Ab August gelten neue Regeln für Arbeitsverträge

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Für neue Arbeitsverträge sind ab dem 01. August 2022 noch mehr Anforderungen zu berücksichtigen. Das erhöht den Aufwand für Neuverträge, kann aber auch bei Altverträgen zusätzliche Arbeit verursachen.

Grund ist die Umsetzung der EU-Richtlinie (2019/1152) über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, die bis zum 01. August 2022 in nationales Recht umgesetzt sein muss. Die Bundesregierung hat dazu im März einen Gesetzesentwurf vorgelegt.

Neue Arbeitsverträge

Kern des Gesetzesentwurfs ist, dass Arbeitnehmer*innen besser und umfänglicher als bisher über ihre Rechten und Pflichten der Arbeit vor einer möglichen Anstellung informiert werden.

So müssen nach dem neuen Gesetzesentwurf ab August zusätzlich folgende Punkte im Arbeitsvertrag geregelt sein:

  • Genaue Regelung zum Arbeitsort, auch dem von mobiler Arbeit.
  • Genaue Regelung zur Arbeitszeit, z.B. Rahmenzeiten, Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten
  • Zusammensetzung des Entgelts, z.B. Stundenlohn/Gehalt, Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen jeweils mit Fälligkeit sowie Art der Auszahlung.
  • Bei Schichtarbeit, das Schichtsystem und Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Dauer der Probezeit und Kündigungsfristen

Das führt zu einem erhöhten Bürokratieaufwand, da Vorlagen für neue Arbeitsverträge umfänglich anzupassen sind. Es führt aber auch zu einer erheblichen Einschränkung des Weisungsrechts für Arbeitgeber*innen, wie es in der Gewerbeordnung (§ 106 GewO) definiert ist.

Gerade bei der Festlegung des Arbeitsorts und der Arbeitszeiten werden Betriebe sich in Zukunft genau überlegen müssen, wie der Arbeitsvertrag gestaltet sein muss.

Dies betrifft vor allem Mitarbeitende die mobil arbeiten dürfen. Zum Schutz der Arbeitnehmer*innen müssen Arbeitszeiten und Ruhezeiten, und speziell für mobile Arbeit auch die Erreichbarkeit, im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Teilzeitverträge

Auch bei Teilzeitverträgen gibt es für Unternehmen tiefgreifende Änderungen. Bei sog. Abrufverträgen oder Null-Stunden-Verträgen, müssen die möglichen Arbeitstage, sowie die Zeitfenster, in denen Arbeitnehmer*innen aufgefordert werden können zu arbeiten und auch Mindestankündigungsfristen schriftlich im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Und wichtig: Mündliche Arbeitsverträge sind nicht mehr zulässig. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) schätzt die Zahl der mündlichen Arbeitsverträge auf immerhin 10 Prozent in Deutschland. Dies gilt ab August auch für Kurzzeitverträge, die vorher zumeist mündlich geschlossen wurden.

Befristete Arbeitsverträge

Sind Arbeitnehmer*innen nur befristet im Unternehmen angestellt, können sie einen schriftlichen Antrag zur unbefristeten Übernahme in den Betrieb stellen. Dieser Antrag muss zukünftig vom Unternehmen nicht nur schriftlich beantwortet, sondern auch begründet werden. Dies trifft vor allem bei einer Nicht-Übernahme durch den Betrieb zu. Hier zeigt sich das Ziel der EU, Arbeitnehmer*innen verstärkt in unbefristete Arbeitsverhältnisse zu überführen.

Änderung bei Kündigungen

Auch im Fall einer Kündigung erhalten Angestellte neue Rechte. Unternehmen sind ab August verpflichtet, Kündigungen schriftlich zu begründen. Eine ordentliche Kündigung muss außerdem die Kündigungsfrist beinhalten, auf die sich der/die Arbeitgeber*in beruft.  Zudem müssen Arbeitnehmer*innen auf die Drei-Wochen-Frist zur Einreichung einer Kündigungsschutzklage nach § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) hingewiesen werden.

Bestehende Arbeitsverträge

Die gute Nachricht zuerst. Für Betriebe gibt es bei Altverträgen erst einmal keine Notwendigkeit diese anzupassen. Im Gegenzug erhalten Angestellte aber die Möglichkeit eine Anpassung des bestehenden Arbeitsvertrags zu verlangen. In diesem Fall ist der Arbeitsvertrag innerhalb einer Frist von 7 Tagen durch Arbeitgeber*innen anzupassen und dem oder der Arbeitnehmer*in auszuhändigen.

Strafen bei Nicht-Einhaltung

Halten sich Unternehmen ab August nicht oder nicht vollständig an die neuen Vorschriften, wird dies im Regierungsentwurf als Ordnungswidrigkeit ausgelegt. Ordnungswidrigkeiten können mit Geldbußen von bis zu 2.000, – Euro bestraft werden. In jedem Fall also ein guter Grund, sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen.

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Was bringt die Zukunft in Sachen Zeiterfassung?

Wir hatten heute die Gelegenheit zu einem fiktiven Interview mit Herrn Gerhard Stephan, dem Geschäftsführer der TimePunch KG, zum Thema Zeiterfassung.

Redaktion: Herr Stephan, wir freuen uns, dass wir uns heute mit Ihnen treffen konnten.

Hr. Stephan: Es ist mir auch eine Freude.

Redaktion: Sie hatten 2012 die TimePunch KG gegründet. Wie kommt man auf die Idee für eine Zeiterfassungs-Lösung?

Hr. Stephan: Die Idee kam mir nicht 2012. Vielmehr ist es so, dass ich schon immer die Notwendigkeit zur Zeiterfassung hatte. Seit 2003 arbeitete ich als Freiberuflicher Informatiker bei verschiedenen Unternehmen und musste dort meine Arbeitszeit zum Zweck der Rechnungstellung und dem Nachweis den Kunden gegenüber aufschreiben. Von daher hatte ich mich schon immer mit diesem Thema auseinandergesetzt.

Redaktion: Dann war der Schritt TimePunch zu gründen, nur die konsequente Weiterentwicklung für Sie?

Hr. Stephan: Ja, so könnte man das sagen. Das Aufschreiben der Stunden mit Excel war mir zu ungenau und so entwickelte ich die erste Version der Zeiterfassung TimePunch schon 2003 – erst einmal nur für mich. Ich veröffentlichte die Version bei verschiedenen Shareware-Portalen. Das machte man damals noch so. Die Reaktion war daraufhin so positiv, dass ich anfing die Software nebenbei zu vermarkten. Irgendwann blieb 2012, mit erscheinen der Version 2.0 von TimePunch, nur der Weg zum Notar und der Gründung der TimePunch KG.

