Kernarbeitszeiten anlegen und auswerten

Als neues Feature existiert jetzt die Möglichkeit Kernarbeitszeiten in TimePunch zu definieren. Kernarbeitszeiten sind Zeiten, zu denen die mitarbeitende Person vertraglich vereinbart, anwesend sein muss.

Hierzu wurde das Arbeitszeitmodell um zwei neue Felder, Start und Ende der Kernarbeitszeit erweitert. Zum Arbeitszeitmodell gelangt man über das Mitarbeiterprofil im Reiter Arbeitszeitregelung.

Pro Tag und mitarbeitende Person können so individuelle Kernzeiten definiert werden.

Weil das einiges an Aufwand und Arbeit bedeutet, können die Kernzeiten auch global für das Unternehmen angelegt werden. Das ist gerade zu Anfang sinnvoll, wenn für alle Mitarbeitenden eine Kernzeit festgelegt werden soll.

Das Festlegen der Kernzeit für alle Arbeitskräfte geschieht über das Menü „Extras / Kernzeiten global festlegen“.

Um es am Beispiel zu zeigen, lege ich die Kernzeit exemplarisch auf 8:00 Uhr morgens fest.

Um die Kernzeitverletzungen sinnvoll auswerten zu können, wurde ein neuer Bericht „Kernzeitverletzungen“ eingeführt. Dieser ist in den Gleitzeitberichten zu finden.

Hier unser Beispiel mit Kernzeitbeginn um 8:00 Uhr für den letzten Monat. Zu sehen, ist die Kernzeitverletzung an den jeweiligen Tagen.

Damit Mitarbeitende und Vorgesetzte jeweils auch zeitnahe Rückmeldung vom System erhalten, können Kernzeitverletzungen auch per E-Mail an die Arbeitskraft und Vorgesetzte gesendet werden. Die Einstellungen dazu sind im Dialog „Extras / Optionen / automatisierte Mails“ zu finden.

Hier kann eingestellt werden, ob die betroffene Person selbst eine E-Mail erhält, die Führungskraft oder eine Zusammenfassung an eine bestimmte E-Mail – Adresse gesendet wird.

Viel Spaß mit dem neuen Feature

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Mitarbeiterstatus: Gekündigt

Der Status „Gekündigt“ ist eine Vorstufe zum Löschen der mitarbeitenden Person. Im Gegensatz zum Status „Gelöscht“ können die Zeiten der Arbeitskraft weiterhin ausgewertet werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich die Mitarbeiterübersicht über das Menü „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle das Profil von „Georg Hartmann“ aus.

Jetzt muss die Schaltfläche „Kündigen“ gewählt werden.

Die Arbeitskraft soll zum 31.12.2021 gekündigt werden. Da das Datum in der Vergangenheit liegt, wird Herr Hartmann direkt im Anschluss nach dem Bestätigen des Dialogs mit OK in den Status „gekündigt“ versetzt.

Zu sehen ist, dass die Arbeitskraft jetzt durchgestrichen erscheint. Wird das Arbeitszeitmodell geöffnet, ist zu sehen, dass ab dem 01.01.2022 ein neues Arbeitszeitmodell mit 0 Stunden Sollzeit angelegt wurde. Außerdem wurden alle Lizenzen der mitarbeitenden Person automatisch entfernt.

Trotzdem bleibt die Team-Zuordnung bestehen und die Zeiten der Arbeitskraft sind weiterhin noch auswertbar. Somit können letzte Gehaltsabrechnungen gedruckt und Kernzeitverletzungen zum Beispiel auch nach der Kündigung ausgewertet werden.

In dem Status „gekündigt“ hat die gekündigte Person keinen Zugriff mehr auf das Zeiterfassungs-System.

Erst nach dem „Löschen“ des Mitarbeiters ist der Mitarbeiter auch nicht mehr in der Übersicht enthalten.

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Zeitgesteuertes kündigen

In TimePunch 4.6 wurde das zeitgesteuerte kündigen und wieder einstellen von Arbeitskräften implementiert.

Zeitgesteuert meint, dass eine mitarbeitende Person bereits im Voraus zu einem bestimmten Datum gekündigt oder auch wieder eingestellt werden kann.

Im vorherigen Video hatten wir Herrn Hartmann zum 31.12.2021 gekündigt. Dies war scheinbar ein Fehler, denn Herr Hartmann soll Anfang April wieder eingestellt werden.

Um dies zu demonstrieren, öffne ich den Dialog „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ und wähle den gekündigten Mitarbeiter Herr Hartmann aus.

Über die Schaltfläche „Wieder einstellen“ kann das neue Wiedereinstellungsdatum ausgewählt werden. Dies soll der 01. April sein. Nach dem Bestätigen mit OK ist zu sehen, dass sich am aktuellen Status „Gekündigt“ erst einmal nichts geändert hat.

