Monatsabschluss in TimePunch

In TimePunch existiert die Möglichkeit einen Monatsabschluss durchzuführen. Doch was ist das genau.

Jeden Tag werden mit TimePunch pro Mitarbeiter mindestens einer, aber meistens jedoch mehrere Datensätze erfasst. Durch den Monatsabschluss können diese Daten fachlich und auch technisch von dem aktiven Datenbestand separiert werden. Dies hat fachliche und technische Vorteile.

Fachlich: Die bereits erfassten und abgeschlossenen Zeiteinträge können nicht mehr versehentlich oder auch willentlich vom Mitarbeiter geändert werden. Die Daten sind somit archiviert und revisionssicher abgespeichert.

Technisch: Die Überstunden -und Gleitzeitberechnung erfolgt erst ab dem Zeitpunkt des Monatsabschluss und mit diesen Daten als Basis. Wird nie ein Monatsabschluss durchgeführt, dann werden Berechnungen jeweils vom ersten Eintrag vorgenommen. Dies wirkt sich bei etlichen tausend Einträgen auf die Arbeitsgeschwindigkeit aus.

Von beiden Standpunkten aus ist ein Monatsabschluss daher wünschenswert und sollte daher das Ritual am ersten Arbeitstag des neuen Monats sein.

Der Monatsabschluss kann über zwei Wege durchgeführt werden.

  1. Der Mitarbeiter führt den Monatsabschluss in TimePunch selbst durch.
  2. Menü: Extras -> Monatsabschluss …

  3. Die Verwaltung führt den Monatsabschluss in TimePunch Profiles durch.
  4. Mitarbeiter selektieren -> Rechtsklick -> Monat abschliessen …

In beiden Fällen erscheint folgender Dialog:
monatsabschluss

Um einen Monatsabschluss durchzuführen, muss in der Auswahlliste der entsprechende Monat selektiert werden.

Um Daten in bereits abgeschlossenen Monaten Daten nachträglich zu ändern, müssen die Monate wieder geöffnet werden. Dazu ist in der Auswahlliste ein Eintrag vor dem zu ändernden Monat auszuwählen. Soll im Juni 2013 ein Eintrag geändert werden, dann muss man den Monatsabschluss auf Mai 2013 zurücksetzen.

Alternativ dazu kann die Sperre natürlich auch ganz aufgehoben werden. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen, da sonst alle Monate neu berechnet werden.

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Welcher Fenster-Stil für welchen Zweck?

Optimiert für Touchbedienung, versteckt, immer sichtbar, manuell oder doch lieber unsichtbar?
Diese Frage stellt sich mitunter als erstes, wenn man in die Anzeige-Einstellungen des TimePunch Watcher sieht. Dabei kann es recht einfach sein. Die Standard-Einstellung, die für die Meisten passen sollte ist die Einstellung „versteckt„.
TpWatcherAnzeigeEinstellungen
In diesem Modus wartet TimePunch am linken oder rechten Rand bis der Mauscursor an den Fensterrand gezogen wird und dort für die eingestellte Einblendeverzögerung (Latenzzeit) verweilt. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn öfters ein Projektwechsel stattfinden kann und TimePunch immer im Zugriff sein soll.

Für alle, bei denen die Einblendeverzögerung immer noch nicht ausreicht und das Watcher Fenster versehentlich geöffnet wird, empfiehlt sich die Einstellung „manuell„. Hier blendet sich das Watcher Fenster nur dann ein, wenn das Watcher Symbol in der Symbolleiste angeklickt wird. So wird das unbeabsichtigte Öffnen des Fensters durch eine zu lange Verweildauer der Maus vermieden.

Das Gegenteil dazu ist der Modus „immer sichtbar„. Dieser eignet sich vor allem für Anwender mit zwei oder mehr Monitoren. TimePunch kann dann auf einem Monitor geparkt werden. So hat man immer das aktuelle Projekt im Blick und kann schnell zwischen den Projekten hin -und her schalten.

Neu bei den Einstellungen ist noch der Modus „unsichtbar„. Sobald die Einstellung übernommen wird, blendet sich der TimePunch Watcher komplett aus und wird nur noch in der Symbolleiste angezeigt. Erst das erneute Starten des TimePunch Watcher aus dem Startmenü von Windows blendet die Anzeige erneut ein.

Diese sehr rigorose Einstellung eignet sich jedoch nur in Kombination mit der Aufnahme-Einstellung „Zeiterfassung beim Start des Watcher starten“. Damit wird erreicht, das der gesamte Arbeitstag sofort nach dem Einloggen, bis zum abendlichen ausschalten des PCs lückenlos protokolliert wird, denn ein versehentliches Schließen des Fensters kann quasi ausgeschlossen werden.

Last but not least, die Einstellung „Optimiert für Touchbedienung„. Diese ähnelt der Einstellung versteckt, nur mit dem Unterschied, dass das Fenster nicht komplett ausgeblendet wird und somit mit einem Fingertipp wieder aktiviert werden kann.

Mit diesem Wissen gerüstet sollte es einfach sein, den richtigen Modus auszuwählen.
In diesem Sinn, viel Spaß beim Ausprobieren.

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10 Schritte zur einfachen Zeiterfassung

Um mit TimePunch die Arbeitszeit zu erfassen, muss man kein Raketenwissenschaftler sein.