Redaktion: Wie ging es dann weiter?

Hr. Stephan: Ich möchte jetzt nicht auf jede Einzelheit eingehen, das würde zu weit führen. Aber um es abzukürzen, 2015 haben wir mit Datafox einen starken Partner für die Hardware gefunden und konnten dann auch klassische Zeiterfassungs-Lösungen mit Hardware-Terminals anbieten. Ende 2016 sind wir dann in unser jetziges Büro in Lampertheim umgezogen. Dort konnten wir auch die ersten Mitarbeitenden beschäftigen und unser Angebot weiter ausbauen. Das gab der Software einen Schub, da ich nicht mehr alle Aufgaben allein stemmen musste. Seit 2020 bieten wir unseren Kunden auch eine Cloud-Lösung an.

Redaktion: Wo liegt heute der Schwerpunkt?

Hr. Stephan: Ganz aktuell sind wir dieses Jahr mit einem großen Umbau der Software beschäftigt. Aber dazu muss ich kurz ausholen. Letztes Jahr wurde TimePunch als Bestes Zeiterfassungs-System für KMU von trusted.de gekürt. Ein Makel, der dennoch festgestellt wurde, war, dass die Software etwas antiquiert aussähe und so langsam in die Jahre gekommen sei. Hier muss ich den Testern leider recht geben. Aus diesem Grund sind wir aktuell dabei, für TimePunch 5.0 die Oberfläche komplett neu zu gestalten und ins Jahr 2022 zu befördern. Das wird TimePunch wieder einen großen Schub geben.

Redaktion: Welche Kunden möchten Sie damit ansprechen? Wer sollte sich für TimePunch entscheiden?

Hr. Stephan: Auch hier entwickeln wir uns weiter. Am Anfang war TimePunch, wie bereits erwähnt, eher für Freiberufler und Selbständige ausgelegt. Inzwischen hat sich das aber komplett gewandelt. Wir haben Kunden, die 100, 200 und mehr Mitarbeitende beschäftigen. D.h. die Software hat andere Herausforderungen zu managen als noch vor 10 Jahren. Inzwischen ist TimePunch mehr als eine reine Zeiterfassung. Vor allem die Anbindung an Lohnabrechnungssysteme wie DATEV und Lexware sind wichtig, aber auch die digitale Personalakte und Workflows für Urlaub und Überstundenabbau, sowie durch Corona natürlich auch das Thema Kurzarbeit.

Aber um auf Ihre Frage zurückzukommen. Mit TimePunch möchten wir mittelständige Betriebe ansprechen, die die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung nutzen möchten. Hier helfen wir individuell; und begleiten den Prozess von der Planung bis hin zur Anbindung an die bestehenden internen IT-Systeme des Kunden. Wir erarbeiten in Workshops, mit unseren Kunden, die optimale Konfiguration und schulen die HR-Mitarbeiter*innen.

Redaktion: Das hört sich aber teuer an.

Hr. Stephan: Das kommt immer darauf an, mit dem wem man uns vergleicht. Sicher können wir preislich nicht mit sehr günstigen Systemen aus verschiedenen Online-Shops mithalten, aber das müssen und wollen wir auch nicht. Beim ernsthaften Vergleich mit anderen Systemen, die einen ähnlichen Fokus haben, liegen wir preislich im Mittelfeld. Unser Alleinstellungsmerkmal liegt auf dem Engagement für unsere Kunden. Hier möchten wir besten Service liefern. Und unsere Kunden bestätigen das immer wieder. Das sieht man an den sehr guten Google Bewertungen und auch an den Auszeichnungen für die Software.

Redaktion: Was sind die mittelfristigen Herausforderungen?

Hr. Stephan: Kunden suchen nicht nur eine Zeiterfassung, sondern Digitalisierung für ihr Unternehmen. Genau diesen Service möchten wir bieten. Aus diesem Grund arbeiten wir auch mit anderen Unternehmen zusammen, um unseren Service weiter zu verbessern. Ganz aktuell ist hier zum Beispiel SATLOG zu nennen. SATLOG bietet eine Software zur Tourenplanung für Logistik Unternehmen an. Startet der Fahrer morgens die Software aus dem LKW, wird direkt auch die Zeiterfassung mit TimePunch gestartet. So können sogar die Fahrtzeiten, den einzelnen Baustellen zugeordnet werden.

Redaktion: Das ist spannend. Vielen Dank für die Einblicke Herr Stephan.

Hr. Stephan: Sehr gerne.

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Was passiert, wenn Stundenaufzeichnungen fehlen?

Eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung existiert in Deutschland aktuell noch nicht. Allerdings sieht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Verpflichtung zur Stundenaufzeichnung in folgenden Fällen vor.

Zeiterfassung ist Pflicht bei:

  • Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn
  • Einführung von Kurzarbeit im Betrieb
  • Flexibler Arbeitszeit, zum Nachweis der Überstunden

Mit welchen Konsequenzen müssen Arbeitgebende rechnen, wenn sie in diesen Fällen der Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen?

Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn

Je nachdem, um welche Beschäftigung es sich handelt, ist der Zoll die erste Prüfinstanz in Sachen Stundenaufzeichnung und Zeiterfassung. Gerade bei dem ersten Punkt, der Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohnsektor, führt der Zoll regelmäßige Betriebsprüfungen durch.

Im Niedriglohn sind Mitarbeitende, die weniger als zwei drittel des Medianbruttoverdienstes verdienen. Im April 2018 lag die Niedriglohngrenze bei einem Bruttoverdienst von 11,05 EUR pro Stunde.

Es müssen Beginn und Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden. Diese Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung, erfolgten Kalendertag erfolgt sein.

Sofern bei einer Prüfung durch den Zoll die Stundenaufzeichnungen fehlen, können Geldbußen bis zu 30.000 € verhängt werden. Betriebe, die wegen eines Verstoßes gegen das MiLoG oder das AEntG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt wurden, können zeitweise von der Teilnahme am Wettbewerb um öffentliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge ausgeschlossen werden.

Bezug von Kurzarbeitsgeld

Während des Bezuges von Kurzarbeitergeld müssen Stundennachweise mit Angaben der Arbeits- und Ausfallstunden geführt werden. Die Führung von Zeitnachweisen ist für die Berechnung des KuG-Erstattung Voraussetzung.

Fehlt die Stundenaufzeichnung dann müssen eventuell erhaltene Beträge und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge vollständig zurückgezahlt werden. Die Bundesagentur für Arbeit prüft spätestens bei der Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld, ob entsprechende Nachweise vorliegen.

