Hilfe, meine Angestellten wollen keine Zeiterfassung!

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Eigentlich sollte das keine Frage sein. Aber nehmen wir an, Ihre Angestellten wollen par­tout keine Zeiterfassung. Welche Optionen haben Sie als Geschäftsführung?

Im Grunde sollten Sie als Geschäftsführer*in zuerst einmal herausfinden, was der Grund für die Ablehnung ist. Denn eigentlich hat eine Zeiterfassung nur Vorteile – und zwar für beide Seiten. Angestellte haben die Sicherheit, dass jede Minute gezählt und damit im Besten Fall auch vergütet wird – und die Unternehmensführung sieht, wo Überstunden entstehen, und kann einer Überlastung der Mitarbeitenden rechtzeitig vorbeugen. Wenn Angestellte sich dennoch einer Erfassung verweigern, dann sollte es dafür einen Grund geben.

Ablehnung-Stufe 1: Angestellte fürchten um Ihre Flexibilität

Bei Angestellten, die in Vertrauensarbeitszeit arbeiten, kann schnell die Angst aufkommen, dass ihre Flexibilität und die eigene Kontrolle über die Arbeitszeit verloren gehen. Hier muss Überzeugungsarbeit geleistet werden. Eine Zeiterfassung steht nicht im Widerspruch zur Vertrauensarbeitszeit. Denn Vertrauensarbeitszeit bedeutet nur, dass Angestellte selbst wählen können, wann sie arbeiten und wieviel sie arbeiten. Trotzdem muss das Arbeitszeitgesetz auch bei einer Vertrauensarbeitszeit eingehalten werden. Und so bilden Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit ein starkes Team, dass die Flexibilität für Mitarbeitende erst auf eine sichere Grundlage stellt.

Ablehnung-Stufe 2: Angestellte vertrauen der Zeiterfassung nicht

Ein Grund könnte auch sein, dass Mitarbeitende grundsätzlich sehr skeptisch gegenüber einer Zeiterfassung eingestellt sind. Eventuell aufgrund schlechter Erfahrung mit einem vorherigen Zeiterfassungs-System. Wenn dem so ist, dann sollte in jedem Fall darauf geachtet werden, dass das neue System für Mitarbeitende möglichst transparent ist. D.h. Angestellte sollten ihre eigenen Arbeitszeiten jederzeit prüfen und nachvollziehen können. Das steigert die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft und schafft Vertrauen in das neue System.

Ablehnung-Stufe 3: Angestellte wollen keine Überwachung

Wenn sich Angestellte nicht überwachen lassen wollen, dann sollten Chefs misstrauisch werden. Denn wenn dies als Hauptgrund für eine Ablehnung gebracht wird, dann haben Angestellte etwas zu verbergen. Hier wird gemauschelt. Sei es bei der Zigarettenpause oder bei der legeren Auslegung der Kommen -und Gehen Zeiten. Mitarbeitende wollen nicht, dass zu genau hingesehen wird. Aber genau das sollten Sie dann tun. Wer nichts zu verbergen hat, muss sich nicht hinter der Überwachungsphrase verstecken.

Ablehnung-Stufe 4: Angestellten ist es gerade mal egal, was Sie als Chef*in möchten

Ok, auf solche Ignoranz kann man nur mit einem Mittel reagieren. Verkünden Sie offiziell, dass in Zukunft die Lohnabrechnungen eins zu eins auf den Daten der Zeiterfassung basieren. Wenn Mitarbeitende Ihre Zeiten nicht korrekt erfassen, erhalten sie am Ende des Monats weniger Gehalt. Und ja, das ist zulässig. Denn es kann der Geschäftsführung nicht zugemutet werden, das Stempelverhalten jedes einzelnen Mitarbeitenden auf Richtigkeit zu prüfen. Spätestens nach der nächsten Lohnabrechnung werden ihre Mitarbeiter*innen auf ihre Zeiterfassung achten. Versprochen!

Fazit

Eine Zeiterfassung ist kein Instrument, um Angestellte zu ärgern oder sie unnötig zu belasten. Vielmehr hilft eine Zeiterfassung das Arbeitnehmerschutzgesetz im Punkt Arbeitszeit umzusetzen. Das Bundesarbeitsgericht hat dies sogar höchst richterlich am 13.09.2022 in einem Urteil bestätigt. Damit ist die Zeiterfassung unabhängig davon, was Mitarbeitende davon halten, verpflichtend einzusetzen. Trotzdem sollten Sie als Geschäftsführung auf die Ängste und Sorgen ihrer Mitarbeitenden adäquat eingehen und über die Vorteile aufklären.

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Zeiterfassung im Home-Office? So geht’s!

Nachdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) zweifelsfrei festgestellt hat, dass Zeiterfassung auch in Deutschland verpflichtend ist, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie das in Zeiten von New Work und Home-Office funktionieren soll.

Früher war alles einfacher könnte man meinen. Angestellte kamen freiwillig ins Büro, stachen zum Arbeitsbeginn an, zur Pause ab und am Arbeitsende aus. Wenn es nicht vergessen wurde, hatte man am Monatsende eine gute Übersicht über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, inkl. Pausen und Überstunden. Das war einmal.

Die neue Arbeitswelt sieht eher so aus: Angestellte überlegen, ob es sich lohnt ins Büro zu kommen oder ob es nicht mehr Sinn macht, einen Tag Home-Office einzulegen. Das spart Fahrtzeit, ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit zwischen privaten Verpflichtungen und der Arbeit und erhöht, was man als Arbeitgeber*in nicht unterschätzen sollte, auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Wie können Unternehmen trotzdem sicherstellen, dass Mitarbeitende dieses Entgegenkommen, nicht auf Kosten der Betriebe ausnutzen? Sicher wollen keine Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeitenden nachspionieren und prüfen, ob wirklich gearbeitet wird. Aber ganz ohne Kontrolle besteht eindeutig auch die Gefahr des Missbrauchs. Also was tun?

