Transparenz schafft Vertrauen

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Wie wird eine Zeiterfassung von der Belegschafft akzeptiert? Welche Strategien existieren dazu?

Wenn Betriebe etwas Neues einführen, dann sind Mitarbeitende erst einmal dagegen. Dass ist immer so und damit fast schon ein Gesetz. So auch bei einer Zeiterfassung. Gleich zu Anfang kommen die ersten Fragen. Will mich mein Betrieb überwachen? Arbeiten wir nicht genug? Wird jetzt geschaut, wer überflüssig ist? Gedanken, die Sie als Chef*in nicht übergehen sollten.

Das Erste, was Sie tun sollten, ist daher kommunizieren. Erklären Sie, warum eine Zeiterfassung sinnvoll und richtig ist. Hier ein paar Stichpunkte als Argumentationshilfe.

  • Eine Zeiterfassung schützt Mitarbeitende vor Überlastung
  • Eine Zeiterfassung schafft Gleichbehandlung zwischen Raucher, Nichtraucher und Mitarbeitende im Home-Office.
  • Eine Zeiterfassung ist vom EuGH und dem BAG (Urteil 13.09.2022) verpflichtend vorgeschrieben.

So richtig und wichtig die oben genannten Punkte sind, sie schaffen es vermutlich nicht allein die Vorurteile der Belegschaft abzubauen. Und als Vertrauensbildende Maßnahme taugen sie auch nicht. Also was tun?

Hier hilft nur Transparenz. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, erlauben den Mitarbeitenden weitreichende Einsicht in die Zeitdaten und schaffen so Transparenz. Wenn Mitarbeitende ohne Hürden die eigenen Zeitdaten einsehen und prüfen können, dann entsteht Vertrauen. Und Vertrauen ist die wichtigste Voraussetzung für die Akzeptanz der Zeiterfassung.

Als erste Maßnahme können Mitarbeitende bei TimePunch ihr Stundenkonto, wie Überstunden, Resturlaubstage und die Arbeitszeit direkt am Zeiterfassungs-Terminal abrufen. Und für den genauen Zugriff, pro Tag, auf alle Aufzeichnungen gibt es bei TimePunch die Digital-Lizenz. Mit ihr können Mitarbeitende, sich online in ihrem Arbeitszeitkonto einloggen und Arbeits- und Pausenzeiten pro Tag, genau prüfen und nachvollziehen.

Außerdem erhalten Mitarbeitende noch einen weiteren Benefit durch die Digital-Lizenz – den digitalen Urlaubs-Workflow. Damit schaffen Sie für ihre Mitarbeitenden einen echten Mehrwehrt, der ein Game-Changer in Sachen Akzeptanz sein kann. Mitarbeitende können damit online ihre Urlaubsplanung, bequem von zu Hause aus, vornehmen. Die Freigabe erfolgt ebenfalls komplett digital und ohne zusätzliche Papierverschwendung. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch ein echter Pluspunkt für Ihre Mitarbeitenden.

Mein Tipp: Nehmen Sie ihre Angestellten mit, klären Sie auf und schaffen Sie Vertrauen. Denn am Ende sind es die Mitarbeitenden, die das System mit Daten füllen und einen Mehrwert schaffen – für Sie und auch für sich selbst.

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Es ist wieder Urlaubszeit!

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Wie jedes Jahr in der Sommerzeit geht es für viele Arbeitnehmer*innen in den wohlverdienten Jahresurlaub. Aber was für Angestellte die schönste Zeit ist, raubt Unternehmer*innen den Schlaf.

Grund dafür sind die zum Teil überzogenen Forderungen von Angestellten und die Unwissenheit vieler Chef*innen, die diesen oftmals ohnmächtig gegenüberstehen.

Wie viel Urlaub dürfen/sollen Angestellte am Stück nehmen?

Wenn Mitarbeitende in Urlaub gehen, dann heißt es oft: „Ich brauche mindestens drei Wochen am Stück, sonst ist es keine Erholung.“ Aber muss der Betrieb dem zustimmen? Nein, das muss er nicht. In Deutschland hat der Gesetzgeber im Bundesurlaubsgesetz den Urlaubsanspruch für Angestellte auf 2-Wochen Urlaub am Stück begrenzt.

Dürfen Betriebe einen Urlaubsantrag ablehnen?

Betriebe können aus Sachgründen den Urlaubsantrag von Mitarbeitenden ablehnen. Der Urlaub kann z.B. abgelehnt werden, wenn in diesem Zeitraum zu viele Mitarbeiter*innen durch gleichzeitigen Urlaub ausfallen würden und der Betrieb damit erhebliche Einbußen hinnehmen müsste. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der größte Umsatz in der Feriensaison gemacht wird. In diesem Fall kann für diesen Zeitraum eine Urlaubssperre verhängt werden, damit genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Dürfen neue Mitarbeiter*innen auch Urlaub nehmen?