Beim Öffnen des Mitarbeiterprofils ist jedoch zu erkennen, dass das in den Details das neue Eintrittsdatum auf dem 01.04. steht. Sobald der 01.04. erreicht ist, führt TimePunch automatisch die Wieder-Einstellung der mitarbeitenden Person durch.

Die wieder eingestellte Arbeitskraft erhält nach der Wieder-Einstellung die Berechtigung „Mitarbeiter“. Außerdem werden verfügbare Lizenzen direkt zugeordnet, damit diese direkt wieder am System die Arbeitszeit buchen kann.

Selbstverständlich funktioniert die Zeitsteuerung ebenso gut bei einer Kündigung.

In den Optionen von TimePunch, die über das Menü „Extras / Optionen / Automatisierte Mails“ zu erreichen sind, kann eingestellt werden, ob eine Zusammenfassung an die vorgesetzte Führungskraft oder eine anderweitige E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

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Kurzarbeit in TimePunch

TimePunch v3.9 unterstützt die automatische Berechnung der KuG Stunden. Das Verhältnis von bezahlten Sollstunden zu KuG Stunden wird vom Steuerberater oder dem Lohnbüro benötigt, um das Kurzarbeitergeld zu berechnen.

Damit das funktioniert, muss in TimePunch bei den entsprechenden Mitarbeitern ein neues Kurzarbeiter-Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dieses enthält die reduzierte Sollstundenzahl. Als Basis für die Berechnung wird das darauffolgende, reguläre, Stundenmodell herangezogen.

Für die Berechnung der KuG-Stunden werden somit immer zwei Arbeitszeitmodell benötigt. Eines mit den regulären Stunden und ein gekürztes Arbeitszeitmodell.

Reguläres Arbeitszeitmodell
Kurzarbeit Arbeitszeitmodell

In diesem Beispiel arbeitet der Mitarbeiter ab dem 01.04.2020 in Kurzarbeit 50%. Er wechselt somit von einem 40 Std. Modell auf ein 20 Std. Arbeitszeitmodell.

Eine Auswertung der KuG-Stunden erfolgt über die Berichte „Kurzarbeit, Tagesbericht“ und „Kurzarbeit, Tabellarisch“. Ebenso werden die KuG-Stunden über den Lohndatenexport an die entsprechenden Lohnbuchhaltungssysteme weitergegeben.

Gleitzeit und Überstunden während der Kurzarbeit

Während der Kurzarbeit dürfen in der Regel keine Überstunden angehäuft werden. Daher ist es wichtig, das Arbeitszeitmodell in der Kurzarbeit so anzupassen, dass keine Überstunden anfallen.

Sollte das vom Betrieblichen Ablauf nicht vorhersehbar sein, dann wird empfohlen die Mindestanzahl an Arbeitsstunden einzutragen. Das kann im Einzelfall auch 0 Sollstunden sein, wenn im Voraus nicht klar ist, wie viele Stunden tatsächlich geleistet werden.

Damit keine Überstunden anfallen können, müssen die monatlichen Überstunden im Gleitzeitkonto beschränkt werden.

Überstunden begrenzen

Sofern der Monat bereits angefangen hat, kann diese Einstellung auch in der Analyse im Register „Überstunden / Erweitert“ umgesetzt werden.

Analyse, Register Überstunden / Erweitert

TimePunch berechnet dann anhand der realen Arbeitszeit, die KuG-Stunden. Diese können an die entsprechenden Lohnbuchhaltungssysteme exportiert oder über die Berichte ausgegeben werden.

Kurzarbeit, Tabellarisch
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Kundendaten in TimePunch

Diese Tage wurde ich gefragt, warum in TimePunch die Kundendaten beim Eingabedialog nicht vor der Projektauswahl, sondern dahinter stehen?

Kundenauswahl

Dies ist eine sehr berechtigte Frage. Daher möchte ich in diesem Blog darauf eingehen.

Das wichtigste zuerst

TimePunch war schon immer sehr auf die Projektarbeit konzentriert. D.h. alles dreht sich um ein Projekt, weil das die zentrale Information ist, mit dem Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten. Auf die Frage: „Was machst Du heute?“, werden die meisten mit Ihrem Projekt und der Tätigkeit antworten, nicht mit dem Kunden.

Kunde, Projekt – immer?

Nicht immer ist ein Projekt genau einem Kunden zugeordnet. Denkt man zum Beispiel an generische Projekte wie „Support“, „Installation“ oder ähnliches, dann können diesen Projekten unterschiedlichen Kunden zugeordnet werden. Also primär Projekt, dann Kunde.

Projekt ohne Kunde

Da TimePunch nicht nur für die Projektarbeit, sondern auch für die Personalzeiterfassung eingesetzt wird, existieren viele Projekte für die keine Kundendaten hinterlegt sind. Dies sind beispielsweise das allgemeine „Arbeitszeit“ Projekt oder das Projekt „Sonstiges“ mit Urlaub und Krankheit.