Hier bieten sich moderne Formen der Arbeitszeiterfassung an. Beispielsweise über das Smartphone und entsprechenden Apps. Wichtig für Arbeitgeber*innen: Mitarbeitende können nicht verpflichtet werden, ihr eigenes Smartphone zur Zeiterfassung zu verwenden. Daher sollten sich Unternehmen, vor der Zeiterfassung über das Smartphone, die Einwilligung der Angestellten einholen, dass diese mit der Erfassung über das private Smartphone einverstanden sind.

Der Vorteil bei der Erfassung über das Smartphone liegt bei der zusätzlichen Erfassung der GPS-Daten. So können Arbeitgeber*innen sehen, wo Mitarbeitende sich angemeldet haben. Wichtig, um die Richtigkeit der Zeiterfassung prüfen zu können. Ein Nachteil hat die Sache aber doch. Mitarbeitende müssen daran denken, sich über das Smartphone vor Arbeitsbeginn anzumelden und beim Beenden der Arbeit abzumelden. Auch wenn das sehr einfach scheint, viele Mitarbeitende denken gerade an das Abmelden nach der Arbeit nicht. So entsteht im Zweifel Datenmüll.

Eine andere Option ist es, den Mitarbeitenden einen Firmenlaptop zur Verfügung zu stellen. Das ist in vielen Unternehmen sowieso schon Praxis, da es aufgrund des Datenschutzes nicht sinnvoll ist, wenn Angestellte auf dem persönlichen Laptop oder PC arbeiten. Programme, wie der „TimePunch Watcher“ der gleichnamigen Firma TimePunch, können so installiert werden, dass die Arbeitszeit am Laptop vollautomatisiert überwacht wird. Ein aktives Stempeln ist dann nicht mehr notwendig und kann daher auch nicht vergessen werden. Das erhöht die Datenqualität.

Aber auch die Datenhaltung spielt eine Rolle. Gerade beim Thema New-Work kann eine Cloud-Lösung ihr volles Potential zeigen. Unabhängig vom Arbeitsort, muss nur sichergestellt sein, dass eine Verbindung zum Internet existiert. Unternehmen sparen damit nicht nur die Investitionskosten für Software-Lizenzen und Hardware, sondern vor allem auch die Kosten zur Pflege und Einrichtung eines geschützten Zugangs zum Firmennetzwerk.

Und was ist, wenn Mitarbeitende sich weigern eine mobile Zeiterfassung zu nutzen? Dann haben Arbeitgeber*innen immer die Möglichkeit diese Verweigernden von der Home-Office Nutzung auszuschließen. Schließlich ist das mobile Arbeiten eine freiwillige Leistung, die wenn nicht im Arbeitsvertrag zugesichert, auch nach der Corona Pandemie freiwillig bleibt.

New-Work und Zeiterfassung schließen sich somit nicht aus.

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Bundesarbeitsgericht bestätigt Pflicht zur Zeiterfassung

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Eigentlich sollte das BAG (Bundesarbeitsgericht) am 13.09.2022 nur über das Initiativrecht des Betriebsrats bei der Einführung einer Zeiterfassung entscheiden – aber das wurde nach dem Urteil zur Nebensache.

Denn die Begründung der Ablehnung für das Initiativrecht hat es in sich. Das Gericht sagt nämlich sinngemäß, der Betriebsrat kann nichts vorschlagen, was sowieso schon Pflicht ist. Und bezieht sich damit auf das sog. Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019, nachdem jedes Unternehmen zum Schutz der Mitarbeiter eine Zeiterfassung einführen muss.

Hierbei spielt vor allem der Grundsatz der unionsrechtskonformen Auslegung eine große Rolle. Laut diesem Grundsatz, für den die nationalen Gerichte verpflichtet sind, müssen sie alles zu tun, was in ihrer Zuständigkeit liegt, um die volle Wirksamkeit des Unionsrechts zu gewährleisten. In dieser Deutlichkeit wurde das bisher von keinem Gericht so gewertet. Daher hat gerade die Auslegung des Bundesarbeitsgerichts, als höchste Gerichtsbarkeit in Sachen Arbeitsrecht in Deutschland, genau diesen Einschlag verursacht, der jetzt überall für Aufruhr sorgt.

Trotz oder gerade wegen dieses Grundsatzurteils herrscht jetzt aber in vielen Betrieben eine große Unsicherheit. Bis wann muss eine Zeiterfassung angeschafft werden? Welchen Mindestansprüchen muss sie genügen? Wie sieht es mit der Vertrauensarbeitszeit aus? Alles Fragen, die über die Aussage „Ja, eine Zeiterfassung ist jetzt Pflicht“ hinausgehen und vom Gesetzgeber schnellstmöglich beantwortet werden müssen.

Wichtig ist, eine Zeiterfassung ist kein Instrument, um Mitarbeitende zu gängeln, sondern wird aktiv für den Arbeitnehmerschutz eingesetzt. So ist im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) beispielsweise geregelt, dass Arbeitnehmer nach Beendigung der Arbeit eine mindestens elf-stündige ununterbrochene Ruhezeit einhalten müssen. Und das natürlich nicht nur wenn Mitarbeitende im Betrieb Vor-Ort arbeiten, sondern auch im Home-Office, wenn der Laptop auf dem Couchtisch steht. Ohne eine moderne und rechtskonforme Zeiterfassung, ist dies aber kaum nachprüfbar. Daher bezieht sich das Urteil klar auf den Arbeitnehmerschutz.

