Wichtige Info: TimePunch 5 nach fehlerhafter DNS Konfiguration

Leider ist uns heute ein Fehler bei der DNS Konfiguration unterlaufen.

Dadurch wurde heute morgen bereits eine Beta von TimePunch 5.0 geleakt und teilweise bei unseren Hosting-Kunden installiert.

Bitte beachten Sie, dass diese Version nicht kompatibel mit dem aktuellen Server Stand von TimePunch 4.9 ist.

Bitte de-installieren Sie Version 5.0 und starten Sie dann erneut die Installation des TimePunch Managements unter: https://tp.timepunch-hub.com/TimePunch/Clients/Management/TpManagementMSIX.appinstaller

Der DNS Eintrag ist inzwischen wieder korrigiert und zeigt auf die aktuelle Version v4.9

Bitte entschuldigen Sie die Umstände, diese Änderung war nicht beabsichtigt.

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TimePunch Patch v4.9.515.0

Server-Download: TimePunch Application Server

Der aktuelle Patch enthält folgende Features und Fehlerbehebungen:

FS#1478 – Kernzeitverletzung wenn Mitarbeitende noch nicht im Unternehmen arbeiten

Der aktuelle Patch schließt einen Fehler bei dem Mitarbeitende über eine Kernzeitverletzung informiert werden, aber diese aktuell noch nicht im Unternehmen arbeiten.

Als Abhilfe wird die Kernzeit nur geprüft, wenn das Eintrittsdatum des Mitarbeitenden erreicht ist.

FS#1475 – Kernzeitverletzung bei manuellem Vortrag

Dieser Patch schließt ebenfalls ein Problem bei der Mitarbeitende eine Kernzeitverletzung erhalten, wenn ein halber Tag Urlaub, oder Überstundenabbau für den Mitarbeitenden eingetragen wurde. Ganze Tage wurde schon vorher korrekt berücksichtigt, der Fix schließt daher Explizit ein Problem bei stundenweisen Fehlzeiten.

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Kostenlose Excel Vorlage zur Zeiterfassung für 2023

Bereits letztes Jahr hatten wir in unserem Blog eine kostenlose Excel-Vorlage zur einfachen Zeiterfassung vorgestellt. Damals noch mit dem Hinweis, dass noch keine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland existiert.

Seit ein paar Monaten wissen wir es aber besser. Denn am 13. September 2022 hat das BAG entschieden, dass nach rechtskonformer Auslegung des sog. Stechuhr-Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sehr wohl eine Pflicht zur Zeiterfassung existiert.

Mit ein Grund, die bereits damals sehr beliebte Excel-Vorlage auch für das Jahr 2023 anzupassen und fit zu machen.

Natürlich ersetzt die Vorlage keine komplette Zeiterfassungs-Software wie TimePunch, aber es ist ein guter und einfacher Einstieg in das Thema Zeiterfassung. Vor allem dann, wenn der eigene Arbeitgeber sich noch nicht durchringen konnte, ein Zeiterfassungs-System zu kaufen oder in der Cloud zu mieten.

Dürfen Mitarbeitende die Zeit selbständig erfassen?

Da drängt sich natürlich die Frage auf: Darf ich als Mitarbeitende(r) die Zeit unabhängig vom Arbeitgeber erfassen? Hier lautet die Antwort: Ja!

Allerdings zählt die eigene Erfassung nur dann vor Gericht, wenn von Arbeitgeberseite kein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung gestellt wird. Wird ein solches System vom Unternehmen bereitgestellt, dann muss dieses auch durch die Mitarbeitenden genutzt und verwendet werden.

Wie funktioniert die Excel-Vorlage?

Im Grunde ist dies schnell erklärt. Alle Felder, die ausgefüllt werden können, sind in einem dezenten Grünton gehalten. Zuerst werden die Kopfdaten, wie Name des Mitarbeitenden, die Personalnummer und der zu erfassende Monat eingetragen bzw. ausgewählt.