Standard für Kundenspezifische Projekte

Und auch für wirklich kundenspezifische Projekte existiert eine Lösung. In der Projektverwaltung kann für jedes Projekt ein sog. Standardkunde hinterlegt werden. Dieser wird dann automatisch eingetragen, sobald das entsprechende Projekt ausgewählt wird.

Fazit

Egal welche Anforderung man an seine Zeiterfassung stellt, den Kunden als erstes zur Auswahl vorzuschlagen, ist definitiv ein Umweg und erschwert die Bedienung. Daher wurde in TimePunch der Kunde als optionale Eingabe hinter das Projekt gestellt.

In diesem Sinn, viel Spaß mit TimePunch
Gerhard Stephan

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Monatsabschluss in TimePunch

In TimePunch existiert die Möglichkeit einen Monatsabschluss durchzuführen. Doch was ist das genau.

Jeden Tag werden mit TimePunch pro Mitarbeiter mindestens einer, aber meistens jedoch mehrere Datensätze erfasst. Durch den Monatsabschluss können diese Daten fachlich und auch technisch von dem aktiven Datenbestand separiert werden. Dies hat fachliche und technische Vorteile.

Fachlich: Die bereits erfassten und abgeschlossenen Zeiteinträge können nicht mehr versehentlich oder auch willentlich vom Mitarbeiter geändert werden. Die Daten sind somit archiviert und revisionssicher abgespeichert.

Technisch: Die Überstunden -und Gleitzeitberechnung erfolgt erst ab dem Zeitpunkt des Monatsabschluss und mit diesen Daten als Basis. Wird nie ein Monatsabschluss durchgeführt, dann werden Berechnungen jeweils vom ersten Eintrag vorgenommen. Dies wirkt sich bei etlichen tausend Einträgen auf die Arbeitsgeschwindigkeit aus.

Von beiden Standpunkten aus ist ein Monatsabschluss daher wünschenswert und sollte daher das Ritual am ersten Arbeitstag des neuen Monats sein.

Der Monatsabschluss kann über zwei Wege durchgeführt werden.

  1. Der Mitarbeiter führt den Monatsabschluss in TimePunch selbst durch.
  2. Menü: Extras -> Monatsabschluss …

  3. Die Verwaltung führt den Monatsabschluss in TimePunch Profiles durch.
  4. Mitarbeiter selektieren -> Rechtsklick -> Monat abschliessen …

In beiden Fällen erscheint folgender Dialog:
monatsabschluss

Um einen Monatsabschluss durchzuführen, muss in der Auswahlliste der entsprechende Monat selektiert werden.

Um Daten in bereits abgeschlossenen Monaten Daten nachträglich zu ändern, müssen die Monate wieder geöffnet werden. Dazu ist in der Auswahlliste ein Eintrag vor dem zu ändernden Monat auszuwählen. Soll im Juni 2013 ein Eintrag geändert werden, dann muss man den Monatsabschluss auf Mai 2013 zurücksetzen.

Alternativ dazu kann die Sperre natürlich auch ganz aufgehoben werden. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da sonst alle Monate neu berechnet werden.

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Welcher Fenster-Stil für welchen Zweck?

Optimiert für Touchbedienung, versteckt, immer sichtbar, manuell oder doch lieber unsichtbar?
Diese Frage stellt sich mitunter als erstes, wenn man in die Anzeige-Einstellungen des TimePunch Watcher sieht. Dabei kann es recht einfach sein. Die Standard-Einstellung, die für die Meisten passen sollte ist die Einstellung „versteckt„.
TpWatcherAnzeigeEinstellungen
In diesem Modus wartet TimePunch am linken oder rechten Rand bis der Mauscursor an den Fensterrand gezogen wird und dort für die eingestellte Einblendeverzögerung (Latenzzeit) verweilt. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn öfters ein Projektwechsel stattfinden kann und TimePunch immer im Zugriff sein soll.

Für alle, bei denen die Einblendeverzögerung immer noch nicht ausreicht und das Watcher Fenster versehentlich geöffnet wird, empfiehlt sich die Einstellung „manuell„. Hier blendet sich das Watcher Fenster nur dann ein, wenn das Watcher Symbol in der Symbolleiste angeklickt wird. So wird das unbeabsichtigte Öffnen des Fensters durch eine zu lange Verweildauer der Maus vermieden.

Das Gegenteil dazu ist der Modus „immer sichtbar„. Dieser eignet sich vor allem für Anwender mit zwei oder mehr Monitoren. TimePunch kann dann auf einem Monitor geparkt werden. So hat man immer das aktuelle Projekt im Blick und kann schnell zwischen den Projekten hin -und her schalten.