Geprüft werden Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto, Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung), Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge sowie Urlaubspläne oder Urlaubslisten.

Streitigkeiten bei Überstundenvergütung

Wenn Mitarbeitende regelmäßig Überstunden leisten, dann steht ihnen eine Überstundenvergütung oder ein Freizeitausgleich zu. In vielen Unternehmen werden Überstunden auf Zuruf notiert und ebenso abgefeiert.

Kommt es zum Streit, fehlen aber oft Stundennachweise, meist zum Nachteil der Betriebe. Sofern dann eine allgemeine Zeiterfassung im Unternehmen fehlt, kann die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden nicht nachgewiesen werden. Angestellte können dann sogar mit handschriftlichen Notizen den Nachweis über die geleisteten Überstunden erbringen.

Sind Überstunden in den Arbeitsverträgen nicht ausgeschlossen, werden die Überstunden gebilligt, bzw. geduldet reklamiert und müssen daher ausgeglichen, bzw. vergütet werden.

Stundennachweise müssen in Deutschland mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. §16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Wie sollte aufgezeichnet werden?

Natürlich hilft ein elektronisches Zeiterfassungs-System, wie TimePunch, die Stunden einfach und übersichtlich zu erfassen, es ist aber nicht zwingend notwendig. Auch eine manuelle Zeiterfassung z.B. via Excel-Datei ist zulässig.  Zu diesem Zweck haben wir eine Excel-Vorlage entwickelt, mit dem die Stunden einfach aufgeschrieben werden können.

Download: https://www.timepunch.de/resources/Zeiterfassung_Vorlage_2022_v1.xlsx

Ein späterer Wechsel auf ein professionelles Zeiterfassung-System ist selbstverständlich immer möglich.

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Dienstleistungsvertrag oder schon Arbeitnehmerüberlassung – ein schmaler Grat

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Betriebe suchen Unterstützung bei eigener Personalknappheit. Andere Betriebe sind bestrebt, eine möglichst hohe Auslastung ihrer Mitarbeiter*innen zu erreichen. Eine win-win Situation. Doch Vorsicht:  Was ist ein Dienstleistungsvertrag und wo beginnt die Arbeitnehmerüberlassung?

Wenn ein Unternehmen eine Dienstleistung, z.B. die Reinigung von Toiletten, im Auftrag übernimmt, dann schließt es einen Vertrag mit dem auftraggebenden Unternehmen ab. Das Dienstleistungsunternehmen ist in diesem Fall dafür verantwortlich, dass die Toiletten in einem vorher vereinbarten Zustand vorzufinden sind.

Bei einer Arbeitnehmerüberlassung ist die Tätigkeit, im Beispiel das Reinigen der Toiletten, die gleiche. Die vertragliche Ausgestaltung und die Zuständigkeiten sind aber unterschiedlich. Hier trägt das auftraggebende Unternehmen die Verantwortung und es bestimmt wann und wo, welche Toiletten gereinigt werden und welche Putzmittel zum Einsatz kommen. Ein klare Arbeitnehmerüberlassung.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags kann das Dienstleistungsunternehmen selbst bestimmen, wie, wann und von wem die Toiletten gereinigt werden. Es hat die alleinige Verantwortung für die korrekte Ausführung der Dienstleistung. Das auftraggebende Unternehmen muss und darf sich um solche Angelegenheiten nicht kümmern. Allein die vereinbarte Qualität und der Abgabezeitpunkt müssen eingehalten werden.

Um herauszufinden, ob eine Dienstleistung im Sinn eines Dienstleistungsvertrags oder doch besser einer Arbeitnehmerüberlassung, kurz ANÜ, durchzuführen ist, gilt folgendes.

Unterscheidung Dienstleistungsvertrag und Arbeitnehmerüberlassung

Handelt es sich bei der Dienstleistung um das Kerngeschäft des Auftraggebers, dann ist es mit großer Wahrscheinlichkeit eine Arbeitnehmerüberlassung. Das auftraggebende Unternehmen will in diesem Fall die Zügel nicht aus der Hand geben und bestimmt, wann und wie die Dienstleistung erbracht wird. Es hat damit das Weisungsrecht.

Handelt es sich bei der Dienstleistung nicht um das Kerngeschäft, sondern um eine Nebenleistung, dann kann diese Dienstleistung oft mit einem Dienstleistungsvertrag abgebildet werden. In diesen Fällen ist es dem auftraggebenden Unternehmen meist nur wichtig, dass die Arbeit erledigt wird. Wie und mit welchen Mitteln überlässt es dem durchführenden Betrieb – also dem Dienstleister.

Auswirkungen im Fall einer falschen Beauftragung

Wenn Dienstleister*innen mit Unternehmen Dienstleistungsverträge abschließen, die eigentlich Arbeitnehmerüberlassungen wären, dann nennt man das eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung.

Bei einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung ist das für den Dienstleistungsbetrieb zumindest eine Ordnungswidrigkeit die im Einzelfall mit bis zu 30.000€ geahndet wird. Noch schwerer trifft es aber den auftraggebenden Betrieb, der dann die Arbeitnehmer*innen fest einstellen muss, da es zu einem Arbeitsverhältnis kommt. Hier drohen hohe Nachzahlungen für die Sozialversicherung, der Renten- und Krankenkasse – Busgelder miteingeschlossen.

Auswirkung für die Zeiterfassung

Auch beim Thema Zeiterfassung und Arbeitsrecht spielt die Frage, ob Dienstleistungsvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung eine wichtige Rolle.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags ist eine Zeiterfassung für Betriebe wichtig, um festzustellen, wie viele Stunden die Arbeiter*innen für die Tätigkeit benötigt haben. Meistens wird diese Zeit dann auch eins zu eins vom Dienstleistungsunternehmen in Rechnung gestellt. Die Zeiterfassung kann dann zum Abgleich der Dienstleistung, gegenüber der in Rechnung gestellten Zeit, genutzt werden. Urlaub, Krankheit oder ähnliches werden nur als Abwesenheit, oder gar nicht dokumentiert.

Besser vorher prüfen und entsprechend handeln

Unternehmen sollten im Vorfeld prüfen, ob sich Tätigkeiten sinnvoll an Dienstleistungsbetriebe auslagern lassen. Wenn ja, dann gilt es zum Nachweis eine Zeiterfassung, ohne Urlaubsanträge oder Krankentagen zu führen. Auch Arbeitszeitmodelle und feste Arbeitszeiten sind zu vermeiden. Mit einem Zeiterfassungssystem, das dies unterstützt und dokumentiert, wird somit auch die Unabhängigkeit der Dienstleistung dokumentiert. Dies kann dem Vorwurf einer verdeckten Arbeitnehmer­überlassung vorbeugen.

