vom 16.06. bis 19.06.
  • Urlaub am Freitag 12.08. und 4 Tage frei vom 12.08. bis 15.08. Mariä Himmelfahrt
  • Urlaub am Montag 30.10. und 4 Tage frei vom 29.10. bis 01.11. Allerheiligen

Berlin:

  • Urlaub am Montag 07.03. und 4 Tage frei vom 05.03. bis 08.03. Internationaler Frauentag

Brandenburg:

  • Urlaub am Freitag 28.10. und 4 Tage frei vom 28.10. bis 31.10. Reformationstag

Bremen:

  • Urlaub am Freitag 28.10. und 4 Tage frei vom 28.10. bis 31.10. Reformationstag

Hamburg:

  • Hier gibt es leider keinen Blumentopf zu gewinnen

Hessen:

  • Urlaub am Freitag 17.06. und 4 Tage frei über Fronleichnam vom 16.06. bis 19.06.

Mecklenburg-Vorpommern:

  • Urlaub am Freitag 28.10. und 4 Tage frei vom 28.10. bis 31.10. Reformationstag

Niedersachsen:

  • Urlaub am Freitag 28.10. und 4 Tage frei vom 28.10. bis 31.10. Reformationstag

Nordrhein-Westfalen:

  • Urlaub am Freitag 17.06. und 4 Tage frei über Fronleichnam vom 16.06. bis 19.06.
  • Urlaub am Montag 30.10. und 4 Tage frei vom 29.10. bis 01.11. Allerheiligen

Rheinland-Pfalz:

  • Urlaub am Freitag 17.06. und 4 Tage frei über Fronleichnam vom 16.06. bis 19.06.
  • Urlaub am Montag 30.10. und 4 Tage frei vom 29.10. bis 01.11. Allerheiligen

Saarland:

  • Urlaub am Freitag 17.06. und 4 Tage frei über Fronleichnam vom 16.06. bis 19.06.
  • Urlaub am Freitag 12.08. und 4 Tage frei vom 12.08. bis 15.08. Mariä Himmelfahrt
  • Urlaub am Montag 30.10. und 4 Tage frei vom 29.10. bis 01.11. Allerheiligen

Sachsen:

  • Urlaub am Freitag 28.10. und 4 Tage frei vom 28.10. bis 31.10. Reformationstag

Sachsen-Anhalt:

  • Urlaub am Freitag 07.01. und 4 Tage frei über Heilige drei Könige vom 06.01. bis 09.01.
  • Urlaub am Freitag 28.10. und 4 Tage frei vom 28.10. bis 31.10. Reformationstag

Schleswig-Holstein:

  • Hier gibt es leider keinen Blumentopf zu gewinnen

Thüringen:

  • Urlaub am Freitag 28.10. und 4 Tage frei vom 28.10. bis 31.10. Reformationstag

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