Dann können Sie jeden Tag ihre Arbeitszeit in der Excel-Vorlage erfassen. Wichtig ist, dass die Start -, Pause -und Ende-Zeit, sowie die Soll-Zeit pro Tag eingetragen werden. Anhand dieser Daten werden dann die Überstunden, bzw. Fehlstunden berechnet und das Gleitzeitkonto angepasst.

Wo gibt es den Download zur Excel-Vorlage zur Zeiterfassung?

Die Excel-Vorlage gibt es als Download auf unserer Webseite, oder direkt hier verlinkt: https://timepunch.de/resources/Zeiterfassung_Vorlage_2023_v1.xlsx

Natürlich deckt die Excel-Vorlage nicht alle Fälle ab, aber sie ist ein guter Einstieg in unsere Zeiterfassung. Ein späterer Wechsel auf das professionelle Zeiterfassung-System von TimePunch, ist selbstverständlich immer möglich.

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TimePunch Patch v4.9.312.0

Server-Download: TimePunch Application Server

Client-Download: TimePunch Standalone

Der aktuelle Patch enthält folgende Features und Fehlerbehebungen:

FS#1466 – Online Zeiterfassung ist sehr langsam

Die Online Erfassung kann am PC durch die Erhebung der GPS Daten langsam sein. Um die gefühlte Geschwindigkeit zu erhöhen, werden die GPS Daten jetzt bereits beim Öffnen der Seite abgefragt. Damit entfällt die gesonderte Abfrage beim Starten/Stoppen der Zeiterfassung.

FS#1464 – Täglicher Zeitausgleich, muss beim Lohnexport mit exportiert werden

Sofern ein täglicher Zeitausgleich, z.B. +5 Minuten, im Arbeitszeitmodell hinterlegt ist, wird dieser jetzt auch korrekt zu den verwendeten Lohnprogrammen exportiert.

FS#1470 – Mitarbeitergruppen zum Projekt hinzufügen

Es ist jetzt auch möglich Teams, Abteilungen und sogar ganze Niederlassungen mit einem Klick in der Verwaltung des Projekts hinzuzufügen.

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Roadmap: Zeiterfassung TimePunch v5.x

Nach 2 ½ Jahre ist es schon wieder so weit. Die letzte Version von TimePunch in der Versionsreihe 4.x wurde mit der Version v4.9 im Oktober 2022 veröffentlicht. Was kommt danach?

Gefühlt war es erst gestern, als wir TimePunch v4.0 am 02.08.2020 veröffentlichten. Alle drei Monate gab es seit da an ein neues Minor-Release, bei dem die Versionsnummer jeweils an der zweiten Stelle um einen Zähler erhöht wurde. Was hat sich seitdem getan?

Die Highlights im Schnelldurchgang:

v4.0: Kundenspezifische Felder, Kurzarbeit
v4.1: Digitale Personalakte
v4.2: Mehrstufige Urlaubsgenehmigung
v4.3: Dynamische Arbeitszeitmodelle
v4.4: Dark-Mode im Watcher und Studio
v4.5: Neues UI im Datafox-Modul
v4.6: Kernarbeitszeiten
v4.7: Änderungsverfolgung per Email
v4.8: Multiple Gruppenzugehörigkeit / Projektassistenz
v4.9: Schutz vor Brute Force Angriffen

Ganz schön viel, möchte ich sagen – und das sind nur die wichtigsten Punkte aus der Versionsreihe 4.x. Aber auch für die neue Versionsreihe haben wir einiges geplant. Auf einige der Punkte, möchte ich eingehen und diese kurz vorstellen.

Das Management erhält eine neue und moderne Oberfläche

Wie es gehen kann, haben wir bereits in der Version 4.5 von TimePunch gezeigt. Dort wurde das Datafox-Modul im neuen Design überarbeitet. Für uns waren das die ersten Versuche die Benutzeroberfläche von TimePunch einfacher und intuitiver zu gestalten.