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Wer braucht schon eine Zeiterfassung?

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Wir wollen doch keine Überwachung … Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden … Das bringt uns kein Geld … Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an …

Wenn Ihnen der ein oder andere Satz bekannt vorkommt, dann gehört Ihr Unternehmen zu der großen Mehrheit, die den Einsatz einer Zeiterfassung für sich ablehnt. Ist die Ablehnung aber gerechtfertigt?

Klar, die Anschaffung einer Zeiterfassung kostet zuerst einmal Geld. Sei es für die Hardware oder für die Software als Kauf oder in der Cloud. Aber das ist nur eine Seite der Medaille.

Wir wollen doch keine Überwachung

Ein Unternehmen, dass eine Zeiterfassung einsetzt, vermittelt den Mitarbeitenden in erster Linie Transparenz. Keine Mitarbeitende sind besser oder schlechter gestellt als der oder die anderen. Raucherpausen werden genauso erfasst, wie kurze Spaziergänge oder das Zuspätkommen nach der Kernarbeitszeit. Punkte, die ohne eine Zeiterfassung in vielen Betrieben einfach unter den Tisch fallen, zumindest beim Management. Kolleg*innen merken sich aber genau, wie oft jemand in Raucherpause ist oder 5 Minuten zu spät kommt. Das schafft auf Dauer Frust. Hier hilft eine transparente Zeiterfassung das Betriebsklima nachhaltig zu stärken.

Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden

In einem Unternehmen zu arbeiten, ist wie eine Beziehung zu führen. Wenn es gut läuft, dann braucht keine Partner*in einen Ehevertrag. Sobald Probleme auftauchen, hätte sich schon manche Partner*in einen solchen Vertrag gewünscht. Bei Mitarbeitenden ist es ähnlich. Solange alles läuft, werden Überstunden gemacht und nach Gutdünken abgefeiert. Nach einer Kündigung, vielleicht sogar einer Fristlosen, wird es meistens hässlich. Können Betriebe dann keine Zeiterfassung vorweisen, zählen im Zweifel sogar handschriftliche Notizen des Mitarbeitenden. Und auf die möchte sich vermutlich keine Arbeitgeber*in verlassen.

Das bringt uns kein Geld

Das Argument mag für manche Betriebe zutreffen. Aber eine Zeiterfassung kann bares Geld sparen. Denn sie sorgt dafür, dass Ruhepausen eingehalten werden. Bei einer Prüfung können fehlende Aufzeichnungen über Überstunden und Pausen teuer zu stehen kommen. Außerdem spart es Geld, da eine Zeiterfassung verhindern kann, dass Mitarbeitende Überstunden für sich reklamieren, die von Betrieben nicht geduldet werden. Dazu zählt beispielsweise der Kaffeeplausch mit Kollegen vor der eigentlichen Arbeit, oder die ausgiebige Dusche nach der Arbeit. Hier setzt eine Zeiterfassung klare Grenzen, indem sie Rahmenzeiten definiert, in der die Arbeit erbracht werden muss. Tätigkeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit müssen nicht entlohnt werden.

Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an

Es passiert oft. Man arbeitet den ganzen Tag und fragt sich am Ende, was hat man eigentlich getan? Die Arbeitszeit versickert in Zeitfallen. Mails werden gecheckt, Kund*innen und Mitarbeitende unterbrechen mit Anrufen die Arbeit, das Social Media Profil wird aktualisiert und Meetings werden überzogen. Durch den Einsatz einer Projektzeiterfassung, wie sie die TimePunch KG mit ihrem gleichnamigen Produkt anbietet, werden diese Zeitfresser sichtbar. Einmal erkannt, können Mitarbeitende und Betriebe daran arbeiten sie zu vermeiden. Eine Zeiterfassung fördert damit das organisierte Arbeiten und erhöht die Produktivität nachhaltig.

Fazit

Für manche Zeitgenoss*in mag eine Zeiterfassung antiquiert erscheinen. Bei näherer Betrachtung bietet sie aber Vorteile für Angestellte und Betriebe. Ein Blick auf die Anbieter lohnt sich daher. Besondere Qualität zeigt hier die Software TimePunch, die mit ihrer Arbeitszeit -und Projektzeiterfassung Maßstäbe setzt.

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Cloud oder nicht Cloud – am Beispiel einer Zeiterfassung

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Beim Thema Kaufen oder Mieten streiten sich bekanntlich die Geister. Der Artikel soll Entscheidungshilfe bieten und die Vor -und Nachteile objektiv zeigen.

IT ist schnelllebig und wird gefühlt immer schneller in den letzten Jahren. Gerade in der Software-Entwicklung und bei IT-Systemen müssen Betriebe ca. jedes 2. Jahr tief in die Tasche greifen, um noch Up-To-Date zu sein. Dabei geht es zum Beispiel um notwendige Software-Updates, den Ausbau der Hardware oder neue Anforderungen bei der IT-Sicherheit. Kurzum, wer selbst eine moderne IT-Infrastruktur betreiben will, muss dafür Geld aufbringen.

Das fängt bereits bei der Anschaffung an, denn ein Server ist kein Standard-PC. Für einen guten Server müssen Betriebe oft mehrere tausend Euro investieren. Sofern das Unternehmen keine eigene IT hat, kommt dann noch der Service-Techniker dazu, der den Server entsprechend einrichtet und vorbereitet. Auch das keine unerhebliche Investition.

Eine Cloud-Lösung ist da einfacher. Um die IT-Infrastruktur kümmert sich der Anbieter, und aufgrund der besseren Auslastung des Systems, werden die Unterhaltungskosten nicht von einem Kunden getragen, sondern von vielen.  Das spart effektiv Kosten.

Bei der Gegenüberstellung der Kosten müssen auch versteckte Kosten mitkalkuliert werden. Versteckte Kosten sind z.B. IT-Ausfälle, aufgrund von System-Updates und ähnlichem. Gerade diese Kosten, können den betrieb eigener IT-Systeme unrentabel machen. Als Überlegung: Was kostet es, wenn IT-Systeme Tage nicht erreichbar sind, weil der externe Service-Techniker keine Zeit hat und/oder die interne IT-Mitarbeiter*in im Urlaub ist? Je nach System, unbezahlbar. Cloud Anbieter hingegen garantieren meist eine sehr hohe Verfügbarkeit.

