Werkstudenten und Hilfskräfte korrekt entlohnen

Mitarbeitende die nicht regelmäßig, sondern nur bei Bedarf, im Unternehmen arbeiten benötigen besondere Aufmerksamkeit bei der Lohnabrechnung. Ist Ihre Zeiterfassung korrekt konfiguriert ist, wird das aber zum Kinderspiel.

Wie werden Hilfskräfte korrekt angelegt?

Hilfskräfte arbeiten meist auf Stundenbasis. Um dies widerzuspiegeln, muss in TimePunch das Mitarbeiterprofil auf „Angestellt mit Stundenlohn“ umgestellt werden.

Als nächstes folgt die Einstellung des Arbeitszeitmodells. Da diese Mitarbeiter „dynamisch“ arbeiten, also keine feste Sollzeit haben, müssen die Sollzeiten entsprechend aus dem Arbeitszeitmodell gelöscht werden.

Das Ergebnis dieser Anpassung ist, dass die Arbeitskräfte keine festen Sollzeiten mehr haben. D.h. die Arbeitskräfte können auch mit ihren Überstunden durch Fernbleiben nicht ins Minus rutschen. Nur die reine Arbeitszeit wird gezählt.

Die Lohnzahlung bestimmt jetzt, wie mit den im Monat angehäuften Stunden umgegangen wird. Hier bietet TimePunch mehrere Möglichkeiten.

Mitarbeitenden werden alle gearbeiteten Stunden ausgezahlt

In diesem Fall wählen Sie einfach die Möglichkeit „ausgezahlt werden die Sollstunden im Arbeitszeitmodell“, um dem Mitarbeiter alle Stunden auszubezahlen.

Aber Vorsicht, diese Option dürfen Sie nicht bei 450,- € Kräften nutzen, da sie hier nicht sicherstellen können, dass der Mitarbeiter immer weniger Stunden arbeitet als ihm ausgezahlt werden dürfen. Im Zweifelsfall erhält er damit eine höhere Auszahlung als 450,- €

Mitarbeitenden erhalten einen festen Monatslohn

Wenn die Arbeitskräfte beispielsweise immer 450,- € ausgezahlt bekommen sollen, dann wählen Sie die Option „ausgezahlt wird eine feste Sollstundenzahl“.

Aber auch hier ist Vorsicht geboten, da Mitarbeitende, die immer zu wenig arbeiten, mit Ihrem Gleitzeitkonto schnell ins Minus rutschen können.

Mitarbeitenden erhalten einen festen Monatslohn (Saisonarbeiter!)

Diese Einstellung ist die ideale Option für 450,- € Kräfte und Saisonarbeiter. Arbeiten die Hilfskräfte mehr als die Sollzeit, dann werden die max. eingestellten Stunden ausgezahlt. Arbeiten sie zu wenig, dann wird ebenfalls eine feste Sollstundenzahl ausgezahlt, bis das Gleitzeitkonto zum vorgegebenen Wert aufgebraucht ist, z.B. 0 Stunden.

Diese Option ist besonders für Saisonarbeiter ideal, die in der Hauptsaison Stunden anhäufen, um in der Nebensaison von diesen Stunden ihren Lohn zu erhalten.

Mitarbeitenden erhalten alle Stunden bis zur maximalen Auszahlung

Mit dieser Einstellung erhalten die Mitarbeitenden immer alle Arbeitsstunden bis zu einer maximalen Stundenzahl ausgezahlt. So kann sichergestellt werden, dass die Arbeitskräfte einen max. Auszahlungsbetrag nicht überschreiten.

Prüfen Sie dennoch von Zeit zu Zeit, wie viele Stunden die Mitarbeitenden auf ihrem Gleitzeitkonto angehäuft haben. Da hier immer nur bis zur max. Sollstundenzahl ausgezahlt wird, können Arbeitskräfte die dauerhaft mehr Stunden arbeiten, leicht zu viele Stunden auf ihrem Gleitzeitkonto anhäufen.

Lohnfortzahlung bei Urlaub, Krankheit und Feiertagen

Im Regelfall erhalten Hilfskräften und Werkstunden bei Urlaub, Krankheit und Feiertagen einen durchschnittlichen Lohn ausgezahlt. Dieser richtet sich normalerweise am durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen.

Wie die Auszahlung berechnet wird, legen Sie in TimePunch in den „Optionen / Internas“ fest.

Urlaubsbuchung in der Zeiterfassung TimePunch

Den Urlaub bucht man dann in TimePunch über das Markieren der Tage im Management-Modul und dann mit Rechtsklick einen „Mehrtätigen Eintrag erstellen“.

Nach der Auswahl des Urlaubs und dem Speichern, werden die Urlaubstage im Management Modul angezeigt.