Jetzt arbeiten wir seit einigen Monaten daran, das Management Modul an das neue Design anzupassen. Für uns ist das die größte Herausforderung in Version 5, da wir das Management Modul von Grund auf neu bauen und denken müssen.

Die Bedienung ist dabei immer von links nach rechts und von grob zu detailliert.

ETA: 1. Quartal 2023

Änderungsverfolgung und Historie

Auch an diesem Punkt arbeiten wir schon länger. Mit Version 4.7 gab es die erste Möglichkeit, Nutzeränderungen per E-Mail an ein zentrales Mailpostfach oder Führungskräfte senden zu können.

In der Versionsreihe 5.x von TimePunch möchten wir zur Änderungsverfolgung auch eine aussagekräftige Änderungshistorie in TimePunch integrieren. Diese soll dann, im Management-Modul für alle Administratoren und Führungskräfte, DSGVO konform, abrufbar sein.

Die Idee zu dieser Änderungshistorie gab uns die Serie Raumschiff Enterprise, bei der die kommandierenden Offiziere (z.B. Jean-Luc Picard) jeweils immer Logbuch-Einträge zu ihrer jeweiligen Mission erfassten.  Ganz ähnlich wird auch das Logbuch in unserer Zeiterfassung aufgebaut sein.

Selbstverständlich können auch die durchgeführten Änderungen, pro Nutzeraktion, abgerufen werden. Damit lässt sich in Zukunft klar belegen, welche Änderungen von welchem Mitarbeitenden durchgeführt wurden.

ETA: 2. Quartal 2023

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Dieses Feature ist ebenfalls sehr aktuell. Wir hatten bereits im März 2022 darüber berichtet. Der Gelbe Zettel fällt bald weg (timepunch.de)

Seit März 2022 sind wir im Austausch mit der ISTG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) und haben TimePunch zur Systemuntersuchung mit anschließender Qualifizierung angemeldet. Das Ziel dabei ist klar. Wir möchten als Anbieter vom besten Zeiterfassungs-System in Deutschland, Ihnen selbstverständlich auch den Besten Service bieten.

Dabei soll TimePunch Ihnen die Möglichkeit bieten, Krankmeldungen von Mitarbeiter*innen bei den jeweiligen Krankenkassen online abzufragen, um damit die Rechtmäßigkeit der Krankmeldung zu überprüfen. Nach Überprüfung werden die Daten in TimePunch automatisch hinterlegt und können dann, wie jetzt auch schon, als Basis für die Lohn -und Gehaltsabrechnung verwendet werden.

Wir arbeiten dabei mit den jeweiligen Stellen der ISTG und dem GKV-Spitzenverband eng zusammen, um diesen Service in TimePunch für Sie anbieten zu können.

ETA: 4. Quartal 2023

Was noch?

Selbstverständlich wird es auch in der Versionsreihe 5.x noch viel mehr Neuerungen geben. Viele davon, werden wir wieder aus Kundenwünschen in unserem Backlog umsetzen. Andere werden aus konkreten Beauftragungen, unserer Kunden, resultieren. Alles in allem wird es aber eine spannende Versionsreihe, auf die wir uns jetzt schon Mega freuen.

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Zurück ins Büro! Tech-Konzerne machen eine Rolle rückwärts

Quelle: https://unsplash.com/photos/ulRlAm1ITMU

Apple, Google und Facebook wollen ihre Belegschaft wieder vor Ort im Büro haben. Letzte Woche gab Elon Musk, der neue Eigentümer von Twitter, ebenfalls bekannt, dass auch hier alle Mitarbeitenden wieder Vollzeit im Büro sein müssen.

Erst, seit der in der Corona Pandemie verordneten Home-Office Pflicht setzte sich das Thema Home-Office auch in Deutschland durch, nachdem es in der restlichen Welt schon lange erfolgreich praktiziert wurde. Unternehmen stellten überrascht fest, dass sich die Räder weiterdrehen, auch wenn alle Mitarbeitende von zu Hause arbeiteten. Und jetzt soll alles wieder vorbei sein, bevor es richtig angefangen hat?