Ein Pluspunkt der eigenen IT-Infrastruktur ist aber die Datenhoheit. Da Cloud Systeme beim Systemanbieter laufen, besteht für Kunden zumeist keine Möglichkeit auf die Datenbank oder das IT-System direkt zuzugreifen. Hier muss der Kunde dem Anbieter vertrauen, dass die Daten nach aktuellem Stand der Technik vor fremden Zugriff geschützt sind. Ein wichtiger Hinweis: IT- Dienstleister sind verpflichtet einen AV-Vertrag anzubieten. Das ist ein Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Kunden. Hier ist geregelt, welche Vorkehrungen der IT-Dienstleister unternimmt, um die sensitiven Daten zu schützen und es ist geregelt, wer auf die Daten Zugriff hat.

Ein weiterer Punkt ist die Erreichbarkeit der IT-Systeme. Interne IT-Systeme sind per se erst einmal nicht von außen, sprich über das Internet erreichbar. Das ist zum einen gut für die Datensicherheit, zum anderen aber auch hinderlich, wenn es um Themen wie Home-Office und Vereinbarkeit von Familie und Beruf geht. Eine Öffnung des Servers nach außen, ist dabei nicht unmöglich, aber sollte von geschultem Personal oder einen erfahrenen Techniker durchgeführt werden. Sonst droht der Server zum Einfalltor für Kriminelle zu werden. Bei Cloud Angeboten hat man diesen Service frei Haus dazu.

Als letzter wichtiger Punkt, ist wie im ersten Absatz schon erwähnt, die Aktualität der Software und des Systems ein Thema. Im Fall der Kaufsoftware erwirbt man zumeist, den zum Zeitpunkt des Kaufs, aktuellen Stand der Software. Schon Tage später kann dieser Stand aber veraltet sein. D.h. die Software muss aktualisiert oder im Schnitt alle zwei Jahre neu gekauft werden. Cloud-Anbieter garantieren die Aktualität und stellen somit sicher, dass Kunden die neuesten Features nutzen können und eventuelle Sicherheitslücken zeitnah geschlossen werden.

Als Beispiel möchte ich hier unsere Zeiterfassung TimePunch nennen. TimePunch hat eine Release-Zyklus von drei Monaten für die Nebenversion und zweieinhalb Jahre für die Hauptversion. Somit stehen kleinere Funktionsupdates oder Sicherheitspatches alle drei Monate zur Verfügung, weitreichende Änderungen – die bezahlt werden müssen – nach 2,5 Jahren.

Doch lange nicht alle Kunden nutzen die Möglichkeit der Updates und/oder Upgrades. 26% der TimePunch-Nutzer sind auf einem Stand vor 2 Jahren und 10% nutzen noch eine Version, die bereits seit knapp 5 Jahren keine Updates mehr erhält. Das ist fahrlässig.

Dabei wäre ein Umstieg in die Cloud eine gute Alternative. Die Daten können zumeist ohne Probleme in die Cloud übertragen werden. Zudem haben Kunden Zugriff auf die aktuelle Version der Software.

Aus der Praxis zeigt sich dabei, dass Cloud-Kunden viel weniger Support benötigen als Kunden, welche die Kaufversion besitzen. Das liegt vor allem daran, dass die komplette Wartung der kundenspezifischen IT-Systeme entfällt. Dieser Punkt liegt bei einer Cloud-Lösung schlicht nicht im Bereich des Kunden, sondern beim IT-Dienstleister. Zum anderen werden aber auch fachliche Fragen und Probleme reduziert, da Probleme – über die Kunden stolpern können – meistens schon in einer aktuellen Version behoben wurden und daher nicht mehr auftreten.

All diese Punkte sprechen für eine Cloud-Lösung.

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Eine Zeiterfassung muss her – was ist jetzt zu beachten?

Endlich hat man sich dazu durchgerungen eine Zeiterfassungs-Lösung zu erwerben, dann kommt schon die nächste Herausforderung:
Auf was muss man dabei achten?

Zeiterfassungssysteme gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Eine Google Suche bringt mehr als 168.000 Ergebnisse zurück. Allein das zeigt, wie schwer es ist ein geeignetes System zu finden. Dieser Artikel soll helfen, das richtige System zu finden.

Wie viele Mitarbeiter und wie soll überhaupt erfasst werden?

Die offensichtlichste Frage: Wie viele Mitarbeiter sollen die Zeiterfassung nutzen? Da die meisten Anbieter auf Lizenzbasis arbeiten, ist eine genaue Vorstellung darüber von großer Bedeutung für den späteren Kauf -oder Mietpreis.

Als zweites sollte geklärt werden, wie die Zeit erfasst werden soll. Auch hier existieren meist mehrere Möglichkeiten. Klassisch über ein Zeiterfassungs-Terminal das z.B. am Eingang des Betriebs angebracht wird, am eigenen PC oder auch Online über das Smartphone? Meistens ist auch eine Kombination der verschiedenen Erfassungswege möglich.

Und wichtig ist auch, wie viele Mitarbeiter die Verwaltung der Arbeitszeiten übernehmen sollen. Viele Arbeitgeber*innen denken da spontan an den einen! Mitarbeiter der im Büro die Abrechnung macht. Aber was ist, wenn er oder sie krank wird? Und möchten Sie als Chef*in nicht auch die Zeiten der Beschäftigten im Blick haben? Dann wären es schon drei. Und wichtig: In größeren Betrieben kann die Pflege der Arbeitszeiten, also das Nachtragen von vergessenen An -oder Abmeldungen, auch gerne der Vorarbeiter oder Teamleiter übernehmen.

Die Stempeluhr wird digital. Was gibt es hier zu beachten?

Wenn man sich dafür entscheidet, ein klassisches Zeiterfassungsterminal zu erwerben, dann sollte man sich die Frage stellen, wo das Terminal angebracht werden soll. Im Büro genügt ein einfaches Terminal, in der Werkstatt sollte es zumindest staubgeschützt sein. Gerade Logistik-Unternehmen hängen das Zeiterfassungs-Terminal aber auch gerne vor die Eingangstür des Bürogebäudes, damit die Fahrer schon ein -und ausstempeln können, bevor die Büromitarbeiter*innen die Arbeit beginnen. Hier sollte das Terminal dann auch vor Regenfällen mit Schutzart IP65 ausgestattet sein.

Die zweite wichtige Frage: Liegt an der Stelle, an dem das Terminal angebracht werden soll, ein Netzwerkkabel? Wenn nein, dann geht der Anschluss eventuell über WLAN. Wenn auch das nicht funktioniert, dann bleibt nur die Mobilfunk Variante. Dabei wird in das Zeiterfassungs-Terminal eine SIM-Karte verbaut. Das Terminal sendet die Buchungen dann über das Mobilfunknetzwerk. Hierfür genügt zumeist der einfachste Mobilfunkvertrag, da der Datenverbrauch bei Kommen/Gehen Buchungen gering ist.

