Kundendaten in TimePunch

Diese Tage wurde ich gefragt, warum in TimePunch die Kundendaten beim Eingabedialog nicht vor der Projektauswahl, sondern dahinter stehen?

Kundenauswahl

Dies ist eine sehr berechtigte Frage. Daher möchte ich in diesem Blog darauf eingehen.

Das wichtigste zuerst

TimePunch war schon immer sehr auf die Projektarbeit konzentriert. D.h. alles dreht sich um ein Projekt, weil das die zentrale Information ist, mit dem Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten. Auf die Frage: „Was machst Du heute?“, werden die meisten mit Ihrem Projekt und der Tätigkeit antworten, nicht mit dem Kunden.

Kunde, Projekt – immer?

Nicht immer ist ein Projekt genau einem Kunden zugeordnet. Denkt man zum Beispiel an generische Projekte wie „Support“, „Installation“ oder ähnliches, dann können diesen Projekten unterschiedlichen Kunden zugeordnet werden. Also primär Projekt, dann Kunde.

Projekt ohne Kunde

Da TimePunch nicht nur für die Projektarbeit, sondern auch für die Personalzeiterfassung eingesetzt wird, existieren viele Projekte für die keine Kundendaten hinterlegt sind. Dies sind beispielsweise das allgemeine „Arbeitszeit“ Projekt oder das Projekt „Sonstiges“ mit Urlaub und Krankheit.

Standard für Kundenspezifische Projekte

Und auch für wirklich kundenspezifische Projekte existiert eine Lösung. In der Projektverwaltung kann für jedes Projekt ein sog. Standardkunde hinterlegt werden. Dieser wird dann automatisch eingetragen, sobald das entsprechende Projekt ausgewählt wird.

Fazit

Egal welche Anforderung man an seine Zeiterfassung stellt, den Kunden als erstes zur Auswahl vorzuschlagen, ist definitiv ein Umweg und erschwert die Bedienung. Daher wurde in TimePunch der Kunde als optionale Eingabe hinter das Projekt gestellt.

In diesem Sinn, viel Spaß mit TimePunch
Gerhard Stephan

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Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung – wie geht das zusammen?

Aktuell hört man viel von Vertrauensarbeitzeit. Mit dem Schlagwort assoziiert jedoch jeder etwas anderes. Alle aber verbindet die Vorstellung, dass damit eine Zeiterfassung überflüssig wird. Aber ist das wirklich so?

Wikipedia definiert Vertrauensarbeitszeit so:

Vertrauensarbeitszeit (auch Vertrauensgleitzeit, Vertrauensarbeit oder Vertrauenszeit genannt) ist ein Modell der Arbeitsorganisation, bei dem die Erledigung vereinbarter Aufgaben im Vordergrund steht, nicht die zeitliche Präsenz des Arbeitnehmers.

– Quelle Wikipedia

So gesehen wäre eine Zeiterfassung überflüssig. Trotzdem gibt es gute Gründe auch bei einer Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeit zu erfassen. Z.B. zum Verwalten von Urlaubs und Krankheitstagen. Dabei kann die Zeiterfassung dazu genutzt werden, um Urlaub und Krankheitstage transparent darzustellen und zu verwalten. Das schafft eine Atmosphäre des Vertrauens und der Gleichbehandlung, auch gegenüber Angestellten, die das Privileg der Vertrauensarbeitszeit nicht genießen. Dadurch wird jedem Angestellten bewusst, dass Vertrauensarbeitszeit nicht unbegrenzten Urlaub bedeutet.

Aber auch wenn es um die Themen Stress, Burn-Out oder der Work-Life Balance geht ist eine Zeiterfassung nützlich. Durch die Aufzeichnung der realen Arbeitszeit, kann recht schnell festgestellt werden, ob eine andauernde Überanspruchung besteht. Diese kann Stress und über längere Zeit auch einen Burn-Out verursachen. Frühzeitig erkannt, kann das Unternehmen vorsorgen und durch eine Entlastung des Mitarbeiters gegensteuern.

Die beiden wichtigsten Vorteile noch einmal zusammengefasst.

  • Die Verwaltung von Urlaub und Krankheitstagen schafft eine Vertrauensbasis für alle Mitarbeiter.
  • Durch die Erfassung der Arbeitszeit, kann eine Überarbeitung schneller erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
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1. Aspekt – Entgangener Gewinn

Entgangene Chancen kommen nicht zurück - Bild von LaPrimaDonnaDie Meisten denken beim Thema Zeiterfassung an die Überwachung der Mitarbeiter durch den Arbeitgeber. Zeiterfassung kann natürlich auch für diesen Zweck eingesetzt werden, aber es bestehen meistens bessere Gründe.

Sie haben mit Ihrem Auftraggeber einen Dienstvertrag abgeschlossen. Zum Beispiel für eine Service Leistung die nur in unregelmäßigen Abständen oder auf Anfrage erbracht werden muss. Im Normalfall wird dieser Dienstvertrag für die erbrachte Arbeitszeit vergütet.

Das vordergründige Interesse einer Zeiterfassung liegt natürlich in der Erfassung der erbrachten Arbeitszeit, die dann der Buchhaltung als Grundlage zur Rechnungstellung dient. Aber dies ist nur ein Aspekt des Ganzen, denn eine gute Zeiterfassungs-Software bietet darüber hinaus noch weit mehr Vorteile.

  1. Einfachheit: Auch kleine Kundenanfragen, bzw. Aufträge können einfach verbucht werden. Ohne eine automatisierte Zeiterfassung werden solche „Kleinigkeiten“ meist unter den Teppich gekehrt, da der manuelle Aufwand den Gewinn nicht rechtfertigen würde. Also entgangener Gewinn.
  2. Zeitersparnis: Das manuelle pflegen von Excel Tabellen oder Papiervordrucken kostet Zeit. Und das ist wiederum Zeit, die der Mitarbeiter für den Kunden arbeiten könnte. Also entgangener Gewinn.
  3. Bessere Planbarkeit: Durch die elektronische Erfassung der Projektzeiten sehen Sie als Arbeitgeber auf einen Blick, welcher Mitarbeiter hohe Leerlaufzeiten hat und können so mit Ihren Ressourcen besser planen. Ohne diese Zeiterfassung wäre das auch wieder entgangener Gewinn.

Nimmt man diese Punkte zusammen und schätzt den dadurch entgangenen Gewinn, so ist die Investition in eine Zeiterfassungs-Software wahrscheinlich die beste Investition des Jahres.

Das sagt auch unser Kunde Harald Stolley von der Steuerfachschule: „In einem Kalenderjahr fast 13.000 € mehr abrechnen zu können, das verdanken wir nachweislich dem Einsatz von TimePunch. Dank dem integrierten Watcher wurden endlich auch die vielen kleinen, „so zwischendurch“ erbrachten Leistungen zeitgerecht erfasst. Und die neueste Version setzt in Sachen Komfort noch mal deutlich eins drauf. Und das zu einem Top Preis! Mehr Grund braucht es nicht.

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