Trotzdem bleiben die oben genannten Punkte zuerst einmal unbeantwortet. Dies sind spannende arbeitsrechtliche Fragen und die neue Pflicht zur Zeiterfassung muss jetzt vom Gesetzgeber konkret ausformuliert werden.

Wer darauf nicht warten möchte, dem kann die Zeiterfassung TimePunch empfohlen werden. Diese wurde in diesem Jahr, von unabhängiger Stelle, zur besten Zeiterfassung für Enterprises gekürt und überzeugt bereits seit 2012 viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

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Zeiterfassung für Kleinbetriebe? Ja, Zeiterfassung für Kleinbetriebe!

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Warum sollten kleine Betriebe eine Zeiterfassung einführen? Wir erklären warum und zeigen, welche Möglichkeiten sich bieten.

Kleinbetriebe, das sind laut Definition Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden. Meistens familiär geführt, jeder kennt jeden und alles ist überschaubar. Man könnte meinen, dass hier eine Zeiterfassung nicht notwendig ist. Die Praxis zeigt aber, dass kleine Betriebe oft die gleichen Probleme haben, wie die Großen.

Gleichbehandlung der Mitarbeitenden

Ein Problem ist beispielsweise die Gleichbehandlung der Angestellten. Gerade in kleinen Betrieben kann es schnell passieren, dass Mitarbeitende zu viel aufgelastet bekommen. Da wird hier mal eingesprungen und dort mal ausgeholfen, selbstverständlich gerne für die Kollegen und zum Wohle der Firma. Aber die Angestellten bleiben dann oft auf der Strecke.

Wenn dann keine neutrale Zeiterfassung im Einsatz ist, werden diese Einsätze oft nicht honoriert und führen im schlimmsten Fall zu einem Ausfall durch Burnout und Überlastung. Bei weniger schwerwiegenden Fällen fühlen sich Angestellte oft ausgenutzt und nicht wertgeschätzt. Beides Fatal und auf Dauer nicht gut für das Unternehmen.

Transparenz und Vertrauen schaffen

Eine Zeiterfassung kann hier die Transparenz erhöhen und Vertrauen bei den Mitarbeitenden schaffen. Wichtig dabei ist, dass Mitarbeitende selbständig ihre Arbeitszeiten im System prüfen können.

Erst durch diese Transparenz erhalten Mitarbeitende ein gutes Gefühl und eine Wertschätzung. Denn sie sehen, dass sie nicht ausgenutzt werden und jederzeit einen Überblick über ihre Stunden haben. Und wenn doch mal was aus dem Ruder läuft, dann sieht es auch der Chef oder die Chefin auf den ersten Blick und es kann gezielt gegengesteuert werden.

Wer seinen Angestellten noch mehr Gutes tun will, der kann seinen Mitarbeitenden auch erlauben, ihren Urlaub selbst online zu beantragen. Das ist zwar nicht zwingend notwendig, aber ein weiterer Schritt zur Steigerung der Transparenz.

Zeit einsparen und Kosten senken

Auch wenn die eigene Firma kein Großkonzern ist, die monatliche Lohnabrechnung nimmt trotzdem meist ein paar Stunden in Anspruch. Vor allem dann, wenn alles über selbstgestrickte Excel Tabellen und manuelle Auswertungen erst kompliziert berechnet und dann dem Steuerbüro übergeben werden muss.

Mit einer Zeiterfassung, die alles automatisiert berechnet und auf Knopfdruck für das jeweils vom Steuerbüro genutzt System exportiert, sparen Unternehmen viel Zeit. Und fast noch wichtiger: bei Kleinen Unternehmen übernimmt die Lohnabrechnung oft der Chef oder die Chefin selbst. Hier fällt die Zeitersparnis durch eine gute Zeiterfassung doppelt ins Gewicht.

Was kostet eine Zeiterfassung?

Ein oft gehörtes Argument gegen eine Zeiterfassung: „Das kostet alles so viel“. Aber stimmt das wirklich? Aktuell entscheiden sich ca. 80% der Neukunden für eine Zeiterfassung in der Cloud. Und das aus gutem Grund. Denn gerade die Anschaffungskosten für eine Zeiterfassung schreckt viele Unternehmen ab.

Mit einer Cloud-Lösung sind die Anschaffungskosten aber minimal und belaufen sich bei einer hardwaregestützten Lösung meist nur auf das Zeiterfassungs-Terminal selbst. Die laufenden monatlichen Kosten sind überschaubar und auch für Kleinbetriebe gut zu stemmen.

Weniger ideal für kleine Unternehmen sind sog. On-Premise Lösungen. Bei einer On-Premise Lösung findet die Installation auf dem eigenen Server statt. Und damit steigen die Kosten. Einmal durch die Anschaffung eines Servers, der Betreuung durch ein externes IT-Systemhaus, die Wartung -und Pflege des Servers und die Kosten bei einer Aktualisierung der Zeiterfassungs-Lösung, bzw. eventueller Neuanschaffung bei einem Software-Upgrade.

Alles Punkte, die bei einer Cloud-Lösung durch den Anbieter geleistet werden und damit bei Kleinbetrieben für eine gemietete Cloud-Lösung sprechen. Denn dann sind die Kosten wirklich überschaubar. Und wer bei einem Unternehmen aus Deutschland, wie das der TimePunch KG, sein System mietet, erhält selbstverständlich auch eine DSGVO konforme Zeiterfassungslösung.

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10 Stunden pro Woche sind erlaubt

Durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit in der Woche sind ab Oktober erlaubt, um noch den Status als Minijobber zu erhalten.

