Kernarbeitszeiten anlegen und auswerten

Als neues Feature existiert jetzt die Möglichkeit Kernarbeitszeiten in TimePunch zu definieren. Kernarbeitszeiten sind Zeiten, zu denen die mitarbeitende Person vertraglich vereinbart, anwesend sein muss.

Hierzu wurde das Arbeitszeitmodell um zwei neue Felder, Start und Ende der Kernarbeitszeit erweitert. Zum Arbeitszeitmodell gelangt man über das Mitarbeiterprofil im Reiter Arbeitszeitregelung.

Pro Tag und mitarbeitende Person können so individuelle Kernzeiten definiert werden.

Weil das einiges an Aufwand und Arbeit bedeutet, können die Kernzeiten auch global für das Unternehmen angelegt werden. Das ist gerade zu Anfang sinnvoll, wenn für alle Mitarbeitenden eine Kernzeit festgelegt werden soll.

Das Festlegen der Kernzeit für alle Arbeitskräfte geschieht über das Menü „Extras / Kernzeiten global festlegen“.

Um es am Beispiel zu zeigen, lege ich die Kernzeit exemplarisch auf 8:00 Uhr morgens fest.

Um die Kernzeitverletzungen sinnvoll auswerten zu können, wurde ein neuer Bericht „Kernzeitverletzungen“ eingeführt. Dieser ist in den Gleitzeitberichten zu finden.

Hier unser Beispiel mit Kernzeitbeginn um 8:00 Uhr für den letzten Monat. Zu sehen, ist die Kernzeitverletzung an den jeweiligen Tagen.

Damit Mitarbeitende und Vorgesetzte jeweils auch zeitnahe Rückmeldung vom System erhalten, können Kernzeitverletzungen auch per E-Mail an die Arbeitskraft und Vorgesetzte gesendet werden. Die Einstellungen dazu sind im Dialog „Extras / Optionen / automatisierte Mails“ zu finden.

Hier kann eingestellt werden, ob die betroffene Person selbst eine E-Mail erhält, die Führungskraft oder eine Zusammenfassung an eine bestimmte E-Mail – Adresse gesendet wird.

Viel Spaß mit dem neuen Feature

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Mitarbeiterstatus: Gekündigt

Der Status „Gekündigt“ ist eine Vorstufe zum Löschen der mitarbeitenden Person. Im Gegensatz zum Status „Gelöscht“ können die Zeiten der Arbeitskraft weiterhin ausgewertet werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich die Mitarbeiterübersicht über das Menü „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle das Profil von „Georg Hartmann“ aus.

Jetzt muss die Schaltfläche „Kündigen“ gewählt werden.

Die Arbeitskraft soll zum 31.12.2021 gekündigt werden. Da das Datum in der Vergangenheit liegt, wird Herr Hartmann direkt im Anschluss nach dem Bestätigen des Dialogs mit OK in den Status „gekündigt“ versetzt.

Zu sehen ist, dass die Arbeitskraft jetzt durchgestrichen erscheint. Wird das Arbeitszeitmodell geöffnet, ist zu sehen, dass ab dem 01.01.2022 ein neues Arbeitszeitmodell mit 0 Stunden Sollzeit angelegt wurde. Außerdem wurden alle Lizenzen der mitarbeitenden Person automatisch entfernt.

Trotzdem bleibt die Team-Zuordnung bestehen und die Zeiten der Arbeitskraft sind weiterhin noch auswertbar. Somit können letzte Gehaltsabrechnungen gedruckt und Kernzeitverletzungen zum Beispiel auch nach der Kündigung ausgewertet werden.

In dem Status „gekündigt“ hat die gekündigte Person keinen Zugriff mehr auf das Zeiterfassungs-System.

Erst nach dem „Löschen“ des Mitarbeiters ist der Mitarbeiter auch nicht mehr in der Übersicht enthalten.

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Zeitgesteuertes kündigen

In TimePunch 4.6 wurde das zeitgesteuerte kündigen und wieder einstellen von Arbeitskräften implementiert.

Zeitgesteuert meint, dass eine mitarbeitende Person bereits im Voraus zu einem bestimmten Datum gekündigt oder auch wieder eingestellt werden kann.

Im vorherigen Video hatten wir Herrn Hartmann zum 31.12.2021 gekündigt. Dies war scheinbar ein Fehler, denn Herr Hartmann soll Anfang April wieder eingestellt werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich den Dialog „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle den gekündigten Mitarbeiter Herr Hartmann aus.

Über die Schaltfläche „Wieder einstellen“ kann das neue Wiedereinstellungsdatum ausgewählt werden. Dies soll der 01. April sein. Nach dem Bestätigen mit OK ist zu sehen, dass sich am aktuellen Status „Gekündigt“ erst einmal nichts geändert hat.

Beim Öffnen des Mitarbeiterprofils ist jedoch zu erkennen, dass das in den Details das neue Eintrittsdatum auf dem 01.04. steht. Sobald der 01.04. erreicht ist, führt TimePunch automatisch die Wieder-Einstellung der mitarbeitenden Person durch.

Die wieder eingestellte Arbeitskraft erhält nach der Wieder-Einstellung die Berechtigung „Mitarbeiter“. Außerdem werden verfügbare Lizenzen direkt zugeordnet, damit diese direkt wieder am System die Arbeitszeit buchen kann.

Selbstverständlich funktioniert die Zeitsteuerung ebenso gut bei einer Kündigung.