Als Einzelkämpfer bietet sich TimePunch ONE an. Diese Version von TimePunch wurde speziell auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten. Die Software kann ohne Vorbedingungen auf jedem PC ab Windows XP installiert werden. Nach der Installation öffnet sich direkt der TimePunch Watcher und steht für die Zeiterfassung zur Verfügung.

1. Projekte und Tätigkeiten verwalten
Projekte editieren
Je nachdem wie man die Zeiterfassung benutzen möchte, bietet es sich als erstes an verschiedene Projekte anzulegen, auf welche die Arbeitszeit gebucht werden kann. Dies kann direkt im TimePunch Watcher geschehen. Dazu genügt ein Klick auf die drei Punkte „…“ um das Menü zu öffnen und den Menüpunkt „Projekte und Tätigkeiten verwalten“ auszuwählen.

2. Anlegen eines Projekts
addNewProject
Über das „+“ Icon wird ein neues Projekt hinzufügt.

3. Projekt definieren
projectBasics
Im folgenden Dialog werden die Basisdaten für das Projekt eingestellt. Die Registerkarte „Tätigkeiten“ und „Details“ dient zur Erfassung weiterer projektspezifischer Daten, wie z.B. des Stundensatzes, der Projektlaufzeit oder der max. Projektarbeitszeit.
Ist dies geschehen wird das neu angelegte Projekt über das „Speichern“ Symbol gespeichert und der Dialog verlassen.

4. Zurück zum Hauptfenster
stopwatch
Nach einem weiteren Klick auf „zurück“ wird wieder die Stoppuhr von TimePunch angezeigt. Das neu angelegte Projekt kann jetzt mit einem Klick auf den grauen Balken aus der Projektliste ausgewählt werden.

5. Starten der Zeiterfassung
startWatch
Mit Hilfe des „Start“ Symbols wird die Zeiterfassung gestartet.

6. Aktueller Eintrag bearbeiten
CurrentEntry
Im TimePunch Watcher wird der aktuelle Eintrag jeweils mit offenem Ende angezeigt. Um jetzt zum Beispiel einen beschreibenden Text zur Tätigkeit zu erfassen genügt der Klick auf den Eintrag. Es öffnet sich dann ein Dialog in dem ein zusätzlicher Text eingegeben werden kann. Auch das ändern der Startzeit oder das wechseln des Projekts ist damit möglich.

7. Das laufende Projekt wechseln
chooseNewProject
Zum wechseln des laufenden Projekts muss über die Projektauswahl wie in Schritt 4 beschrieben ein neues Projekt ausgewählt werden.

8. Starten des neuen Projekts
startAgain
Danach wird die Schaltfläche „Start“ aktiviert. Durch das erneute betätigen des Start-Symbols, beendet sich automatisch das laufende Projekt und die Stoppuhr wird auf dem ausgewählten Projekt neu gestartet.

9. Tätigkeitsübersicht
dailyEntries
Die Einträge des aktuellen Tages werden im TimePunch Watcher übersichtlich aufgelistet und können bei Bedarf nachträglich noch ergänzt oder geändert werden.

10. Zeiterfassung stoppen
endStopwatch
Zum entgültigen Beenden der Zeiterfassung genügt ein Klick auf das „Stopp“ Symbol im TimePunch Watcher. Alternativ wird die Zeiterfasung im TimePunch Watcher auch automatisch beim abmelden von Windows gestoppt.

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TimePunch 2.0 – Nightly Builds

Seit heute gibt es sie wieder: die Nightly Builds für TimePunch 2.0.

Was sind Nightly Builds?
Nightly Builds sind Testversionen die aus der laufenden Entwicklung heraus gebaut werden. Also einen sehr zeitnahen Einblick in die nächste Software Version bieten. Diesen Einblick möchten wir Ihnen mit ausgewählten Nightly Builds von TimePunch gewähren.

Natürlich sind Nightly Builds nicht immer fehlerfrei, und sollten daher nur mit Umsicht eingesetzt werden.

Wie werden sie installiert?
Am einfachsten installieren Sie Nightly Builds indem sie den Update Pfad in TimePunch selbst umsetzen. Öffnen Sie dazu TimePunch und wählen Sie „Extras / Optionen“ aus. Danach können Sie den Update Pfad auf Nightly Builds wechseln. Sind neue Builds verfügbar, dann werden Sie automatisch darüber informiert.

Alternativ dazu können Sie Nightly Builds auch von unserem TimePunch Blog laden. Dort werden installierbare Setups der Nightly Builds bereitgestellt.

In diesem Sinn.
Viel Spass beim Reinschnuppern

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Arbeitszeit mit TimePunch Mobile synchronisieren

Dieser Blogpost zeigt wie man Zeiteinträge mit TimePunch synchronisieren kann.

Damit wird der Export von Zeiteinträgen von TimePunch Mobile und der Import in der Windows Version von TimePunch möglich sein. Die Zeiten werden dazu vom Windows Phone auf unseren über SSL gesicherten Webservice in unsere Cloud hochgeladen und bis zum Abrufen in TimePunch für Windows zwischengespeichert.

Somit können dann auch Außendienstmitarbeiter TimePunch benutzen und ihre Daten direkt ans Büro weiterleiten.

Wie das genau funktioniert zeigen die folgenden Screencasts.

1.) Upload der Daten von der TimePunch Mobile für das Windows Phone 7.

2.) Import der Daten in TimePunch für Windows mit dem Synchronisations Assistenten

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