Die neue Grenze für Minijobber ist nicht mehr 450 Euro oder 520 Euro, wie oft in verschiedenen Publikationen zu lesen ist. Die neue Grenze für Minijobber*innen ist durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit pro Woche.

Wie das?

Das Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, kurz BMAS, führt ab dem 01. Oktober 2022 die sog. dynamische Verdienstgrenze ein, die sich am Mindestlohn orientiert. Damit liegt die Verdienstgrenze nicht mehr starr auf 450 Euro, sondern berechnet sich aus den dem gesetzlichen Mindestlohn und den 10 Wochenstunden. Und der Mindestlohn steigt ab Oktober auf 12 Euro. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015.

Die 520 Euro leiten sich daher wie folgt ab.

10 Wochenstunden * 12 Euro Mindestlohn * 52 Wochen pro Jahr / 12 Monate pro Jahr = 520 Euro

520 Euro pro Monat?

Aber auch die 520 Euro pro Monat sind nur ein Richtwert zum besseren und einfacheren Verständnis der Gesetzesänderung.

Der eigentliche Grenzwert liegt beim Jahresverdienst. Dieser darf das 14-fache der monatlichen Verdienstgrenze, nämlich 7280 Euro, nicht übersteigen, damit der Job noch als Minijob gilt und damit steuerfrei bleibt.

Neue Möglichkeiten

Damit ergeben sich neue Möglichkeiten für Arbeitgeber*innen. Denn wenn das 14-fache erlaubt ist, dann muss auch ein höherer Verdienst als 520 Euro pro Monat möglich sein. Auch dieser Fall ist vom BMAS klar geregelt.

Die monatliche Verdienstgrenze von 520 Euro darf überschritten werden, wenn

  • es nur gelegentlich ist und innerhalb eines Kalenderjahrs maximal zwei Monate betrifft
  • es unvermeidbar ist, weil beispielsweise eine Krankheitsvertretung dies notwendig macht.

Dabei darf der Monatsverdienst aber nicht mehr als das doppelte der 520 Euro (also 1040 Euro) im Monat überschreiten. Weihnachts- oder Urlaubsgeld zählt auch zum Jahresverdienst dazu und muss entsprechend berücksichtigt werden.

Monatliche Arbeitszeit?

Die maximale monatliche Arbeitszeit pro Monat ergibt sich durch die Multiplikation der 10 Wochenstunden mit dem Faktor 4,3333. Dieser wiederum leitet sich aus den Wochen pro Jahr, geteilt durch die Monate ab, also 52 geteilt durch 12.

Erlaubt sind somit 43,333 Std. pro Monat, oder umgerechnet in Zeiteinheiten 43 Stunden und 20 Minuten.

Eine Zeiterfassung ist Pflicht

Nicht erst seit Oktober, sondern schon länger, existiert im Mindestlohnsektor die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit.

Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.

Eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld

Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, können hier eine Absicherung für den Arbeitgeber bedeuten, und damit im Falle einer Prüfung durch den Zoll vor Strafzahlungen schützen.

Die Anfangsinvestition beschränkt sich dabei oft nur auf ein Zeiterfassungs-Terminal und die Schlüsselanhänger die zum An -und Abmelden benötigt werden. Bei einer Cloud Nutzung, sind die monatlichen Mietkosten selbst für kleine Betriebe so überschaubar, dass sie fast keine zusätzliche Belastung für Unternehmen darstellt.

TimePunch ist hier einer der führenden Anbieter und seit 2012 am Markt etabliert.

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300 Euro Energiepreispauschale – jetzt wird es ernst

Quelle: https://unsplash.com/@markusspiske

Bis vor kurzem war nur klar, jeder Mitarbeitende soll 300 Euro Energiepauschale vom Staat erhalten. Wie das konkret für die Unternehmen aussehen sollte, blieb lange Zeit offen.

Die Bundesregierung hatte am 23. März 2022 im Koalitionsausschuss das „Maßnahmenpaket des Bundes zum Umgang mit den hohen Energiekosten“ beschlossen. Im Maßnahmenpaket enthalten waren das 9 Euro Ticket, einmalig 100 Euro Kindergeld pro Kind, 30 Cent Tankrabatt für drei Monate und die Energiepauschale von 300 Euro. Bei Letzterem war lange Zeit unklar, wie die Entlastung die Mitarbeitenden erreichen soll, bzw. wie Unternehmen, welche die Energiepauschale auszahlen, das Geld vom Staat wieder erhalten werden.

Jetzt ist klar, die 300 Euro Energiepauschale werden als Entlastung für die Unternehmen von der zu entrichtenden Lohnsteuer in Abzug gebracht. Unternehmen müssen so für alle Mitarbeitenden, für die sie die Energiepauschale auszahlen, 300 Euro weniger Lohnsteuer entrichten. Aber wen erreicht die Energiepauschale und was bleibt davon bei den Angestellten hängen?

Die Energiepauschale ist breit aufgestellt und erreicht alle Lohn -und Einkommenssteuerpflichtigen Erwerbstätigen in den Steuerklassen 1 bis 5. Das bedeutet, dass nicht nur Angestellte im Voll -und Teilzeitverhältnis, sondern auch Mini-Jobber die Energiepreispauschale erhalten.

Die Pauschale wird dabei aber nicht Netto, also in voller Höhe ausgezahlt, sondern auf das aktuelle Brutto der Mitarbeitenden hinzugerechnet. Damit relativiert sich der Betrag erheblich. Bei einem 35jährigen Mitarbeiter, Steuerklasse 1 ohne Kinder und 3000 Euro brutto, bleiben von den 300 Euro gerade einmal knapp 160 Euro *) netto hängen. Etwas besser sieht es bei dem gleichen Mitarbeiter aus, wenn er verheiratet ist und ein Kind hat. Dann sind es immerhin schon fast 180 Euro *).