In den Optionen von TimePunch, die über das Menü „Extras / Optionen / Automatisierte Mails“ zu erreichen sind, kann eingestellt werden, ob eine Zusammenfassung an die vorgesetzte Führungskraft oder eine anderweitige E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

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Kurzarbeit in TimePunch

TimePunch v3.9 unterstützt die automatische Berechnung der KuG Stunden. Das Verhältnis von bezahlten Sollstunden zu KuG Stunden wird vom Steuerberater oder dem Lohnbüro benötigt, um das Kurzarbeitergeld zu berechnen.

Damit das funktioniert, muss in TimePunch bei den entsprechenden Mitarbeitern ein neues Kurzarbeiter-Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dieses enthält die reduzierte Sollstundenzahl. Als Basis für die Berechnung wird das darauffolgende, reguläre, Stundenmodell herangezogen.

Für die Berechnung der KuG-Stunden werden somit immer zwei Arbeitszeitmodell benötigt. Eines mit den regulären Stunden und ein gekürztes Arbeitszeitmodell.

Reguläres Arbeitszeitmodell
Kurzarbeit Arbeitszeitmodell

In diesem Beispiel arbeitet der Mitarbeiter ab dem 01.04.2020 in Kurzarbeit 50%. Er wechselt somit von einem 40 Std. Modell auf ein 20 Std. Arbeitszeitmodell.

Eine Auswertung der KuG-Stunden erfolgt über die Berichte „Kurzarbeit, Tagesbericht“ und „Kurzarbeit, Tabellarisch“. Ebenso werden die KuG-Stunden über den Lohndatenexport an die entsprechenden Lohnbuchhaltungssysteme weitergegeben.

Gleitzeit und Überstunden während der Kurzarbeit

Während der Kurzarbeit dürfen in der Regel keine Überstunden angehäuft werden. Daher ist es wichtig, das Arbeitszeitmodell in der Kurzarbeit so anzupassen, dass keine Überstunden anfallen.

Sollte das vom Betrieblichen Ablauf nicht vorhersehbar sein, dann wird empfohlen die Mindestanzahl an Arbeitsstunden einzutragen. Das kann im Einzelfall auch 0 Sollstunden sein, wenn im Voraus nicht klar ist, wie viele Stunden tatsächlich geleistet werden.

Damit keine Überstunden anfallen können, müssen die monatlichen Überstunden im Gleitzeitkonto beschränkt werden.

Überstunden begrenzen

Sofern der Monat bereits angefangen hat, kann diese Einstellung auch in der Analyse im Register „Überstunden / Erweitert“ umgesetzt werden.

Analyse, Register Überstunden / Erweitert

TimePunch berechnet dann anhand der realen Arbeitszeit, die KuG-Stunden. Diese können an die entsprechenden Lohnbuchhaltungssysteme exportiert oder über die Berichte ausgegeben werden.

Kurzarbeit, Tabellarisch
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Customer data in TimePunch

These days I have been asked, why the customer data is not getting requested prior to the project data?

Kundenauswahl

This is a very valid question. Therefore I would like to respond in this blog.

The most important first

TimePunch focused always on the project work. I.e. everything revolves around a project, because this is the central information, you and your staff are working with. Answer the question: “What are you doing today?”, most will answer with the project and activity, not with the customers.

Customer, Project – always?

A project is not always assigned to exactly one customer. If one think of generic projects such as “Support”, “Installation”, or similar, those can then be mapped to different customers. Primary the project, then the customer.

Projekt without customer

Since TimePunch is used not only for the project work, but also for the time tracking, there are many projects for which no customer data are stored. These are, for example, the General “work time” project or the project “Other” with holiday and illness.

Default for customer specific projects

And also for really customer related projects, there’s a solution. A so-called Default customer can be stored for each project in the project administration. This customer then automatically gets filled in when the project is selected.

Conclusion

No matter what request you have for your time recording, to propose the customer as the first choice is definitely a detour and complicates the operation. Therefore we implemented the customer as an optional input behind the Project within TimePunch.

In this sense, have fun with TimePunch
Gerhard Stephan

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Month-end closing in TimePunch

In TimePunch it’s possible to perform a month-end closing. But what is this exactly.

For every employee and user of TimePunch at least one, but most time more, time entries are recorded. Using the month-end closing those time entries can be separated on business side and technical from the active dataset. This has functional and technical advantages.

Business advantages: The already recorded and approved time-entries can’t be amended afterwards accidentally or deliberately by the user. They are audit proof save.

Technical advantages: The flexible working hours are going to be calculated from the month-end closing date with those base data. If never a month-end closing takes place, the calculation will start from the very first entry. This can have negative influence of the overall application performance.

In both cases a month-end closing is therefore wanted and should be the ritual on the first workday of a new month.

There are two possibilities to perform the month-end closing.

  1. The user can do the month-end closing by it’s own in TimePunch
  2. Menu: Extras -> month-end closing …

  3. The management can do the month-end closing in TimePunch Profiles
  4. Select a user -> right mouse click -> month-end closing …

In both cases the following dialog will be shown:
Monatsabschluss

In order to perform a month-end closing, the month that shall be closed, needs to be choosen from the drop-down list.

If time entries shall be amended, that are already in a closed month, all months needs to be opened until that date. Therefore a month has to be choosen that is prior to that of the date that shall be amended. E.g. if an entry in June 2013 shall be amended, the month-end needs to be set back to May 2013.

The months can also be unlocked completly, but this is no proposal, because in that case all months gets re-calculated.

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(Deutsch) Welcher Fenster-Stil für welchen Zweck?

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(Deutsch) 10 Schritte zur einfachen Zeiterfassung

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