Aber auch im einfachsten Fall, dass ein Netzwerkkabel verlegt ist, braucht das Terminal zumindest noch Strom. Um ein unschönes Stromkabel zu vermeiden, können Terminals zumeist auch mit PoE (Power over Ethernet) erworben werden. Der Strom wird dabei direkt über das Netzwerkkabel geliefert – das Stromkabel entfällt. Spätestens hier sollte die interne oder externe IT mit eingebunden werden, um die verschiedenen Möglichkeiten abzuklären.

Die Richtung ist gesetzt, jetzt geht es ans Eingemachte

Wer bis hierhin gekommen ist, hat es schon fast geschafft. Aber der wichtigste Teil kommt jetzt trotzdem noch. Eine Zeiterfassung steht meistens nicht für sich allein. Denn eine Arbeitserleichterung wird eine Zeiterfassung nur, wenn sie an die bereits existierenden Systeme angebunden werden kann.

Zeiterfassungs-Systeme sind klassischerweise Zuliefersysteme für Lohn -und Gehaltsabrechnungen wie Datev, Lexware oder andere. Wichtig ist also, dass das ausgewählte Zeiterfassungs-System diesen Export auch unterstützt. Wenn die Lohn -und Gehaltsabrechnung nicht im Betrieb selbst stattfindet, dann sollte ebenfalls der Steuerberater oder das Steuerbüro hinzugezogen werden, um das genutzte Lohnbuchhaltungs-System in Erfahrung zu bringen.

Auf der anderen Seite kann eine Zeiterfassung auch sehr gut mit einer Zutrittskontrolle kombiniert werden. Da eine Zutrittskontrolle aber einen hohen Sicherheitsstandard der Schlüsselkarten/Anhänger erfordert, ist es gut, sich darüber vor einer Anschaffung der Zeiterfassung Gedanken zu machen. Ein Nachträgliches umrüsten der Terminals ist entweder teuer oder vielleicht sogar, je nach Anbieter, gar nicht mehr möglich.

Weiterhin besteht bei vielen Systemen die Möglichkeit Urlaubsanträge digital abzubilden. Solche Workflows erleichtern die Verwaltung, indem das manuelle Übertragen der Urlaube wegfällt und Papier reduziert wird.

Weitere Fragen zur Funktionalität sind z.B.: Schichtbetrieb ja/nein, Übernacht-Erfassung ja/nein, Auftragserfassung ja/nein, Verschiedene Berechtigungen für Vorgesetzte und Teamleiter ja/nein, Buchung von Abwesenheiten wie Krankheit usw. Je detaillierter und klarer die Vorstellungen über die benötigte Funktionalität sind, desto besser und fundierter kann eine Entscheidung getroffen werden.

Kaufen oder Mieten

Sind die Fragen der Funktionalität geklärt, dann stellt sich die Frage, soll das System gekauft und auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert werden, oder kommt auch eine Cloud-Lösung infrage?

Beides hat Vor -und Nachteile und füllt gut und gerne einen eigenen Artikel. Festzustellen ist aber, dass durch die geringeren Einstiegskosten, die meist nur die benötigte Hardware umfasst, der Trend klar zur Cloud Variante geht. Für die Kauflösung spricht die Datenhoheit über die erfassten personenbezogenen Daten. Die Frage der Datenhoheit, kann in einigen Betrieben entscheidend sein.

Unterstützung nach dem Kauf

Zeiterfassungs-Systeme sind komplexe IT-Systeme, die zumeist ohne eine gute Einführung und Nachbetreuung nach dem Kauf, Kopfschmerzen bereiten. Wichtig ist daher auch, dass der Zeiterfassungs-Anbieter umfassenden Service nach dem Kauf anbietet. Dazu gehören zum Beispiel Einführungsschulungen oder Workshops, die helfen, das erworbene Systeme sinnvoll einzusetzen.

Fazit

Sich vor dem Kauf genau zu informieren, hilft das richtige System zu finden. Zu oft ist es schon vorgekommen, dass sich Betriebe vorschnell für einen günstigen Anbieter entscheiden, nur um dann festzustellen, dass die benötigte Funktionalität nicht abgedeckt wird.

Aus diesem Grund haben wir einen Fragebogen erstellt, den Sie kostenlos nutzen können, um Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen anzufragen. Hier geht’s zum Download: https://timepunch.de/resources/Fragebogen_Zeiterfassung.pdf

Nutzen Sie die Möglichkeit, und senden Sie den Fragebogen auch zu uns, der TimePunch KG.
Wir scheuen keinen Vergleich und erstellen Ihnen gerne ein Angebot für Ihr zukünftiges Zeiterfassungssystem.

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Neuer Mindestlohn ab Oktober – die bisher größte Steigerung

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Ab Oktober wird der Mindestlohn auf 12€ angehoben. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns.  

2015 startete der Mindestlohn mit 8,50 €. Seitdem wurde er in regelmäßigen Abständen, nach Empfehlung der Mindestlohnkommission, durch die jeweilige Bundesregierung angepasst. Seit Beginn beträgt die Grenze für eine geringfügige Beschäftigung 450 Euro monatlich.

Und genau hier liegt das Problem mit der starren Grenze von 450 € im Monat. Je mehr der Mindestlohn anwächst, desto geringer ist die maximale monatliche Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte. Lag die maximale monatliche Arbeitszeit zu Anfang noch bei knapp 53 Std mit einem Mindestlohn von 8,50 €, so würde sie ohne Anpassung in diesem Bereich im Oktober 2022, bei einem Mindestlohn von 12 €, auf 37,5 Std. sinken. Das wiederum führt zu Mehraufwänden bei Arbeitgeber*innen, die entweder die Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten kürzen oder Mitarbeiter*innen in den weniger attraktiven Übergangsbereich mit höheren Sozialabgaben übernehmen müssten.

Keine starre Gehaltsgrenze, sondern eine Begrenzung der Arbeitszeit

Genau hier setzt die Bundesregierung mit ihrer Neuregelung an. Statt der Gehaltsgrenze von 450,- € wird die wöchentliche Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten auf 10 Std. in der Woche begrenzt. Durch diese Umkehr der Berechnungslogik ergibt sich ab Oktober 2022 folgende Formel für den max. Bruttolohn für Geringfügige Beschäftigte:

10 Wochenstunden * (52/12) (durchschnittliche Wochen im Monat) * 12 € Mindestlohn = 520 €
oder gekürzt: 12 € Mindestlohn * 130 / 3 = 520 €

Wie soll das kontrolliert werden?

Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.