Aber aufgepasst bei Minijobbern die bisher 450 Euro verdienen. Diese werden durch die 300 Euro Bruttolohnerhöhung im September lohnsteuerpflichtig. Von der Auszahlung haben sie mit ca. 150 Euro *) am wenigsten von der Lohnerhöhung.

Wichtig für alle Unternehmen: Bei Unternehmen mit monatlicher Lohnsteueranmeldung erfolgt die Abrechnung der 300 Euro Energiepreispauschale im August und die Auszahlung im September. Kleine Betriebe, die nur quartalsweise oder jährlich die Lohnsteuer zahlen, haben dafür noch einen Monat länger Zeit.

Wichtig für Unternehmer*innen: Auch selbständige Unternehmer*innen bekommen die Energiepauschale. Da sie aber kein Gehalt im eigentlichen Sinn erhalten, wird die Einkommensteuer-Vorauszahlung einmalig um 300 Euro gesenkt – sie bekommen das Geld also nicht separat ausgezahlt, aber dafür in voller Höhe auf die Steuer angerechnet.

*) Alle Beispiele wurden mit einem frei zugänglichen Gehaltsrechner berechnet. Der reale Auszahlungsbetrag kann von den gerechneten Beispielen abweichen.

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Fünf Fallstricke bei der Einführung einer Zeiterfassung

Quelle: Männliche Und Weibliche Beschilderung An Der Wand

Wenn Unternehmen eine Zeiterfassung planen, dann gibt es einiges zu beachten. Schnell sind Fehler passiert, die das Projekt zum Scheitern bringen können.

Zeiterfassung ist DSGVO konform

Die reine Arbeitszeiterfassung ist DSGVO konform, weil Arbeitgeber*innen ein berechtigtes Interesse haben, herauszufinden, ob Mitarbeitende die Arbeitsleistung, für die sie bezahlt werden, auch erbringen.

Zudem kann Zeiterfassung auch eine in der DSGVO wichtige Zweckbindung haben. Der Zweck kann z.B. die Lohnzahlung bei Angestellten mit Stundenlohn, oder aber auch die Abrechnung der Arbeitszeit gegenüber den Kunden sein.

Daher sind Mitarbeitende verpflichtet die Zeiterfassung durchzuführen, da diese im eigenen Interesse und im Interesse des Unternehmens liegt.

Dennoch ist nicht alles, was Unternehmer*innen für rechtmäßig erachten, auch in Deutschland erlaubt.

Biometrische Zeiterfassung, z.B. Fingerabdruck

Die biometrische Zeiterfassung mit Fingerabdruck ist eine schöne Sache, weil Mitarbeitende dabei keine Ausweise oder Schlüsselanhänger vergessen können. Dennoch hat sie einen Haken.

Die DSGVO verlangt eine Datenminimierung. Wenn ein Ziel mit weniger Einsatz persönlicher Daten zu erreichen ist, dann hat das Verfahren Vorrang, welches die wenigeren Daten erhebt. In diesem Fall wäre das die Erfassung über Ausweis oder Schlüsselanhänger, da über einen Fingerabdruck Scanner, zumindest lokal auf dem Zeiterfassungs-Terminal, die Daten der Finger gespeichert werden müssen.

Wichtig: Um eine biometrische Zeiterfassung einzuführen, benötigen sie in jedem Fall die Einwilligung der Mitarbeitenden. Im Zweifelsfall müssen Mitarbeitende, die sich gegen die biometrische Erfassung entscheiden, die Arbeitszeit mit einem Ausweis erfassen können.

Nutzen privater Smartphones

Eine Erfassung der Arbeitszeit über ein Smartphone macht immer dann Sinn, wenn Mitarbeitende oft außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind. So sparen sich Mitarbeitende und Unternehmen das händische Aufschreiben und Nachtragen der Arbeitszeit.

Aber aufgepasst. Unternehmer*innen können Angestellte nicht dazu verpflichten ihr eigenes Smartphone für die Zeiterfassung zu verwenden. Wenn Unternehmen eine Mobile-Zeiterfassung vorschreiben, dann muss den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, in Form von betrieblichen Mobiltelefonen, gegeben werden.

GPS-Daten

Bei ortsbezogenen GPS-Daten ist zu prüfen, ob der Erhebung dieser Daten ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gegenübersteht. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Arbeiten nur an einem bestimmten Ort durchgeführt werden können. Wie im Fall eines Putzdienstes, der nur in einem bestimmten Gebäude eingesetzt wird.  Dann ist die Erhebung der Daten, zumindest beim Ein -und Ausstempeln der Mitarbeitenden erlaubt.

Wichtig: Nicht erlaubt ist die grundlose und ständige Überwachung der GPS-Daten ohne eine Interaktion der Mitarbeitenden. Hier steht klar der Schutz der persönlichen Daten im Vordergrund.

Tipp: Um sicherzustellen, dass GPS-Daten erhoben werden dürfen, sollten sich Unternehmen die schriftliche Einwilligung der Mitarbeitenden oder des Betriebsrats einholen.

Toilettenzeiten von der Arbeitszeit abziehen

Auch wenn Toilettengänge nicht zur eigentlichen Arbeitszeit gehören, dürfen diese nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. Anders als bei Raucherpausen, ist es ein natürliches Bedürfnis, das bei jedem Menschen vorhanden ist. Daher dürfen Häufigkeit und Dauer auch nicht vom Betrieb festgelegt werden.