Neu bei den Einstellungen ist noch der Modus „unsichtbar„. Sobald die Einstellung übernommen wird, blendet sich der TimePunch Watcher komplett aus und wird nur noch in der Symbolleiste angezeigt. Erst das erneute Starten des TimePunch Watcher aus dem Startmenü von Windows blendet die Anzeige erneut ein.

Diese sehr rigorose Einstellung eignet sich jedoch nur in Kombination mit der Aufnahme-Einstellung „Zeiterfassung beim Start des Watcher starten“. Damit wird erreicht, das der gesamte Arbeitstag sofort nach dem Einloggen, bis zum abendlichen ausschalten des PCs lückenlos protokolliert wird, denn ein versehentliches Schließen des Fensters kann quasi ausgeschlossen werden.

Last but not least, die Einstellung „Optimiert für Touchbedienung„. Diese ähnelt der Einstellung versteckt, nur mit dem Unterschied, dass das Fenster nicht komplett ausgeblendet wird und somit mit einem Fingertipp wieder aktiviert werden kann.

Mit diesem Wissen gerüstet sollte es einfach sein, den richtigen Modus auszuwählen.
In diesem Sinn, viel Spaß beim Ausprobieren.

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10 Schritte zur einfachen Zeiterfassung

Um mit TimePunch die Arbeitszeit zu erfassen, muss man kein Raketenwissenschaftler sein.

Als Einzelkämpfer bietet sich TimePunch ONE an. Diese Version von TimePunch wurde speziell auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten. Die Software kann ohne Vorbedingungen auf jedem PC ab Windows XP installiert werden. Nach der Installation öffnet sich direkt der TimePunch Watcher und steht für die Zeiterfassung zur Verfügung.

1. Projekte und Tätigkeiten verwalten
Projekte editieren
Je nachdem wie man die Zeiterfassung benutzen möchte, bietet es sich als erstes an verschiedene Projekte anzulegen, auf welche die Arbeitszeit gebucht werden kann. Dies kann direkt im TimePunch Watcher geschehen. Dazu genügt ein Klick auf die drei Punkte „…“ um das Menü zu öffnen und den Menüpunkt „Projekte und Tätigkeiten verwalten“ auszuwählen.

2. Anlegen eines Projekts
addNewProject
Über das „+“ Icon wird ein neues Projekt hinzufügt.

3. Projekt definieren
projectBasics
Im folgenden Dialog werden die Basisdaten für das Projekt eingestellt. Die Registerkarte „Tätigkeiten“ und „Details“ dient zur Erfassung weiterer projektspezifischer Daten, wie z.B. des Stundensatzes, der Projektlaufzeit oder der max. Projektarbeitszeit.
Ist dies geschehen wird das neu angelegte Projekt über das „Speichern“ Symbol gespeichert und der Dialog verlassen.

4. Zurück zum Hauptfenster
stopwatch
Nach einem weiteren Klick auf „zurück“ wird wieder die Stoppuhr von TimePunch angezeigt. Das neu angelegte Projekt kann jetzt mit einem Klick auf den grauen Balken aus der Projektliste ausgewählt werden.

5. Starten der Zeiterfassung
startWatch
Mit Hilfe des „Start“ Symbols wird die Zeiterfassung gestartet.

6. Aktueller Eintrag bearbeiten
CurrentEntry
Im TimePunch Watcher wird der aktuelle Eintrag jeweils mit offenem Ende angezeigt. Um jetzt zum Beispiel einen beschreibenden Text zur Tätigkeit zu erfassen genügt der Klick auf den Eintrag. Es öffnet sich dann ein Dialog in dem ein zusätzlicher Text eingegeben werden kann. Auch das ändern der Startzeit oder das wechseln des Projekts ist damit möglich.

7. Das laufende Projekt wechseln
chooseNewProject
Zum wechseln des laufenden Projekts muss über die Projektauswahl wie in Schritt 4 beschrieben ein neues Projekt ausgewählt werden.

8. Starten des neuen Projekts
startAgain
Danach wird die Schaltfläche „Start“ aktiviert. Durch das erneute betätigen des Start-Symbols, beendet sich automatisch das laufende Projekt und die Stoppuhr wird auf dem ausgewählten Projekt neu gestartet.

9. Tätigkeitsübersicht
dailyEntries
Die Einträge des aktuellen Tages werden im TimePunch Watcher übersichtlich aufgelistet und können bei Bedarf nachträglich noch ergänzt oder geändert werden.

10. Zeiterfassung stoppen
endStopwatch
Zum entgültigen Beenden der Zeiterfassung genügt ein Klick auf das „Stopp“ Symbol im TimePunch Watcher. Alternativ wird die Zeiterfasung im TimePunch Watcher auch automatisch beim abmelden von Windows gestoppt.

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