Monatsabschluss in TimePunch

In TimePunch existiert die Möglichkeit einen Monatsabschluss durchzuführen. Doch was ist das genau.

Jeden Tag werden mit TimePunch pro Mitarbeiter mindestens einer, aber meistens jedoch mehrere Datensätze erfasst. Durch den Monatsabschluss können diese Daten fachlich und auch technisch von dem aktiven Datenbestand separiert werden. Dies hat fachliche und technische Vorteile.

Fachlich: Die bereits erfassten und abgeschlossenen Zeiteinträge können nicht mehr versehentlich oder auch willentlich vom Mitarbeiter geändert werden. Die Daten sind somit archiviert und revisionssicher abgespeichert.

Technisch: Die Überstunden -und Gleitzeitberechnung erfolgt erst ab dem Zeitpunkt des Monatsabschluss und mit diesen Daten als Basis. Wird nie ein Monatsabschluss durchgeführt, dann werden Berechnungen jeweils vom ersten Eintrag vorgenommen. Dies wirkt sich bei etlichen tausend Einträgen auf die Arbeitsgeschwindigkeit aus.

Von beiden Standpunkten aus ist ein Monatsabschluss daher wünschenswert und sollte daher das Ritual am ersten Arbeitstag des neuen Monats sein.

Der Monatsabschluss kann über zwei Wege durchgeführt werden.

  1. Der Mitarbeiter führt den Monatsabschluss in TimePunch selbst durch.
  2. Menü: Extras -> Monatsabschluss …

  3. Die Verwaltung führt den Monatsabschluss in TimePunch Profiles durch.
  4. Mitarbeiter selektieren -> Rechtsklick -> Monat abschliessen …

In beiden Fällen erscheint folgender Dialog:
monatsabschluss

Um einen Monatsabschluss durchzuführen, muss in der Auswahlliste der entsprechende Monat selektiert werden.

Um Daten in bereits abgeschlossenen Monaten Daten nachträglich zu ändern, müssen die Monate wieder geöffnet werden. Dazu ist in der Auswahlliste ein Eintrag vor dem zu ändernden Monat auszuwählen. Soll im Juni 2013 ein Eintrag geändert werden, dann muss man den Monatsabschluss auf Mai 2013 zurücksetzen.

Alternativ dazu kann die Sperre natürlich auch ganz aufgehoben werden. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da sonst alle Monate neu berechnet werden.

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