Die großen Tech-Konzerne rufen ihre Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro. Sind sie damit schon wieder Vorreiter für eine Rolle rückwärts, die bei uns in Deutschland nur noch nicht angekommen ist?

Elon Musk nennt für den Rückruf folgenden Grund. Er erhofft sich von der Präsenzpflicht eine höhere Leistungsbereitschaft, bzw. einen höheren Arbeitseinsatz seiner Mitarbeitenden. Ist diese Hoffnung gerechtfertigt? Eine Studie der kalifornischen Standfort Universität vom September 2022 (OP-QJEC140033 165..218 (edubirdie.com)) behauptet das Gegenteil. Dort wurde festgestellt, dass Mitarbeitende im Home-Office sogar 13% produktiver sind als Mitarbeitende, die ins Büro kommen müssen. Der Produktivitätsschub setzte sich in der Studie aus einer 9% längeren Arbeitszeit und einer 4% höheren Arbeitsleistung, aufgrund einer besseren Motivation, zusammen. Elon Musks Hoffnung wird daher nicht bestätigt.

Auch Tim Cook, Firmenchef von Apple, sagt: „Ich bin weiter davon überzeugt, dass es keinen Ersatz für Treffen von Angesicht zu Angesicht gibt“. Tim Cook weiter: Innovation entstehe über den Tag hinweg, durch die Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Allein geschehe das seiner Meinung nach selten. Aber was sagt die Wissenschaft? Microsoft führte dazu im September 2021 eine interessante Untersuchung durch. Diese wurde im Fachblatt „Nature Human Behaviour“ veröffentlicht (The effects of remote work on collaboration among information workers | Nature Human Behaviour).  Wie in der erstgenannten Studie, wurde eine erhöhte Arbeitsleistung festgestellt, aber die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden sank. Die Studie bestätigt die Vermutung von Tim Cook und geht daher auf lange Sicht gesehen, von einer sinkenden Innovationskraft aus.

Wieder zurück bei Twitter. Durch die hohen Verluste bei Twitter, hatte Elon Musk eine Kündigungswelle angestoßen. Sein ursprünglicher Plan war, dass 75% der Mitarbeitenden gehen sollten. Gegangen wurden schlussendlich 50%. Gut möglich, dass die Ankündigung alle Mitarbeitende zurück ins Büro zu ordern, die letzten 25% dazu ermutigen sollten ihren Job freiwillig zu kündigen. Wenn das sein Ziel war, dann liegt er damit richtig. Eine Umfrage des IFO Instituts vom September 2022 (Homeoffice etabliert sich in Deutschland mit 1,4 Tagen pro Woche | Pressemitteilung | ifo Institut) stellt fest, dass rund ein Viertel der Mitarbeitenden von sich aus kündigen würden, wenn ihr Unternehmen eine vollständige Rückkehr ins Büro verlangen würde. Das sind 25% der Mitarbeitenden. Also genau der Teil, den Elon Musk gerne noch gehen sehen würde.

Satya Nadella, Chef von Microsoft, sieht es hingegen eher pragmatisch. „Ich kam von 100 Prozent Büro auf 0 runter“, sagt Nadella über seinen Alltag. „Und nun bin ich nur noch zu 40, vielleicht 50 Prozent der Zeit auf dem Campus.“ Mehr zeigt sich der Microsoft-Chef überzeugt, brauche es nicht. Vielleicht ist diese Sicht auf das Konflikt-Thema Home-Office vs. Büro, der Königsweg, um die verschiedenen Anforderungen und Wünsche der Beschäftigten und Führungskräfte unter einen Hut zu bekommen. Klar ist aber, so wie vor der Pandemie wird es nicht mehr sein.

