Transparenz schafft Vertrauen

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Wie wird eine Zeiterfassung von der Belegschafft akzeptiert? Welche Strategien existieren dazu?

Wenn Betriebe etwas Neues einführen, dann sind Mitarbeitende erst einmal dagegen. Dass ist immer so und damit fast schon ein Gesetz. So auch bei einer Zeiterfassung. Gleich zu Anfang kommen die ersten Fragen. Will mich mein Betrieb überwachen? Arbeiten wir nicht genug? Wird jetzt geschaut, wer überflüssig ist? Gedanken, die Sie als Chef*in nicht übergehen sollten.

Das Erste, was Sie tun sollten, ist daher kommunizieren. Erklären Sie, warum eine Zeiterfassung sinnvoll und richtig ist. Hier ein paar Stichpunkte als Argumentationshilfe.

  • Eine Zeiterfassung schützt Mitarbeitende vor Überlastung
  • Eine Zeiterfassung schafft Gleichbehandlung zwischen Raucher, Nichtraucher und Mitarbeitende im Home-Office.
  • Eine Zeiterfassung ist vom EuGH und dem BAG (Urteil 13.09.2022) verpflichtend vorgeschrieben.

So richtig und wichtig die oben genannten Punkte sind, sie schaffen es vermutlich nicht allein die Vorurteile der Belegschaft abzubauen. Und als Vertrauensbildende Maßnahme taugen sie auch nicht. Also was tun?

Hier hilft nur Transparenz. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, erlauben den Mitarbeitenden weitreichende Einsicht in die Zeitdaten und schaffen so Transparenz. Wenn Mitarbeitende ohne Hürden die eigenen Zeitdaten einsehen und prüfen können, dann entsteht Vertrauen. Und Vertrauen ist die wichtigste Voraussetzung für die Akzeptanz der Zeiterfassung.

Als erste Maßnahme können Mitarbeitende bei TimePunch ihr Stundenkonto, wie Überstunden, Resturlaubstage und die Arbeitszeit direkt am Zeiterfassungs-Terminal abrufen. Und für den genauen Zugriff, pro Tag, auf alle Aufzeichnungen gibt es bei TimePunch die Digital-Lizenz. Mit ihr können Mitarbeitende, sich online in ihrem Arbeitszeitkonto einloggen und Arbeits- und Pausenzeiten pro Tag, genau prüfen und nachvollziehen.

Außerdem erhalten Mitarbeitende noch einen weiteren Benefit durch die Digital-Lizenz – den digitalen Urlaubs-Workflow. Damit schaffen Sie für ihre Mitarbeitenden einen echten Mehrwehrt, der ein Game-Changer in Sachen Akzeptanz sein kann. Mitarbeitende können damit online ihre Urlaubsplanung, bequem von zu Hause aus, vornehmen. Die Freigabe erfolgt ebenfalls komplett digital und ohne zusätzliche Papierverschwendung. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch ein echter Pluspunkt für Ihre Mitarbeitenden.

Mein Tipp: Nehmen Sie ihre Angestellten mit, klären Sie auf und schaffen Sie Vertrauen. Denn am Ende sind es die Mitarbeitenden, die das System mit Daten füllen und einen Mehrwert schaffen – für Sie und auch für sich selbst.

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Wer braucht schon eine Zeiterfassung?

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Wir wollen doch keine Überwachung … Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden … Das bringt uns kein Geld … Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an …

Wenn Ihnen der ein oder andere Satz bekannt vorkommt, dann gehört Ihr Unternehmen zu der großen Mehrheit, die den Einsatz einer Zeiterfassung für sich ablehnt. Ist die Ablehnung aber gerechtfertigt?

Klar, die Anschaffung einer Zeiterfassung kostet zuerst einmal Geld. Sei es für die Hardware oder für die Software als Kauf oder in der Cloud. Aber das ist nur eine Seite der Medaille.

Wir wollen doch keine Überwachung

Ein Unternehmen, dass eine Zeiterfassung einsetzt, vermittelt den Mitarbeitenden in erster Linie Transparenz. Keine Mitarbeitende sind besser oder schlechter gestellt als der oder die anderen. Raucherpausen werden genauso erfasst, wie kurze Spaziergänge oder das Zuspätkommen nach der Kernarbeitszeit. Punkte, die ohne eine Zeiterfassung in vielen Betrieben einfach unter den Tisch fallen, zumindest beim Management. Kolleg*innen merken sich aber genau, wie oft jemand in Raucherpause ist oder 5 Minuten zu spät kommt. Das schafft auf Dauer Frust. Hier hilft eine transparente Zeiterfassung das Betriebsklima nachhaltig zu stärken.

Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden

In einem Unternehmen zu arbeiten, ist wie eine Beziehung zu führen. Wenn es gut läuft, dann braucht keine Partner*in einen Ehevertrag. Sobald Probleme auftauchen, hätte sich schon manche Partner*in einen solchen Vertrag gewünscht. Bei Mitarbeitenden ist es ähnlich. Solange alles läuft, werden Überstunden gemacht und nach Gutdünken abgefeiert. Nach einer Kündigung, vielleicht sogar einer Fristlosen, wird es meistens hässlich. Können Betriebe dann keine Zeiterfassung vorweisen, zählen im Zweifel sogar handschriftliche Notizen des Mitarbeitenden. Und auf die möchte sich vermutlich keine Arbeitgeber*in verlassen.

Das bringt uns kein Geld

Das Argument mag für manche Betriebe zutreffen. Aber eine Zeiterfassung kann bares Geld sparen. Denn sie sorgt dafür, dass Ruhepausen eingehalten werden. Bei einer Prüfung können fehlende Aufzeichnungen über Überstunden und Pausen teuer zu stehen kommen. Außerdem spart es Geld, da eine Zeiterfassung verhindern kann, dass Mitarbeitende Überstunden für sich reklamieren, die von Betrieben nicht geduldet werden. Dazu zählt beispielsweise der Kaffeeplausch mit Kollegen vor der eigentlichen Arbeit, oder die ausgiebige Dusche nach der Arbeit. Hier setzt eine Zeiterfassung klare Grenzen, indem sie Rahmenzeiten definiert, in der die Arbeit erbracht werden muss. Tätigkeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit müssen nicht entlohnt werden.

Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an

Es passiert oft. Man arbeitet den ganzen Tag und fragt sich am Ende, was hat man eigentlich getan? Die Arbeitszeit versickert in Zeitfallen. Mails werden gecheckt, Kund*innen und Mitarbeitende unterbrechen mit Anrufen die Arbeit, das Social Media Profil wird aktualisiert und Meetings werden überzogen. Durch den Einsatz einer Projektzeiterfassung, wie sie die TimePunch KG mit ihrem gleichnamigen Produkt anbietet, werden diese Zeitfresser sichtbar. Einmal erkannt, können Mitarbeitende und Betriebe daran arbeiten sie zu vermeiden. Eine Zeiterfassung fördert damit das organisierte Arbeiten und erhöht die Produktivität nachhaltig.

Fazit

Für manche Zeitgenoss*in mag eine Zeiterfassung antiquiert erscheinen. Bei näherer Betrachtung bietet sie aber Vorteile für Angestellte und Betriebe. Ein Blick auf die Anbieter lohnt sich daher. Besondere Qualität zeigt hier die Software TimePunch, die mit ihrer Arbeitszeit -und Projektzeiterfassung Maßstäbe setzt.

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