Aber: Sollte festgestellt werden, dass Mitarbeitende den Toilettengang in die Länge ziehen, um zum Beispiel dort Videos zu schauen, oder Spiele zu spielen, dann kann dies als Arbeitsverweigerung angesehen werden und eine Abmahnung oder sogar eine Entlassung bedeuten.

Erfassung der reinen PC-Arbeitszeit ohne Ausgleich

Was viele nicht wissen, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden beginnt beim Betreten des Betriebsgeländes. Wenn also eine reine Erfassung der Zeit am PC vorgenommen wird, dann wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden nicht vollständig erhoben. Dies kann im Streitfall zu einer Nachberechnung der Arbeitszeiten führen.

Daher: Wenn eine Arbeitszeiterfassung am PC vorgenommen wird, dann sollte die dazu verwendete Software es erlauben, den Mitarbeitenden eine Arbeitszeitgutschrift pro Tag zu gewähren. Die Zeitgutschrift kann individuell pro Mitarbeitenden differieren, je nachdem wie lange er oder sie vom Betreten des Firmengeländes zum Arbeitsplatz und dem Hochfahren des PCs benötigt.

Tipp: Unsere Zeiterfassung TimePunch unterstützt solche Zeitgutschriften über das Arbeitszeitmodell seit Version 4.x.

Fazit

Sprechen Sie uns vor Ihrem Projekt an. Wir, von der TimePunch KG, unterstützten Sie bei der rechtskonformen Einführung einer Zeiterfassung.

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Es ist wieder Urlaubszeit!

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Wie jedes Jahr in der Sommerzeit geht es für viele Arbeitnehmer*innen in den wohlverdienten Jahresurlaub. Aber was für Angestellte die schönste Zeit ist, raubt Unternehmer*innen den Schlaf.

Grund dafür sind die zum Teil überzogenen Forderungen von Angestellten und die Unwissenheit vieler Chef*innen, die diesen oftmals ohnmächtig gegenüberstehen.

Wie viel Urlaub dürfen/sollen Angestellte am Stück nehmen?

Wenn Mitarbeitende in Urlaub gehen, dann heißt es oft: „Ich brauche mindestens drei Wochen am Stück, sonst ist es keine Erholung.“ Aber muss der Betrieb dem zustimmen? Nein, das muss er nicht. In Deutschland hat der Gesetzgeber im Bundesurlaubsgesetz den Urlaubsanspruch für Angestellte auf 2-Wochen Urlaub am Stück begrenzt.

Dürfen Betriebe einen Urlaubsantrag ablehnen?

Betriebe können aus Sachgründen den Urlaubsantrag von Mitarbeitenden ablehnen. Der Urlaub kann z.B. abgelehnt werden, wenn in diesem Zeitraum zu viele Mitarbeiter*innen durch gleichzeitigen Urlaub ausfallen würden und der Betrieb damit erhebliche Einbußen hinnehmen müsste. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der größte Umsatz in der Feriensaison gemacht wird. In diesem Fall kann für diesen Zeitraum eine Urlaubssperre verhängt werden, damit genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Dürfen neue Mitarbeiter*innen auch Urlaub nehmen?

Ja, aber nur begrenzt. Es dauert insgesamt 6 Monate, bis neuen Angestellten der volle Jahresurlaub zusteht. In den ersten 6 Monaten, baut sich ihr Urlaubsanspruch auf. Im ersten Monat z.B. 2,5 Tage, im zweiten Monat 5 Tage usw. Erst nach 6 Monaten Wartezeit, haben Mitarbeitende Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub.

Erst krank, dann Urlaub oder oft krank im Urlaub?

Sicher, wer krank ist, der soll sich auskurieren und hat dann auch seinen Urlaub verdient. Es gibt aber auch Fälle, in denen es offensichtlich ist, dass sich Mitarbeitende ein paar zusätzliche Urlaubstage gönnen; Neudeutsch „leisure sickness“ oder die Freizeitkrankheit. Ganz machtlos sind Arbeitgeber*innen aber nicht. Zum einen kann eine schriftliche Krankmeldung, d.h. der Gang zum Arzt, von Mitarbeitenden verlangt werden und zum anderen können Betriebe die Rechtmäßigkeit der Krankmeldung vom Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) prüfen lassen.

Unbezahlter Urlaub für Mitarbeitende, ist das rechtens?

Im Gegensatz zu dem Erholungsurlaub, gibt es im deutschen Recht keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub für Mitarbeitende. Kommen Angestellte mit diesem Wunsch auf Arbeitgeber*innen zu, dann steht es Betrieben frei, diesen zu genehmigen oder abzulehnen. Ausnahmen sind hier nur bei plötzlichen Erkrankungen oder Unfällen von Familienmitgliedern, unerwartete Notsituationen (z.B. Brand) oder bei Ausübung bestimmter Ehrenämter (z.B. freiwillige Feuerwehr) vorgesehen.

Für Betriebe ist es außerdem wichtig zu wissen, dass unbezahlter Urlaub den regulären Urlaubsanspruch verringert. Nehmen Angestellte z.B. einen Monat unbezahlter Urlaub, dann verringert sich damit der Erholungsurlaub anteilmäßig.

Was passiert mit Urlaub aus vorherigen Jahren?

Bis zum Urteil des EuGH am 06. November 2018 war es üblich, dass Urlaub, der im aktuellen Jahr nicht genommen wurde, automatisch verfällt. Diese Praxis wurde durch das Urteil gekippt. Jetzt müssen Betriebe nachweisen, dass Mitarbeitende explizit darüber informiert wurden, dass Urlaub verfällt, sofern er nicht bis Ende des Jahres oder zu einem im Arbeitsvertrag festgelegten Zeitpunkt, genommen wurde. Eine klare Regelung im Arbeitsvertrag ist daher eine wichtige Empfehlung für alle Betriebe.