Eine Dokumentation der Arbeitszeit ist im Bereich des Mindestlohnsektors Pflicht. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine elektronische Zeiterfassung.

Dürfen die 10 Std. pro Woche überschritten werden?

In Ausnahmefällen sieht das Gesetz des BMAS auch Ausnahmen für die 10 Std. Regelung vor. Dabei werden aber enge Grenzen gesetzt.

  1. Der Beschäftigte darf nur in zwei Monaten pro Jahr die zulässige max. Arbeitszeit der geringfügigen Beschäftigung von 43:20 Std. überschreiten.
  2. Das jährliche Einkommen darf das 14fache der Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten. Einmalzahlungen, z.B. Weihnachtsgeld oder Prämie sind damit zulässig, solange diese Grenze nicht überschritten wird.

Wenn einer der beiden Punkte zutrifft, liegt ein möglicher Missbrauch der geringfügigen Beschäftigung vor und Arbeitgeber*innen müssen bei einer Prüfung mit einer Statusänderung des Beschäftigungsverhältnisses und Nachzahlungen rechnen.

Die Investition in eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld

Trotz der einmaligen Kosten für ein Zeiterfassungs-System wie TimePunch, sparen Arbeitgeber*innen durch die Einführung einer Zeiterfassung auch bares Geld.

Zum einen können Lohn -und Gehaltsabrechnungen per Knopfdruck berechnet und an den Steuerberater übermittelt werden. Zum anderen erhalten Betriebe eine Übersicht über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und können so direkt prüfen, ob geringfügig Beschäftigte mehr als die zulässigen 10 Stunden pro Woche arbeiten. Dies schützt vor Strafzahlungen im Falle einer Prüfung durch den Zoll.

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Mehrarbeit, Überstunden und Zeiterfassung

Quelle: https://unsplash.com/photos/NSFG5sJYZgQ

Laut einer Studie von Gehalt.de arbeitete 2021 jede(r) Beschäftigte rund 3 Stunden mehr pro Woche, als er laut Arbeitsvertrag müsste. Von diesen drei Stunden wurden aber nur ca. eine Stunde pro Woche als Überstunden mit Gehalt oder Freizeit ausgeglichen. Da stellt sich die Frage, wie kann das sein?

Keine Pflicht zur Vergütung von Mehrarbeit

Der Grund hierfür liegt im Arbeitszeitgesetz. Eine gesetzliche Pflicht Mehrarbeit zu vergüten, gibt es in Deutschland nicht. Wenn Beschäftigte also ohne explizite Anordnung oder Anweisung länger arbeiten, dann müssen Arbeitgeber*innen diese Zeit nicht zwingend ausgleichen.

Dies gilt vor allem dann, wenn Beschäftigten nachgewiesen werden kann, dass sie nur länger am Arbeitsplatz bleiben, um durch die Mehrarbeit eine höhere Vergütung zu erlangen. Beispielsweise, weil sie unangemessen lang nach der Arbeit duschen und sich erst danach an der Zeiterfassung abmelden. Oder nach dem Einstempeln erst noch eine halbe Stunde frühstücken, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Dies ist Mehrarbeit die nicht ausgezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss.

Mehrarbeit stillschweigend akzeptieren

Ein anderer Fall liegt vor, wenn Mitarbeitende regelmäßig länger, als vertraglich vereinbart, für das Unternehmen arbeiten und diese Arbeit vom Arbeitgeber akzeptiert wird. In diesem Fall greift §616 BGB, der davon ausgeht, dass eine stillschweigende Vereinbarung vorliegt, wenn das Ergebnis der Arbeit den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.

Arbeitgeber müssen diese Mehrarbeit noch nicht einmal explizit einfordern. Das Akzeptieren der Arbeitsergebnisse genügt für diesen Fall.

Klare Regeln definieren

Dem können Arbeitgeber*innen vorbeugen, indem sie die Umstände, die zur Vergütung der Überstunden führen, klar im Arbeitsvertrag regeln.

Möglich und zulässig ist es z.B. zu definieren, dass eine gewisse Zahl an Mehrarbeitsstunden mit dem Gehalt abgegolten ist.  Die Rechtsprechung definiert hier keine klaren Grenzen. Die Praxis zeigt jedoch, dass 10% bis 15% monatliche Arbeitszeit durchaus üblich sind. Im Schnitt also ungefähr 20 Stunden im Monat.  

Aber Vorsicht: Sofern die bestehenden Arbeitsverträge eine unbezahlte Mehrarbeit nicht bereits enthalten, kann eine Einführung von 20 Stunden unbezahlter Mehrarbeit, den Betriebsfrieden erheblich stören.

Daher unser Pro Tipp: Eine weniger drastische Möglichkeit ist es eine Übergangszeit von einer halben Stunde vor Arbeitsbeginn und einer halben Stunde nach Arbeitsende festzulegen. Diese Übergangszeit wird vom Arbeitgeber, vertraglich geregelt, nicht bezahlt. Erst wenn Beschäftigte länger als diese halbe Stunde davor oder danach arbeiten, ist davon auszugehen, dass es sich tatsächlich um eine akzeptierte Mehrarbeit handelt, die vom Arbeitgeber auch bezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss. In der Summe ergibt diese Stunde pro Tag, ebenfalls eine unbezahlte Mehrarbeit von 22 Std. im Monat.

Wie hoch ist die Überstundenvergütung?

Überstunden werden in der Regel mit dem normalen Stundenlohn vergütet. Sofern es sich um einen Gehaltsempfänger handelt, kann der Stundenlohn durch eine einfache Formel aus dem Bruttogehalt berechnet werden: Der Stundenlohn entspricht dann dem Bruttolohn geteilt durch 4,333 geteilt durch die wöchentliche Arbeitszeit.

Eine Zuschlagspflicht für Überstunden existiert in Deutschland nicht. Ausnahme ist, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag anderweitig geregelt ist.

Alternative Freizeitausgleich, Vorteile für Arbeitgeber*innen

Eine Alternative zur Überstundenvergütung ist der Freizeitausgleich. Der Vorteil für Arbeitgeber*innen liegt auf der Hand. Die Auslastung wird durch den flexiblen Einsatz der Mitarbeitenden optimiert.

Liegt viel Arbeit an, wird die Arbeitszeit flexibel durch das Anordnen von Überstunden erhöht. Ebbt die Auslastung ab, können Beschäftigte das zuvor aufgebaute Überstundenkonto durch das nehmen von Gleitzeit wieder abbauen.