Ja, aber nur begrenzt. Es dauert insgesamt 6 Monate, bis neuen Angestellten der volle Jahresurlaub zusteht. In den ersten 6 Monaten, baut sich ihr Urlaubsanspruch auf. Im ersten Monat z.B. 2,5 Tage, im zweiten Monat 5 Tage usw. Erst nach 6 Monaten Wartezeit, haben Mitarbeitende Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub.

Erst krank, dann Urlaub oder oft krank im Urlaub?

Sicher, wer krank ist, der soll sich auskurieren und hat dann auch seinen Urlaub verdient. Es gibt aber auch Fälle, in denen es offensichtlich ist, dass sich Mitarbeitende ein paar zusätzliche Urlaubstage gönnen; Neudeutsch „leisure sickness“ oder die Freizeitkrankheit. Ganz machtlos sind Arbeitgeber*innen aber nicht. Zum einen kann eine schriftliche Krankmeldung, d.h. der Gang zum Arzt, von Mitarbeitenden verlangt werden und zum anderen können Betriebe die Rechtmäßigkeit der Krankmeldung vom Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) prüfen lassen.

Unbezahlter Urlaub für Mitarbeitende, ist das rechtens?

Im Gegensatz zu dem Erholungsurlaub, gibt es im deutschen Recht keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub für Mitarbeitende. Kommen Angestellte mit diesem Wunsch auf Arbeitgeber*innen zu, dann steht es Betrieben frei, diesen zu genehmigen oder abzulehnen. Ausnahmen sind hier nur bei plötzlichen Erkrankungen oder Unfällen von Familienmitgliedern, unerwartete Notsituationen (z.B. Brand) oder bei Ausübung bestimmter Ehrenämter (z.B. freiwillige Feuerwehr) vorgesehen.

Für Betriebe ist es außerdem wichtig zu wissen, dass unbezahlter Urlaub den regulären Urlaubsanspruch verringert. Nehmen Angestellte z.B. einen Monat unbezahlter Urlaub, dann verringert sich damit der Erholungsurlaub anteilmäßig.

Was passiert mit Urlaub aus vorherigen Jahren?

Bis zum Urteil des EuGH am 06. November 2018 war es üblich, dass Urlaub, der im aktuellen Jahr nicht genommen wurde, automatisch verfällt. Diese Praxis wurde durch das Urteil gekippt. Jetzt müssen Betriebe nachweisen, dass Mitarbeitende explizit darüber informiert wurden, dass Urlaub verfällt, sofern er nicht bis Ende des Jahres oder zu einem im Arbeitsvertrag festgelegten Zeitpunkt, genommen wurde. Eine klare Regelung im Arbeitsvertrag ist daher eine wichtige Empfehlung für alle Betriebe.

Urlaub wenn es in den Betriebsablauf passt

Beim Urlaub sind Betriebe nicht komplett den Wünschen der Angestellten ausgeliefert. Arbeitgeber*innen können für Mitarbeitende auch Zwangsurlaub anweisen, sofern die Gründe in der betrieblichen Organisation, den technischen Arbeitsabläufen, der Auftragslage oder ähnlichen Umständen liegen. Wichtig ist aber: Zwangsurlaub muss früh, am besten Anfang des Jahres, angekündigt werden. Eine kurzfristige Anordnung von Zwangsurlaub ist nicht erlaubt. Und, nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts dürfen max. 3/5 des Erholungsurlaubs vom Betrieb als Zwangsurlaub verplant werden. Bei 30 Tagen sind das 18 Tage.

Fazit

Mitarbeiter*innen haben selbstverständlich Anspruch auf Erholungsurlaub. Das hilft nicht nur den Angestellten, sondern auch dem Betrieb, denn nur erholte Mitarbeitende liefern auch gute Ergebnisse. Aber nicht jedem Urlaubswunsch muss entsprochen werden, denn auch Betriebe haben einen berechtigten Anspruch darauf, dass Mitarbeitende die Arbeitsleistung erbringen, für die sie bezahlt werden.

Ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, hilft den Urlaubsanspruch, sowie den genommenen Urlaub und Resturlaub von Mitarbeitenden im Blick zu behalten und den Urlaub in den einzelnen Teams und Abteilungen zu planen. Außerdem können Betriebe rechtzeitig erkennen, wenn sich Resturlaub anhäuft oder Mitarbeitende oft die Freizeitkrankheit haben.

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