Urlaub wenn es in den Betriebsablauf passt

Beim Urlaub sind Betriebe nicht komplett den Wünschen der Angestellten ausgeliefert. Arbeitgeber*innen können für Mitarbeitende auch Zwangsurlaub anweisen, sofern die Gründe in der betrieblichen Organisation, den technischen Arbeitsabläufen, der Auftragslage oder ähnlichen Umständen liegen. Wichtig ist aber: Zwangsurlaub muss früh, am besten Anfang des Jahres, angekündigt werden. Eine kurzfristige Anordnung von Zwangsurlaub ist nicht erlaubt. Und, nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts dürfen max. 3/5 des Erholungsurlaubs vom Betrieb als Zwangsurlaub verplant werden. Bei 30 Tagen sind das 18 Tage.

Fazit

Mitarbeiter*innen haben selbstverständlich Anspruch auf Erholungsurlaub. Das hilft nicht nur den Angestellten, sondern auch dem Betrieb, denn nur erholte Mitarbeitende liefern auch gute Ergebnisse. Aber nicht jedem Urlaubswunsch muss entsprochen werden, denn auch Betriebe haben einen berechtigten Anspruch darauf, dass Mitarbeitende die Arbeitsleistung erbringen, für die sie bezahlt werden.

Ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, hilft den Urlaubsanspruch, sowie den genommenen Urlaub und Resturlaub von Mitarbeitenden im Blick zu behalten und den Urlaub in den einzelnen Teams und Abteilungen zu planen. Außerdem können Betriebe rechtzeitig erkennen, wenn sich Resturlaub anhäuft oder Mitarbeitende oft die Freizeitkrankheit haben.

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Der erleichterte Zugang zum Kurzarbeitergeld wird verlängert

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Durch die aktuelle Situation im Ukraine Krieg hat das Bundeskabinett beschlossen, dass bis zum 30. September weiterhin nur 10 Prozent der Beschäftigten von Arbeitsausfall betroffen sein müssen.

Für alle Betriebe, die mit der wirtschaftlichen Situation in Deutschland aktuell zu kämpfen haben, ist das eine gute Nachricht. Bedeutet sie doch, dass nicht wie vor der Corona Pandemie 30 Prozent der Mitarbeitenden einen Arbeitsausfall haben müssen, sondern weiterhin nur 10 Prozent.

Der Zugang zum Kurzarbeitergeld wird weiterhin erleichtert

Aber nicht alle Sonderregeln der Corona-Pandemie bleiben bestehen. So wurden die erhöhten Leistungssätze, sowie die Bezugsdauer von Kurzarbeitergeld und die Einbeziehung der Leiharbeit nicht verlängert und laufen am 30. Juni 2022 wie geplant aus.

Die Bundesregierung begründet dies mit der Erholung am Arbeitsmarkt, der sich derzeit in guter Verfassung befände. Fraglich ist, ob das betroffene Betriebe genauso sehen. Durch den Krieg in der Ukraine, dessen Ende derzeit noch nicht absehbar ist, bleibt die Situation in vielen Betrieben angespannt.

Der Druck auf die Bundesregierung bleibt bestehen und eine weitere Verlängerung oder sogar Ausweitung der Kurzarbeitsregeln ist daher nicht auszuschließen. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil sagt dazu: „Wie sich die Lage weiterentwickelt, werden wir in den kommenden Monaten genau beobachten.“

Die Begründung der Kurzarbeit muss wohl überlegt sein

Trotz der erleichterten Voraussetzungen muss die Kurzarbeit weiterhin gut begründet sein. Gerade jetzt, nachdem die Bundesregierung schon Milliarden für Kurzarbeit ausgegeben hat, sind Sachbearbeiter*innen besonders streng in der Auslegung auf die Rechtmäßigkeit der beantragten Kurzarbeit.

Laut der Bundesagentur für Arbeit muss ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall bestehen. Erheblich meint noch bis Ende September 2022, mindestens 10 Prozent Arbeits- und Entgeltausfall bei mindestens 10 Prozent der Beschäftigten. Das reicht jedoch noch nicht aus. Es muss zudem nachgewiesen werden, dass der Arbeitsausfall durch ein „unabwendbares Ereignis“ angefallen ist. Ein solches Ereignis war zum Beispiel die Corona Pandemie und aktuell auch der Ukraine Krieg.

Der Nachweis darüber ist aber nicht immer leicht. Vor allem bei Kaufzurückhaltung potenzieller Kunden wird es schwer. Betriebe müssen nachweisen, dass Aufträge nicht durch betriebliche Fehlentscheidungen, sondern durch die ausbleibende Nachfrage aufgrund der wirtschaftlichen Unsicherheiten des Ukraine Kriegs ausgefallen sind. Wird dies nicht hieb und stichfest belegt, droht eine Ablehnung des Antrags.

Zeiterfassung in der Kurzarbeit

Wird die Kurzarbeit von der Arbeitsagentur genehmigt, dann bleibt dem Betrieb immer noch die Nachweispflicht. Betriebe sind in der Kurzarbeit verpflichtet, über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden genau buchzuführen. Ein Stundennachweis ist daher zwingend erforderlich und wird im Zweifelsfall auch von der Arbeitsagentur kontrolliert.