Wichtig ist, das Anordnen von Überstunden muss für Arbeitnehmer*innen auch zumutbar sein. Arbeitgeber dürfen dabei nicht nur die betrieblichen Erfordernisse, sondern auch das persönliche Umfeld der Beschäftigten im Blick behalten. Und vor allem gilt, die maximale Arbeitszeit von 10 Std. pro Tag darf auch bei angeordneten Überstunden nicht überschritten werden. Das im Blick, profitieren Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen davon. Unternehmen durch die bessere Auslastung, Beschäftigte durch mehr freie Tage.

Fazit

Die genannten Anregungen und Vorteile ergeben sich für Betriebe und Angestellte nur, wenn die Arbeitszeit effektiv erfasst wird. Inkludierte Mehrarbeit, Übergangszeiten vor und nach der Arbeit, Gleitzeitkonten und vieles mehr, lassen sich nur mit einem modernen Zeiterfassungssystem, wie das der TimePunch KG, effektiv abbilden. Systematische Zeiterfassung sollten daher nicht als Problem, sondern als Lösung des Problems gesehen werden.

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Zurück ins Büro – Strategien für Arbeitgeber

Bildquelle: Unsplash

Am 2. April endet die Home-Office Pflicht, stand heute, in allen Bundesländern. Viele Arbeitnehmer*innen hatten sich die letzten Jahre an die neuen Privilegien gewöhnt und möchten diese jetzt auch nicht mehr hergeben.

In den letzten zwei Jahren der Pandemie hatte sich so manche(r) Angestellte in den eigenen vier Wänden auf Home-Office, oder besser das mobile Arbeiten, eingerichtet. Der Küchentisch mit Laptop wich dem Schreibtisch mit zwei großen Monitoren und Docking Station. Morgens konnte man länger ausschlafen und dann entspannt die Kinder in den Kindergarten oder die Schule bringen, bevor es ins Büro – pardon – ins Home-Office ging.

Wie können Unternehmen das jetzt wieder umstellen? Und noch wichtiger, will man das Rad wirklich zurückdrehen?

Direktionsrecht

Eine wichtige Nachricht vorweg: Als Arbeitgeber*in haben Sie das Direktionsrecht. Das heißt, Sie allein dürfen bestimmen, wo Ihre angestellten Mitarbeiter*innen arbeiten. Auf der anderen Seite steht es aber auch jedem Mitarbeitenden frei, sich eine andere Anstellung zu suchen. Daher ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Am besten überzeugen Sie Ihre Angestellten mit guten Argumenten, denn die gibt es wirklich.

Pluspunkt Büro, Innovationskraft

Ein Punkt, den jeder sofort nachvollziehen kann, ist das Fehlen der sozialen Kontakte. Dabei geht es gar nicht darum, die Meetings jetzt in Teams zu verlegen, sondern es geht um das soziale Miteinander im persönlichen Kontakt. Beim Kaffeetrinken mit den Kollegen nach einer Stunde konzentrierter Arbeit. Die gemeinsame Mittagspause, oder auch nur die 5 Minuten vor der Bürotür an der frischen Luft. All das fördert das Miteinander und stärkt das Wir Gefühl, wie es ein virtuelles Meeting niemals kann. Und das wichtigste. Aus den Gesprächen ergeben sich kreative Ideen und aus kreativen Ideen werden gute Lösungen für ihre Kunden und Innovationen für ihr Unternehmen.

Pluspunkt Büro, Produktivität

Wenn Angestellte nach der Produktivität im Home-Office gefragt werden, dann sagt die Mehrheit, dass sie im Home-Office produktiver seien als im Büro. Das Hauptargument ist dabei die Arbeitszeit, die sich durch den Wegfall der Fahrtzeit ins Büro, verlängert. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Eine großangelegte Studie der Deutschen Bank im Jahr 2021 hat herausgefunden, dass die Produktivität im Home-Office auch sinken kann. Schwierigkeiten bereiten vor allem der höhere Kommunikations- und Abstimmungsaufwand bei Team-Arbeit, längere und komplexere Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter*innen und kleine Ablenkungen im persönlichen Umfeld, sei es durch Kinder, Hausarbeit oder Haustiere, die zwischendrin miterledigt werden – oft innerhalb der Arbeitszeit.

Der goldene Mittelweg

Die eingangsgenannten Punkte, die für das Büro zu Hause sprechen, sind natürlich nicht von der Hand zu weisen. Die Zufriedenheit der Angestellten wird in jedem Fall erhöht. Trotzdem darf das Unternehmen dabei nicht zu kurz kommen. Schließlich soll es auch in Zukunft noch die Gehälter zahlen können.

Eine Win-Win Situation für Unternehmen und Angestellte kann es aber dann werden, wenn man folgende Punkte beachtet:

Nicht alle auf einmal ins Büro

Kommunikation fördert die Innovation – aber wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig wieder im Büro sind, und sich ein paar Tage nicht mehr persönlich gesehen haben, dann wird die eigentliche Arbeit an diesem Tag lieben bleiben. Besser ist es daher eine Mindestbesatzung festzulegen. Beispielsweise kann man vereinbaren, dass das Büro immer von mindestens 2, 4 oder 6 Mitarbeitenden besetzt ist – je nach Größe des Teams und des Büros. Hauptsache es sind immer ein paar Mitarbeitende da – aber nicht alle auf einmal. So bleibt es im Rahmen.  

Durchwechseln ist angesagt

Feste Bürotage für Angestellte sollten vermieden werden. Wenn sich immer nur die gleichen Mitarbeiter*innen im Büro sehen, wird das Wir-Gefühl nicht gestärkt. Im Gegenteil, es fördert die Cliquenbildung und Abgrenzung. Besser ist es zu vereinbaren, dass jeder Mitarbeitende z.B. zwei oder drei Tage im Büro ist – aber niemals die gleichen Tage wie die Woche zuvor. So wird das Wir-Gefühl gestärkt. Dabei können digitale Tools helfen, den Überblick zu behalten.

Meetings persönlich – konzentrierte Arbeit zu Hause

Das Büro lädt zur Kommunikation ein. Warum also nicht Team-Meetings wieder ins Büro verlagern? Das ist einfacher, produktiver und kommunikativer als virtuelle Meetings. Wenn es danach an die Umsetzung geht, und jedem klar ist was zu tun ist, kann dieser Part auch gerne im Home-Office erledigt werden. Da gibt es dann einen wirklichen Produktivitätsschub, wenn man hinter sich die Tür auch mal zu machen kann.

Was noch?

Selbstverständlich sollten Sie, als Arbeitgeber*in, immer den Überblick behalten. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, mit dem die Arbeitszeit im Büro genauso aufgezeichnet werden kann, wie die Arbeitszeit im Home-Office oder unterwegs. Somit wissen Sie immer, wer wo und wann arbeitet.

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