Lohnabrechnung in der Zeiterfassung TimePunch

Um zu erkennen, wie viel Lohn die Arbeitskraft erhält, existieren in TimePunch eigene Lohnberichte. Diese sind unter den Berichten in der Kategorie „Lohnberichte“ zu finden. TimePunch berechnet hier ebenfalls den 13 Wochenschnitt für die Lohnfortzahlung von Urlaub, Krankheit und an Feiertagen.

Als Beispiel hier die Lohnabrechnung Tagesbericht:

Wichtig ist, dass TimePunch keine Lohn-/Gehaltsabrechnung im klassischen Sinn erzeugt. Dazu werden mehr Daten, wie z.B. Steuerklasse und ähnliches benötigt, die TimePunch als Zeiterfassungs-System nicht zur Verfügung stehen.

Vielmehr dient TimePunch als Vorverarbeitung für Lohn -und Gehaltsprogramme wie DATEV, Lexware oder SBS Lohn Plus und GFP Impuls. Für diese Systeme existiert ein Datei-Export, der die Daten direkt im Dateiformat des jeweiligen Systems ausgibt.

Alternativ können die Lohndaten auch im generischen „Lohndaten, Export“ Bericht ausgegeben werden.

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Mitarbeiterstatus: Gekündigt

Der Status „Gekündigt“ ist eine Vorstufe zum Löschen der mitarbeitenden Person. Im Gegensatz zum Status „Gelöscht“ können die Zeiten der Arbeitskraft weiterhin ausgewertet werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich die Mitarbeiterübersicht über das Menü „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle das Profil von „Georg Hartmann“ aus.

Jetzt muss die Schaltfläche „Kündigen“ gewählt werden.

Die Arbeitskraft soll zum 31.12.2021 gekündigt werden. Da das Datum in der Vergangenheit liegt, wird Herr Hartmann direkt im Anschluss nach dem Bestätigen des Dialogs mit OK in den Status „gekündigt“ versetzt.

Zu sehen ist, dass die Arbeitskraft jetzt durchgestrichen erscheint. Wird das Arbeitszeitmodell geöffnet, ist zu sehen, dass ab dem 01.01.2022 ein neues Arbeitszeitmodell mit 0 Stunden Sollzeit angelegt wurde. Außerdem wurden alle Lizenzen der mitarbeitenden Person automatisch entfernt.

Trotzdem bleibt die Team-Zuordnung bestehen und die Zeiten der Arbeitskraft sind weiterhin noch auswertbar. Somit können letzte Gehaltsabrechnungen gedruckt und Kernzeitverletzungen zum Beispiel auch nach der Kündigung ausgewertet werden.

In dem Status „gekündigt“ hat die gekündigte Person keinen Zugriff mehr auf das Zeiterfassungs-System.

Erst nach dem „Löschen“ des Mitarbeiters ist der Mitarbeiter auch nicht mehr in der Übersicht enthalten.

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Zeitgesteuertes kündigen

In TimePunch 4.6 wurde das zeitgesteuerte kündigen und wieder einstellen von Arbeitskräften implementiert.

Zeitgesteuert meint, dass eine mitarbeitende Person bereits im Voraus zu einem bestimmten Datum gekündigt oder auch wieder eingestellt werden kann.

Im vorherigen Video hatten wir Herrn Hartmann zum 31.12.2021 gekündigt. Dies war scheinbar ein Fehler, denn Herr Hartmann soll Anfang April wieder eingestellt werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich den Dialog „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle den gekündigten Mitarbeiter Herr Hartmann aus.

Über die Schaltfläche „Wieder einstellen“ kann das neue Wiedereinstellungsdatum ausgewählt werden. Dies soll der 01. April sein. Nach dem Bestätigen mit OK ist zu sehen, dass sich am aktuellen Status „Gekündigt“ erst einmal nichts geändert hat.

Beim Öffnen des Mitarbeiterprofils ist jedoch zu erkennen, dass das in den Details das neue Eintrittsdatum auf dem 01.04. steht. Sobald der 01.04. erreicht ist, führt TimePunch automatisch die Wieder-Einstellung der mitarbeitenden Person durch.

Die wieder eingestellte Arbeitskraft erhält nach der Wieder-Einstellung die Berechtigung „Mitarbeiter“. Außerdem werden verfügbare Lizenzen direkt zugeordnet, damit diese direkt wieder am System die Arbeitszeit buchen kann.

Selbstverständlich funktioniert die Zeitsteuerung ebenso gut bei einer Kündigung.

In den Optionen von TimePunch, die über das Menü „Extras / Optionen / Automatisierte Mails“ zu erreichen sind, kann eingestellt werden, ob eine Zusammenfassung an die vorgesetzte Führungskraft oder eine anderweitige E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

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