Genau aus diesem Grund bietet sich eine Zeiterfassung wie TimePunch an. Diese ermöglicht nicht nur die Erfassung der Arbeitszeit im Büro, sondern auch mobil via Smartphone oder direkt am PC im Home-Office beim An- und Abmelden an Windows. Am einfachsten ist die Zeiterfassung TimePunch über die Cloud nutzbar. In diesem Fall benötigen die Mitarbeitenden nur einen Internet-Zugang, um die Arbeitszeiten zu erfassen. So ausgestattet können Sie, wie Satya Nadella, entspannt in die Zukunft blicken und erhalten sich beim Thema Home-Office vs. Büro alle Freiräume.

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Transparenz schafft Vertrauen

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Wie wird eine Zeiterfassung von der Belegschafft akzeptiert? Welche Strategien existieren dazu?

Wenn Betriebe etwas Neues einführen, dann sind Mitarbeitende erst einmal dagegen. Dass ist immer so und damit fast schon ein Gesetz. So auch bei einer Zeiterfassung. Gleich zu Anfang kommen die ersten Fragen. Will mich mein Betrieb überwachen? Arbeiten wir nicht genug? Wird jetzt geschaut, wer überflüssig ist? Gedanken, die Sie als Chef*in nicht übergehen sollten.

Das Erste, was Sie tun sollten, ist daher kommunizieren. Erklären Sie, warum eine Zeiterfassung sinnvoll und richtig ist. Hier ein paar Stichpunkte als Argumentationshilfe.

  • Eine Zeiterfassung schützt Mitarbeitende vor Überlastung
  • Eine Zeiterfassung schafft Gleichbehandlung zwischen Raucher, Nichtraucher und Mitarbeitende im Home-Office.
  • Eine Zeiterfassung ist vom EuGH und dem BAG (Urteil 13.09.2022) verpflichtend vorgeschrieben.

So richtig und wichtig die oben genannten Punkte sind, sie schaffen es vermutlich nicht allein die Vorurteile der Belegschaft abzubauen. Und als Vertrauensbildende Maßnahme taugen sie auch nicht. Also was tun?

Hier hilft nur Transparenz. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, erlauben den Mitarbeitenden weitreichende Einsicht in die Zeitdaten und schaffen so Transparenz. Wenn Mitarbeitende ohne Hürden die eigenen Zeitdaten einsehen und prüfen können, dann entsteht Vertrauen. Und Vertrauen ist die wichtigste Voraussetzung für die Akzeptanz der Zeiterfassung.

Als erste Maßnahme können Mitarbeitende bei TimePunch ihr Stundenkonto, wie Überstunden, Resturlaubstage und die Arbeitszeit direkt am Zeiterfassungs-Terminal abrufen. Und für den genauen Zugriff, pro Tag, auf alle Aufzeichnungen gibt es bei TimePunch die Digital-Lizenz. Mit ihr können Mitarbeitende, sich online in ihrem Arbeitszeitkonto einloggen und Arbeits- und Pausenzeiten pro Tag, genau prüfen und nachvollziehen.

Außerdem erhalten Mitarbeitende noch einen weiteren Benefit durch die Digital-Lizenz – den digitalen Urlaubs-Workflow. Damit schaffen Sie für ihre Mitarbeitenden einen echten Mehrwehrt, der ein Game-Changer in Sachen Akzeptanz sein kann. Mitarbeitende können damit online ihre Urlaubsplanung, bequem von zu Hause aus, vornehmen. Die Freigabe erfolgt ebenfalls komplett digital und ohne zusätzliche Papierverschwendung. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch ein echter Pluspunkt für Ihre Mitarbeitenden.

Mein Tipp: Nehmen Sie ihre Angestellten mit, klären Sie auf und schaffen Sie Vertrauen. Denn am Ende sind es die Mitarbeitenden, die das System mit Daten füllen und einen Mehrwert schaffen – für Sie und auch für sich selbst.