Zeiterfassungssysteme wie TimePunch unterstützen dabei, indem sie die ausgefallenen Stunden für das Kurzarbeitergeld anhand der Arbeitszeitbuchungen berechnen. Die KuG-Stunden sind dann im Lohndatenexport integriert und können vom Lohnbüro übernommen werden. Daraus berechnet sich das Kurzarbeitergeld für die Mitarbeitenden. Das geschieht, dank der Zeiterfassung von TimePunch, vollkommen digital.

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Hitzefrei am Arbeitsplatz?

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Die letzten Tage waren heiß – Europa ächzte unter der Hitze. Eine Zumutung für alle die sich nicht ins Freibad verziehen können, sondern arbeiten müssen. Doch was ist zumutbar, und ab wann müssen Arbeitgeber*innen eingreifen?

Eine allgemein gültige Gradzahl, ab der es für Mitarbeitende unzumutbar ist zu arbeiten, gibt es in Deutschland nicht. Dies ist immer von der Schwere der Tätigkeit und der Umgebung abhängig. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (kurz baua) stellt aber Technische Regeln zum Arbeitsschutz auf, an die sich Betriebe halten müssen. Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten werden fortlaufend ergänzt und an aktuelle Gegebenheiten angepasst.

Für Büroarbeit gilt folgendes.

Bis 26 Grad Raumtemperatur und max. 55% Luftfeuchte

Die ideale Temperatur für Innenräume liegt bei +20 bis +26 Grad Celsius. Büroarbeit ist bei diesen Temperaturen am angenehmsten. Wobei Forschende herausgefunden haben, dass Männer eher am unteren Ende der Temperaturskala produktiv sind – Frauen hingegen die besten Leistungen bringen, wenn es etwas wärmer ist.

Bis 30 Grad Raumtemperatur und max. 44% Luftfeuchte

Steigt die Temperatur im Büro auf +26 bis +30 Grad Celsius, dann sind Arbeitgeber*innen angehalten Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Die baua schlägt hierbei folgende Maßnahmen zur Erleichterung vor.

  • effektive Steuerung des Sonnenschutzes (z. B. Jalousien auch nach der Arbeitszeit geschlossen halten)
  • effektive Steuerung der Lüftungseinrichtungen (z. B. Nachtauskühlung)
  • Reduzierung der inneren thermischen Lasten (z. B. elektrische Geräte nur bei Bedarf betreiben)
  • Lüftung in den frühen Morgenstunden
  • Nutzung von Gleitzeitregelungen zur Arbeitszeitverlagerung
  • Lockerung der Bekleidungsregelungen
  • Festlegung zusätzlicher Entwärmungsphasen
  • Nutzung von Ventilatoren (z. B. Tisch-, Stand-, Turm- oder Deckenventilatoren) oder Klimaanlagen
  • Bereitstellen von Trinkwasser zur Kühlung

Bis 35 Grad Raumtemperatur und max. 33% Luftfeuchte

Ab einer Temperatur von +30 bis +35 Grad Celsius werden die zuvor genannten Maßnahmen zur Verpflichtung. Dabei sollen technische Maßnahmen (z.B. die Nutzung von Ventilatoren) den personellen Maßnahmen (z.B. die Verlegung der Arbeitszeit) vorgezogen werden.

Wichtig dabei ist, nicht nur die reine Raumtemperatur zählt, sondern auch die relative Luftfeuchte im Raum spielt eine Rolle. Überschreitet eine Messung der folgenden Tabelle den festgelegten Wert, dann ist damit die „Schwülegrenze“ erreicht.

Lufttemperatur +26C / 55% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +28C / 50% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +30C / 44% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +32C / 39% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +35C / 33% relative Luftfeuchte

Ab 35 Grad Raumtemperatur

Übersteigt die Lufttemperatur im Raum +35 Grad Celsius, ist dieser ohne wirksame Gegenmaßnahmen nicht als Arbeitsraum geeignet.

Wirksame Gegenmaßnahmen ab dieser Temperatur können z.B. Luftduschen, Wasserschleier und Klimaanlagen sein. Sofern technische Maßnahmen nicht möglich sind, müssen Entwärmungsphasen eingelegt werden, bei der sich Mitarbeitende entsprechend wieder klimatisieren können.

Was tun, wenn es zu heiß wird?

Wird es im Büro zu heiß, dann dürften Arbeitnehmer*innen jedoch nicht einfach hitzefrei machen. Sofern Mitarbeitende feststellen, dass es am Arbeitsplatz zu heiß wird, sind Arbeitnehmer*innen in der Pflicht Vorgesetzte, bzw. den Chef oder die Chefin zu informieren.

Dieser muss dann die Gelegenheit erhalten, geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Dabei können Arbeitnehmer*innen aber nicht einfordern, dass z.B. eine Klimaanlage eingebaut wird, sofern andere Maßnahmen, z.B. Lüften in den frühen Morgenstunden und anschließende Verdunkelung der Jalousien auch eine Verbesserung bewirken. Die Art der Maßnahme obliegt dem Betrieb.

Welche Regeln gelten im Home-Office?

Die wenigsten Angestellten dürften einen wirklichen Home-Office Arbeitsplatz haben, der vom Betrieb eingerichtet und betrieben wird. Ist dies so, dann wäre der Betrieb tatsächlich in der Pflicht.

In der Corona Pandemie hat es sich jedoch etabliert, Angestellten das mobile Arbeiten zu ermöglichen. Beim mobilen Arbeiten können sich Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz selbst aussuchen und sind daher nicht gezwungen in der Hitze zu arbeiten. Mitarbeitende mit mobilem Arbeitsplatz haben auch meistens einen Platz im Büro, zu dem sie bei zu großer Hitze flüchten können. Arbeitgeber*innen müssen nur dort sicherstellen, dass die Temperatur die gesetzten Grenzen nicht überschreitet.

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