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Die Biopause am Arbeitsplatz

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„Ich muss mal eine Biopause einlegen.“ oder „Wenn das Meeting noch länger geht, dann müssen wir wohl eine Biopause machen“. So oder so ähnlich könnten die Sätze lauten, mit denen Angestellte ihr dringendes Bedürfnis gerne umschreiben.

Aber wie lautet hier die Rechtslage am Arbeitsplatz? Haben Sie als Chef*in einen Einfluss darauf, wie oft Mitarbeitende austreten oder eine Pause einlegen?

Bei der Biopause, oder sagen wir konkret dem Toilettengang, haben Sie nicht das Recht diese ihren Angestellten zu verbieten. Das liegt daran, dass es sich dabei um ein Grundbedürfnis handelt, dass nicht eingeschränkt werden darf. Auch wenn manche Menschen scheinbar ein umgangssprachliches „Studentenbläschen“ haben, liegt es nicht an Ihnen die Notwendigkeit zu beurteilen. Nur, wenn nachgewiesen werden kann, dass Mitarbeitende auf der Toilette zum Beispiel mit dem Smartphone spielen und so den Toilettengang unnötig in die Länge ziehen, haben Sie eine handhabe und können beispielsweise Abmahnen.

Anders ist es bei kurzen Arbeitsunterbrechungen, z.B. der Zigarettenpause oder dem Kaffee in der Kaffeeküche. Solche Pausen gehören nicht zum Grundbedürfnis und dürfen daher untersagt, oder zumindest geregelt werden. Als Chef*in können Sie hier ihr Direktionsrecht ausspielen. So können Sie, ohne dies begründen zu müssen, Zigarettenpausen während der Arbeitszeit verbieten oder auf eine gewisse Anzahl begrenzen. Auch ein Zwang zum Ausstempeln und dem Nacharbeiten der Arbeitsunterbrechung ist rechtens. Wichtig ist, dass Sie nicht gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung verstoßen. Untersagen Sie Raucherpausen einem Mitarbeitenden, dann dürfen Sie dies einem anderen nicht erlauben. Sonst verstoßen Sie gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung. Am besten ist es, solche Pausenregelungen offen zu kommunizieren und beispielsweise in einem Aushang, und damit für alle sichtbar, zu dokumentieren.

Als dritte Pausenart kennt das Arbeitszeitgesetz die Erholungspause. Die Erholungspause muss spätestens nach 6 Std. Arbeitszeit von den Mitarbeitenden angetreten werden. Die Mindestpausendauer beträgt dabei 30 Minuten. Selbstverständlich kann die Erholungspause auch schon früher oder zu festen Zeiten genommen werden.  Angenommen Sie führen ein Ladengeschäft, dass in der Zeit zwischen 12 Uhr und 14 Uhr geschlossen ist. In diesem Fall legen Sie die Mittagspause zwischen 12 Uhr und 14 Uhr fest. Damit dauert die Mittagspause für Ihre Angestellten genau 2 Std. Allerdings müssen ihre Angestellten in dieser Zeit dann auch tatsächlich frei haben und selbst entscheiden können, was Sie tun möchten. Ein Verbleib im Ladengeschäft können Sie daher nicht anordnen.

Noch ein Tipp: Sie sollten Sie sich vertraglich zusichern lassen, dass die Erholungspausen eigenverantwortlich eingehalten werden. Wenn Sie sich dazu die Unterschrift Ihrer Mitarbeitenden einholen, dann muss die Mittagspause nicht explizit gestempelt werden und Sie können diese Pauschal von der Anwesenheitszeit abziehen. Im anderen Fall ist das Ausstempeln in die Mittagspause erforderlich, damit nachgewiesen werden kann, dass ihre Angestellten die gesetzlich vorgesehenen Pausenzeiten einhalten.

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Angriffe verhindern –Support ermöglichen

So kurz und knackig, wie die Überschrift kann man die neuen Funktionen in unserer Zeiterfassung TimePunch v4.9 zusammenfassen.

Die Version 4.9 ist die letzte TimePunch Version in der Versionsreihe 4.x. Daher wurde in dieser Version nicht die große Keule rausgeholt und alles geändert, sondern es wurde an der Stabilität der Software gearbeitet.

So ging es vor allem darum, TimePunch vor äußeren Angriffen abzusichern. Dazu ist es wichtig zu wissen, dass TimePunch in vielen Unternehmen auch als Web-Anwendung mit Zugriff über das Internet läuft. Wir selbst, hosten TimePunch für unsere Kunden in der TimePunch Cloud. Datensicherheit steht daher über allem.

Aus diesem Grund wurde in Version v4.9 ein Sperrmechanismus eingebaut, der verhindert, dass das Passwort über einen Brute Force Angriff, also dem Durchprobieren aller möglicher Passwörter, ermittelt wird. Bei mehrmaliger Falscheingabe wird der Account für mehrere Minuten gesperrt. Zudem verlängert sich die Sperrdauer bei nochmaliger Falscheingabe.

Neben der Datensicherheit wurden auch neue Möglichkeiten für den IT-Support implementiert. Dieser kann sich jetzt kurzfristig Administrationsrechte sichern, um z.B. Probleme bei der Fachabteilung nachvollziehen und korrigieren zu können. Selbstverständlich wird die fachliche Administration von TimePunch drüber informiert und kann bei Bedarf die Zugriffsrechte mit einem Klick entziehen.

Das dritte neue Feature betrifft das Upgrade auf die anstehende Version 5.0 von TimePunch. Bisher war es so, dass wenn Lizenzen entfernt und neue Lizenzen hinzugefügt wurden, die Zuordnung der Mitarbeitenden zu den Lizenzen ebenfalls entfernt wurde.

Mit der neuen Funktion „Lizenz tauschen“ kann eine v4.x Lizenz gegen eine neue 5.x Lizenz ausgetauscht werden, ohne dass Mitarbeitende neu zugeordnet werden müssen. Das vereinfacht den Umstieg auf die neue Version 5.x.

Natürlich gibt es noch mehr neue Features, die es zu entdecken gilt. Alle Punkte sind hier übersichtlich gelistet: TimePunch v4.9

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Timeboxing – hier zahlt sich Zeiterfassung aus!

Quelle: https://unsplash.com/photos/vcPtHBqHnKk

Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.

Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und plötzlich fällt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto prüfen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen müsste. Und so geht das Eine ins Andere über und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.

Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist „Cyril Northcote Parkinson“ entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Und wenn für die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.

Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen möchte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hört sich erst einmal logisch an. Aber was ist dafür die beste Zeit und wie lange sollte man für ein Thema einplanen?

Die beste Zeit?

Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten für das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu wählen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gewählt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann für Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterstützt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie leistungsfähig sind.

(URL: https://myanalytics.microsoft.com/?v=focus)

Die beste Dauer?

Die Dauer hängt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen möchten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzuschätzen. Wählen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unnötig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gewählt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auffüllen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, können innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unnötige Ablenkungen vermeidet.

Das beste Vorgehen?

Als Vorbereitung für eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, können Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Dafür sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu gehören E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken könnte, die Sie erledigen möchten.  Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit zählt oder die Restzeit herunterzählt.  Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit für eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen können, wenn ihre Zeit begrenzt ist.

Der Flow

Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen können. Alles fällt Ihnen leicht und der Körper schüttet Glückshormone aus.

Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.

Weiche oder harte Timeboxen

Bei harten Timeboxen hören Sie auf, wenn es am schönsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und gönnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gefühl etwas erreicht zu haben, wird Sie erfüllen.

Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Glücks reiten können, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufhören sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachlässt, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.

Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.

Fazit

Wenn Sie das Gefühl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschließen, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen für eine Timeboxing Session sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen können. Erledigte Aufgaben stärken das Selbstvertrauen und geben Kraft für die nächsten Timeboxing Sessions.  

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